Эволюция меню Microsoft Office или что такое представление Backstage

• Введение
• Как открыть представление Backstage
• Вкладки представления Backstage
• Сведения
• Последние
• Заключение

Введение

С каждой новой редакцией Microsoft Office, компания Майкрософт старается усовершенствовать графический интерфейс для взаимодействия пользователя с программным обеспечением. В ранних версиях, интерфейс приложений Microsoft Office незначительно менялся. Доступ ко всем функциям программ можно было получить посредством «Главного меню». После нажатия на любой из его пунктов отображалась соответствующая группа команд, предназначенных для выполнения определенных операций. Так в меню «Файл» были собраны команды для работы с файлами документов, в меню «Вставка» – команды для вставки, в меню «Формат» – для форматирования различных объектов. Назначение большинства команд можно легко понять по их названиям, отображались короткие (персонифицированные) меню с наиболее употребляемыми командами. С появлением Office 2007, вместо стандартного меню была введена лента, позволяющая группировать инструменты по задаче, и наиболее часто употребляемые команды располагаются наиболее удобным образом. Для простой и удобной навигации созданы вкладки, которые содержат группы, разбивающие задачи на подзадачи. В каждой группе располагаются кнопки команд, которые служат для выполнения команд или отображения определенных меню.

Для работы с документами использовалась кнопка Microsoft Office, которая заменила меню «Файл» и располагалась в верхнем левом углу окна большинства приложений Microsoft Office. При нажатии на кнопку Microsoft Office можно выполнить простые команды по открытию, сохранению и печати файла, как и в прошлых версиях Microsoft Office.

Увеличить рисунок

В Office 2010, разработчики пошли еще дальше, заменив меню «Файл», предназначенное для создания, сохранения и отправки документов, на новый набор команд, используемых для работы с документами – «Представление Backstage». В этой статье вы узнаете об использовании данного функционала.

Как открыть представление Backstage

Представление Backstage, так же как и меню «Файл» в предыдущих версиях Office, позволяет управлять документами, проверять на наличие метаданных и персональных данных, настраивать параметры на новом уровне функции работы. Для того чтобы открыть представление Backstage, щелкните на вкладке «Файл», которая расположена в верхнем углу программ Microsoft Office 2010, как показано на следующем скриншоте:

Увеличить рисунок

Как видите на предыдущем скриншоте, вкладка «Файл» для каждого приложения Office 2010 разного цвета, что делает интерфейс каждого приложения уникальным. Для большинства приложений, представление Backstage выглядит следующим образом:

Увеличить рисунок

Представление Backstage, из-за наличия вкладок, по своей структуре сильно напоминает ленту, уже известную по приложениям Office 2007. В большинстве приложений вверху представления можно увидеть четыре основные команды: «Сохранить», «Сохранить как», «Открыть» и «Закрыть». Как и в предыдущих версиях Microsoft Office, их можно вызвать при помощи комбинации клавиш Ctrl+S для отображения диалога «Сохранить как» в случае, если документ ни разу не сохранялся или для сохранения текущего документа, Ctrl+O для отображения диалогового окна «Открытие документа» и Ctrl+W для закрытия документа. Под этими командами распложены вкладки «Сведения», «Последние», «Создать», «Печать», «Доступ» и «Справка», которые будут подробно описаны в последующий разделах. Под группами вы можете найти команду «Параметры», открывающую диалог «Параметры» приложения, а также команду «Выход», предназначенную для закрытия приложения. Для того чтобы вернуться из представления Backstage в режим редактирования документа, выберите любую группу ленты приложения или нажмите на кнопку Escape.

Вкладки представления Backstage

Сведения

Вкладка «Сведения» предназначена для отображения метаданных и обеспечения функционала, облегчающего работу с документами. Эту вкладку можно найти в каждом приложении Office 2010. В связи с тем, что у большинства приложений функционал вкладки «Сведения» является индивидуальным, в этой статье рассмотрим возможности этой вкладки только для приложений Word 2010, Excel 2010 и PowerPoint 2010.

Вкладка «Сведения» позволяет увидеть всю необходимую информацию о документе: название документа, количество страниц, слов, а также информацию, которая ранее отображалась только в проводнике Windows, например размер файла, дату создания и изменения.

По нажатию на ссылку «Свойства» вы можете выполнить следующие операции:

• Показать область сведений о документе. Отображает область сведений, при помощи которой вы можете добавлять или редактировать атрибуты свойств документа;
• Дополнительные свойства. Отображает диалоговое окно свойств документа, при помощи которого можно задать сведения о файле, которые его описывают или определяют;
• Показать все свойства. Отображает все свойства для документа (шаблон, состояние, тема, база гиперссылки).

Вкладка «Сведения» позволяет редактировать разрешения для предоставления использования другим пользователям. Это можно сделать при помощи группы «Разрешения», расположенной во вкладке «Сведения». Для каждого приложения доступны разные возможности установки разрешений. Меню разрешений в приложениях Office 2007 выглядело следующим образом:

В представлении Backstage, все настройки разрешений можно выбирать из раскрывающегося списка, отображенного на следующем скриншоте:

Увеличить рисунок

Вкратце рассмотрим значения доступных функций предоставления сведений о текущих разрешениях документов:

• Пометить как окончательный. Эта команда дает вам возможность сообщить пользователю, что документ, предоставленный для совместного использования, имеет окончательную версию. То есть в этот документ невозможно вносить какие-либо изменения;
• Зашифровать паролем. Эта команда позволяет зашифровать ваш документ паролем. При создании пароля учитывается регистр и нужно помнить, что в случае утраты пароля, восстановить данные будет невозможно.
• Защитить текущий лист. Эта команда позволяет вам защитить лист Excel от внесения изменений. При выборе этой команды, в диалоге «Защита листа» вам нужно указать типы операций, которые пользователи смогут выполнять в текущем листе и указать пароль для его защиты.
• Защитить структуру книги. Эта команда позволяет вам защитить структуру и окна книги Excel от нежелательных изменений, таких как добавление новых листов.
• Ограничить редактирование. Эта команда похожа на команду «Защитить структуру книги» табличного процессора Excel. Для настройки разрешений используйте панель «Ограничить форматирование и редактирование», при помощи которой вы можете ограничить набор разрешенных стилей, а также указать части документа, которые доступны конкретным пользователям.





