Инфокривые и новые возможности условного форматирования в Excel 2010

• Введение
• Построение инфокривой
• Улучшенное условное форматирование сводных бюджетов
• Заключение

Введение

В Microsoft Office Excel 2010 значительно расширены и усовершенствованы приемы по визуализации данных. Это особенно актуально при подготовке информации для принятия управленческих решений. В частности, системное прогнозирование бюджетов предполагает формирование бюджетов в виде таблиц.

Безусловно, данные, представленные в таблицах бюджетов, полезны, однако распознать закономерности с первого взгляда бывает непросто. Благодаря новой функции инфокривых в приложении Excel 2010 можно создавать наглядные мини-диаграммы в пределах одной ячейки. Это быстрый и простой способ показать значимые изменения статей бюджета, характеризующую динамику за пять лет, с выявлением критических точек. Чтобы добавить к числовым показателям контекст, можно вставить рядом с данными инфокривые. Занимая мало места, инфокривая позволяет продемонстрировать тенденцию в смежных с ней данных в понятном и компактном графическом виде. Инфокривую рекомендуется располагать в ячейке, смежной с используемыми ею данными.

Условное форматирование позволяет легко выделять необходимые ячейки или диапазоны, подчеркивать необычные значения и визуализировать данные, а новы0е возможности, делают форматирование в Excel 2010 еще более гибким.

Построение инфокривой

Для построение инфокривой График выполните следующие действия:

1. Выберите пустую ячейку G3, в которую необходимо вставить инфокривую (рис.1);




Увеличить рисунок

Рисунок 1. Сводная таблица плановых статей бюджета

2. На вкладке Вставка в группе Инфокривые выберите тип создаваемой инфокривой: График;
3. В поле Диапазон данных укажите диапазон ячеек с данными B3:F3, на основе которых будут создана инфокривая. Нажмите ОК и протяните ячейку G3 вниз, включая ячейку G10;
4. Чтобы включить показ максимальных и минимальных значений, в окне Работа с инфокривыми на вкладке Конструктор в группе Показать установите флажки Максимальная точка и Минимальная точка;
5. Чтобы применить предопределенный стиль, на вкладке Конструктор в группе Стиль выберите Стиль 5;
6. На этой инфокривой маркер максимального значения обозначим зеленым цветом, а минимального — красным. Чтобы изменить цвет маркеров, выберите пункт Цвет маркера и укажите Максимальная точка – Зеленый и Минимальная точка - Красный;
7. Поскольку инфокривая — это небольшая диаграмма, встроенная в ячейку, в эту ячейку можно вводить текст, а инфокривая при этом будет использоваться в качестве фона. Введите текст оранжевого цвета Минимум 2004 г. или Минимум 2005 г., в зависимости от положения красного маркера, характеризующего минимальное значение.

Для построение инфокривой Гистограмма выполните следующие действия:

1. Выберите группу пустых ячеек H3:H10, в которые необходимо вставить одну или несколько инфокривых (рис.2);




Увеличить рисунок

Рисунок 2. Показ тенденций изменения плановых статей бюджета с помощью инфокривой График

2. На вкладке Вставка в группе Инфокривые выберите тип создаваемой инфокривой: Гистограмма;
3. В поле Диапазон данных укажите диапазон ячеек с данными B3:F10, на основе которых будут созданы инфокривые;
4. Чтобы включить показ максимальных и минимальных значений, в окне Работа с инфокривыми на вкладке Конструктор в группе Показать установите флажки Максимальная точка и Минимальная точка;
5. Чтобы применить предопределенный стиль, на вкладке Конструктор в группе Стиль выберите Стиль 36;
6. На этой инфокривой маркер минимального значения обозначим красным цветом. Чтобы изменить цвет маркеров, выберите пункт Цвет маркера и укажите Минимальная точка - Красный;
7. Поскольку инфокривая — это небольшая диаграмма, встроенная в ячейку, в эту ячейку можно вводить текст, а инфокривая при этом будет использоваться в качестве фона. Введите текст светло-синего цвета Максимум 2008 г., в зависимости от положения красного маркера, характеризующего минимальное значение.

Можно быстро увидеть связь между инфокривой и используемыми ею данными, а при изменении данных мгновенно увидеть соответствующие изменения на инфокривой. Помимо создания простой инфокривой на основе данных в строке или столбце, можно одновременно создавать несколько инфокривых, выбирая несколько ячеек с соответствующими данными (рис.3).

Увеличить рисунок

Рисунок 3. Показ тенденций изменения плановых статей бюджета с помощью инфокривых График и Столбец

В отличие от диаграмм на листе Excel, инфокривые не являются объектами: фактически, инфокривая — это небольшая диаграмма, являющаяся фоном ячейки. На приведенном рисунке 1 показаны инфографик в ячейках G3:G10 и инфогистограмма в ячейке H3:H10. Обе этих инфокривых получают данные из диапазона ячеек с В3:F10 и отображают в ячейке диаграмму, иллюстрирующую динамику статей бюджета. На диаграммах показаны значения по годам, обозначены максимальное (2008 г.) и минимальное (2005 г.) значения, отображены все точки данных и показана восходящая годовая тенденция.

Инфокривые в ячейках G3:H10 иллюстрирует 5-летнюю динамику плановых статей бюджета, однако она содержит линейчатую диаграмму, которая указывает лишь на тот факт, был ли в соответствующем году зарегистрирован рост (как в 2006—2008 годах) или спад (2004-2005 годах). Эти инфокривые используют значения в ячейках В3:F10.

Улучшенное условное форматирование сводных бюджетов

Условное форматирование позволяет легко выделять необходимые ячейки или диапазоны, подчеркивать необычные значения и визуализировать данные с помощью гистограмм, цветовых шкал и наборов значков.

В Excel 2010 доступны дополнительные наборы значков, включая треугольники, звездочки и рамки (рис.4). Кроме того, можно смешивать и сопоставлять значки из разных наборов и легко скрывать их из вида — например, отображать значки только для показателей высокой прибыли и не отображать их для средних и низких значений.

Увеличить рисунок

Рисунок 4. Дополнительные значки условного форматирования и смешивание разных наборов

Заключение

Одно из преимуществ инфокривых заключается в том, что их, в отличие от диаграмм, можно распечатать при печати листа, на котором они представлены.

В Excel 2010 доступны новые параметры форматирования гистограмм. Теперь можно применять сплошную заливку и границы, а также задавать направление столбцов "справа налево" вместо "слева направо". Кроме того, столбцы для отрицательных значений теперь отображаются с противоположной стороны от оси относительно положительных.

Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».