Размещение документов: файловые ресурсы общего доступа или SharePoint?

Документы обычно хранятся на файловых серверах, а в последние годы было представлено много усовершенствований в области хранения и доступа к файлам. Microsoft SharePoint – это один из новых способов сотрудничества, а возможности управления документами привлекают многие организации. Но может ли это стать полной заменой файловых серверов? Эта статья посвящена выбору правильного местоположения ваших файлов и тому, как SharePoint может помочь вам в защите определенной информации.

Обзор файловых служб Windows

Мы все используем файлы, которые имеют общий доступ в сети. Они используются для общего доступа к документам и файлам в одном месте. Безопасность устанавливается на общих файловых ресурсах, папках и файлах, а пользователей учат тому, как использовать букву сетевого диска для поиска, открывания и сохранения документов. Это работает довольно хорошо, и многие системы запрограммированы на поддержку этого распространенного способа хранения данных.

У администраторов есть много опций для файловых ресурсов общего пользования, позволяющих сделать эти ресурсы доступными для пользователей и позволяющих управлять доступом к ним, а также постоянно выполнять резервное копирование данных. Вот некоторые примеры параметров файловых служб Windows:

• Доступность (Availability) обеспечивается кластерами файловых серверов и распределенной файловой системой (Distributed File Systems - DFS/DFSR) с репликацией
• Управление квотами (Quota management) используется для ограничения максимального места, которое может использовать пользователь
• Теневые копии (Shadow copies) можно активировать, чтобы сделать более старые версии файлов доступными для пользователей
• Списки контроля доступа (Access Control Lists) (ACL) определяют доступ к общим файловым ресурсам, папкам и отдельным файлам
• Автономное использование (Offline use) файлов осуществляется автоматической репликацией
• Шифрование (Encryption) осуществляется путем настройки IPSEC на сервере и клиенте

Все же, система совместного использования файлов имеет свои недостатки. Администраторы и пользователи должны учиться тому, как работать с файлами и обеспечивать соответствующие разрешения доступа. Объединение документов, добавление пользовательских атрибутов и определение того, как документы будут отображаться для ряда пользователей, является непростой задачей. Поиск по всем файловым ресурсам документов, содержащих определенные слова, или созданных определенным пользователем, тоже может вызывать определенные трудности.

Хранение документов в SharePoint

В SharePoint компания Microsoft представила еще одно место для хранения файлов в вашей сети и сделала их видимыми для пользователей через веб интерфейс. SharePoint является отличным продуктом для сотрудничества, и компании по всему миру применяют его как часть своей сетевой и серверной инфраструктуры.

Именно в области сотрудничества SharePoint обеспечивает дополнительные функции по сравнению с типичными файловыми ресурсами общего доступа Windows. У нас есть возможность добавлять атрибуты под названием графа, которые могут быть уникальными или ссылаться на другой источник, а эти атрибуты можно изменять через веб интерфейс или через клиентское приложение Office 2007. Мы можем сортировать, фильтровать или связывать эти атрибуты вместе и обеспечивать более удобный способ работы для пользователей. Другие функции, о которых я хочу упомянуть, перечислены ниже:

• Рабочие задачи (Workflows), такие как процедура одобрения, помогают автоматизировать простые или сложные задачи с или без пользовательского интерфейса
• Управление версиями (Versioning) обеспечивает возможность просмотра более старых версий документов и управлять тем, какие пользователи могут просматривать самые последние опубликованные версии документов, и кто может редактировать черновики для следующей публичной версии файла или документа
• Видимость элементов (Item visibility) - пользователи не имеют возможности просматривать информацию, на просмотр которой у них нет разрешений. Это одна из моих любимых функций в SharePoint, безопасность в штатной комплектации. Она также включает файлы, хранящиеся в SharePoint, и ее можно использовать даже в функции поиска. Автономное использование данных осуществляется через приложение Microsoft Outlook
• Списки контроля доступа (Access Control Lists) (ACL) определяют доступ к области или элементам (файлам). Эта функция управляется администратором или командой владельца сайта через веб интерфейс
• Шифрование (Encryption) осуществляется путем включения SSL на веб сайтах SharePoint
• Экстрасеть (Extranet) функции, в которых можно использовать политики ‘ например, обеспечивает разрешение только чтения содержимого, если пользователь открывает файл из определенной зоны (к примеру, из интернета)
• Корзина (Recycle bin) (две стадии) для библиотек документов, списков и элементов
• Управление жизненным циклом (Lifecycle management) которое можно активировать для архивирования старого содержимого
• Служба управления правами (Rights Management Services) (RMS) поддерживает расширенное управление документами Microsoft Office

Возможности безграничны, а благодаря всем этим функциям SharePoint поддерживает сотрудничество более чем стандартным способом работы с отдельными файлами и документами.

SharePoint использует сервер Microsoft SQL Server для хранения всех данных и это применимо к библиотекам документов. Вот почему так важно, чтобы сервер Microsoft SQL Server работал быстро и имел достаточно места для хранения данных. Еще одним моментом здесь является то, что если вы нуждаетесь в постоянной доступности, вам необходимо сделать серверы SharePoint и SQL избыточными. Также необходимо помнить, что вашим пользователям потребуются лицензии для серверов SharePoint и SQL.

Выбор места для хранения файлов

Некоторые, возможно, спросят себя, нужно ли им перемещать все свои файловые ресурсы общего доступа в SharePoint, чтобы воспользоваться его функциями. Когда мне задают такой вопрос, я отвечаю: «все зависит от того, какой тип данных у вас есть, и как вы хотите его представлять».

Учитывая всю вышеуказанную информацию, я рекомендую размещать данные нижеследующим способом, если они имеют некоторые из тех свойств, о которых я говорил.

Файловый ресурс Windows

• Файлы больших размеров
• Не часто изменяются
• Требуют использования DFS репликации

Типичными файлами для размещения в файловом ресурсе Windows являются старые архивы, резервные копии и файлы установки операционных систем.

Библиотека документов SharePoint

• Файлы небольших и средних размеров
• Постоянно изменяются
• Файлы, используемые командами во время работы над проектами
• Файлы и папки, для которых требуются пользовательские атрибуты и ссылки/фильтры
• Индексируемые файлы и файлы, поиск которых часто требуется

Можно также упомянуть документы, таблицы и презентации, которые можно хранить в SharePoint.

Следует учитывать, что способ работы пользователя может значительно отличаться и, вам, возможно, придется учить своих пользователей тому, как использовать новые места для хранения файлов. Если пользователи привыкли использовать сетевые диски, они могут испытывать трудности с веб интерфейсом.

Куда бы вы не размещали свои данные, необходимо убедиться, что у вас есть надежное решение по резервному копированию. Резервное копирование файлового ресурса может быть не таким, как резервное копирование сайта SharePoint, поскольку он, как правило, расположен на нескольких серверах. Я рекомендую компаниям обращаться к опытным ИТ специалистам для разработки стратегий резервного копирования и восстановления данных ‘ и тестирования сред на восстановление после сбоев.

Заключение

ОС Windows очень хороша для совместного использования файлов и обладает множеством преимуществ. Файловые службы Windows существуют уже много лет и постоянно совершенствуются. SharePoint представляет вам новое место хранения файлов, но уже с учетом сотрудничества и простоты настроек безопасности. Файлы и данные рекомендуется располагать в самом подходящем для их типа месте.