• Ограничить разрешения для пользователей. Эта команда позволяет указать ограничения для изменений, копирования и печати.
• Добавить цифровую подпись. При помощи этой команды вы можете добавить для своего документа цифровую подпись. Цифровая подпись - электронная зашифрованная печать, удостоверяющая подлинность цифровых данных, таких как сообщения электронной почты, макросы или электронные документы.

Также вкладка «Сведения» позволяет подготовить документ к общему доступу. Для этого предназначены команды из категории «Поиск проблем». Эта категория включает в себя три функции:

• Инспектор документов. Инспектор документов просматривает документ и выполняет в нем поиск персональных данных (например, имени автора) или скрытого содержимого (например, скрытых листов и комментариев) — то есть содержимого, показ которого посторонним людям может быть нежелательным
• Проверка специальных возможностей. Используя эту команду, вы можете открыть панель «Проверка специальных возможностей». При проверке специальных возможностей выводятся предупреждения о соответствующих проблемах в файле, чтобы их можно было исправить, и пользователи с ограниченными возможностями могли получить доступ к их содержимому
• Проверка совместимости. Используя эту команду, вы можете проверить совместимость файлов Microsoft Office 2010 с более ранними версиями Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010 и Microsoft PowerPoint 2010, чтобы узнать, какие функции не поддерживаются.

Управление версиями. Вкладка «Сведения» позволяет восстанавливать документ из промежуточных версий. Для того чтобы открыть сохраненный ранее черновик, выберите категорию «Управление версиями», а затем команду «Восстановить черновые версии». В диалоге «Открытие документа» найдите сохраненный ранее черновик, выделите его и нажмите на кнопку «Открыть». По умолчанию черновики располагаются в папке %USERNAME%\AppData\Local\Microsoft\Office\DraftFiles.

Также на вкладке «Сведения» иногда отображается контекстная информация. К примерам сообщений контекстной информации можно отнести оповещение о том, что документ был сохранен в предыдущей версии приложения и в нем могут быть недоступны некоторые новые возможности. На следующем скриншоте отображено сообщение контекстной информации с предупреждением о том, что презентация PowerPoint была сохранена в более ранней версии приложения (Презентация PowerPoint 97-2003 с расширением *.ppt) и некоторые новые возможности будет невозможно использовать. Для того чтобы вы смогли использовать полный набор функций приложения, нажмите на кнопку «Преобразовать».

Если документ был сохранен в режиме только для чтения, то во вкладке «Сведения» вы увидите уведомления о том, что для получения прав на редактирование документа вам нужно создать новую копию текущего документа.

В том случае, если документ содержит активные элементы, такие как макросы (набор инструкций, которые сообщают программе, какие действия следует выполнить, чтобы достичь определенной цели), то во вкладке «Сведения» вы сможете увидеть следующее сообщение контекстной информации:

По нажатию на кнопку «Включить содержимое», вы сможете выбрать одну их двух возможных команд:

• Включить все содержимое. Указывает, что данный файл является надежным документом, и разрешает выполнение активного содержимого. Эту команду стоит выбирать в том случае, если файл получен от надежного источника;
• Дополнительные параметры. При выборе этой команды, откроется диалог, в котором можно выбрать активное содержимое, которое будет выполняться в ходе сеанса. Выполнение этого содержимого разрешается только на один сеанс. Панель сообщений снова появится при повторном открытии этого файла.

А в том случае, если вы загрузили файл из Интернета, доступ для его редактирования изначально будет запрещен. Во вкладке сведений вы увидите сообщение, которое отображено на следующем скриншоте:

Последние

На вкладке «Последние», в большинстве приложений Microsoft Office, отображены последние 20 документов, которые открывались в данном приложении. Аналогично задачам списков переходов, вы можете закрепить определенные документы для того, чтобы закрепленный документ всегда отображался в списке последних документов. Если закрыть файл, а затем переместить его, например, с помощью проводника, то ссылка на этот файл перестанет работать в программе, где он был создан.

Увеличить рисунок

Для того чтобы закрепить документ в списке последних документов, выполните следующие действия:

1. Откройте представление Backstage и перейдите на вкладку «Последние»;
2. Нажмите правой кнопкой мыши на документе, который нужно закрепить и выберите команду «Прикрепить к списку» или нажмите на значок булавки, который находится справа от названия документа.

Помимо этого, вы можете добавить список быстрого доступа на панель навигации по файлам в представлении Backstage. Для этого во вкладке «Последние», установите флажок на опции «Число документов в списке последних файлов» и выберите количество документов, которые будут отображаться.

Заключение

Из этой статьи вы получили общее представление о новом функционале продуктов Microsoft Office 2010 – представлении Backstage. В рамках текущей статьи были рассмотрены вкладки «Сведения» и «Последние» текущего функционала. В следующей статье, посвященной представлению Backstage, вы узнаете о средствах создания новых документов и получении к ним доступа.

Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».