Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 2. Некоторые рецепты использования

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 2. Некоторые рецепты использования

В первой части этой публикации мы познакомились с основами использования стандартных блоков Microsoft Word 2010 и подробно разобрали параметры, которыми можно охарактеризовать каждый блок. Теперь мы рассмотрим более тонкие и частные приемы работы со стандартными блоками:

• дополнительные коллекции блоков, их добавление на ленту и использование для упорядочивания большого количества блоков;
• использование стандартных блоков в  элементах управления содержимым;
• возможности централизованного развертывания стандартных блоков.

Используем дополнительные галереи для упорядочивания большого количества стандартных блоков

Предположим, вы пользуйтесь стандартными блоками регулярно. Со временем их накопилось много. Галерея, которая вызывается кнопкой Экспресс-блоки, стала неповоротливой. Группировка по категориям, о которой мы упоминали в первой части публикации, уже не спасает. Что делать?

В такой ситуации стоит вспомнить о коллекциях блоков, которые не представлены на ленте: их названия начинаются в русской версии Word со слова "Настраиваемый" (рис. 1). Добавим эти дополнительные коллекции на ленту и приспособим для более комфортного упорядочивания пользовательских блоков.

Рис. 1. Наряду со стандартными коллекциями, которые отображаются на ленте, Word содержит и дополнительные коллекции, названия которых начинаются со слова "Настраиваемый".

Подключить дополнительные коллекции в Microsoft Word 2010 совсем просто. Ведь теперь пользователи могут самостоятельно настраивать ленту. Тех, кто пока не знаком с этим новшеством, отсылаем к развернутой статье OsZone.net "Как настроить ленту и панель быстрого доступа в Microsoft Office 2010".

Общая логика действий по решению поставленной задачи выглядит так:

1. Командой Файл – Параметры откройте диалог настройки программы и перейдите в раздел Настройка ленты (рис. 2). Если вам необходимы более подробные инструкции по работе в этом разделе, вы найдете их в упомянутой выше статье.




Увеличить рисунок

Рис. 2. Раздел Настройка ленты диалога Параметры Word.

2. Используя элементы управления этого раздела, добавьте новую группу на вкладку Главная. Например, мы назвали ее Блоки и поместили у левого края ленты перед группой Буфер обмена (рис. 3). Сейчас большинство офисных мониторов вмещают не менее 1280 точек в ширину. При таком размере экрана новая группа не создаст сложностей в работе со встроенными группами, которые сдвинутся вправо.
3. Добавьте в созданную группу три команды: Экспресс-блоки, Настраиваемая коллекция 1 и  Настраиваемая коллекция 2. Первая команда дублирует галерею вкладки Вставка, с которой мы много работали в первой части нашей публикации. Вторая и третья команды на стандартной ленте отсутствуют, поэтому ищите их в разделе Команды не на ленте.
4. После добавления команд измените их подписи и значки. Для этого выделите редактируемую кнопку и щелчком правой кнопки мыши вызовите контекстное меню. Из него выберите команду Переименовать. В нашем примере имя Экспресс-блоки заменено на Главное, Настраиваемая коллекция 1 – на Ответы (условно примем, что здесь аккумулируются заготовки для писем-ответов клиентам), Настраиваемая коллекция 2 – на Архив (это блоки, оставшихся от прежних проектов – по принципу "и глаз мозолят, и выбросить жалко"). Подобрав значки и закрыв диалог настройки, получаем итоговый вид группы, представленный на рис. 3.





Рис. 3. Результат настройки: у левого края вкладки Главная появилась новая группа Блоки, включающая три галереи.

5. Любым удобным способом откройте Организатор стандартных блоков. В нем измените параметры блоков, которые требуют переноса во вторую и третью галереи. Для этого в диалоге изменения свойств нужно задать новое значение поля Коллекция. Например, если блок относится к Ответам, установите ему коллекцию Настраиваемый 1, если к Архиву – Настраиваемый 2 и т. п.

В дальнейшем блоки можно сразу добавлять в нужную галерею. При этом важно не забывать зависимость, какая коллекция соответствует той или иной кнопке. Эту взаимосвязь всегда можно "подсмотреть", если навести мышь на  галерею: во всплывающей подсказке отобразится ее техническое имя (рис. 4).

Рис. 4. Всплывающая подсказка переименованной команды отображает ее техническое имя.

Ориентироваться в большом массиве стандартных блоков, после того, как мы разбили их на группы, стало гораздо проще. Разумеется, дополнительные галереи можно разместить не только на вкладке Главная, но и на любой другой вкладке, а также на Панели быстрого доступа. При желании пользователь может даже создать для работы со стандартными блоками собственную отдельную вкладку.

Примечание. Если эта возможность вас заинтересовала, учтите, что настройки пользовательской ленты хранятся в вашем профиле в файле Word.OfficeUI. Если вы работаете в Windows XP, этот файл, скорее всего, размещается в папке c:\Documents and Settings\имя пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Office. Скопировав его, вы можете перенести свою настроенную ленту на другое рабочее место.

Применяем стандартные блоки в элементах управления содержимым

Предположим, в нашем подразделении целый ряд сотрудников готовит проекты договоров по утвержденному шаблону. Подавляющая часть текста во всех договорах одна и та же, ее лучше защитить от случайных изменений. Редактирования требуют лишь два фрагмента договора: описание выполняемых работ и пункт, где определяется порядок оплаты. Причем каждое из этих двух мест в свою очередь основывается на одной из трех-четырех типовых формулировок.

Если в вашей практике встречаются подобные задачи, вы можете решить их, комбинируя стандартные блоки с элементами управления содержимым и защитой документа.

Действовать в этом случае следует примерно так:

1. Убедитесь, что на вашей ленте видна вкладка Разработчик. Она должна отображаться справа от вкладки Вид – на рис. 5 это место отмечено синей стрелкой. Если вкладки Разработчик не видно, вызовите команду Файл – Параметры, в открывшемся диалоге перейдите в раздел Настройка ленты и в правой части диалога найдите строку списка, отвечающую за эту вкладку (красная стрелка на рис. 5). Чтобы вкладка отобразилась, здесь необходимо установить флажок и применить изменения нажатием кнопки Ок.




Увеличить рисунок

Рис. 5. Если на ленте не отображается вкладка ленты Разработчик (синяя стрелка), ее нужно включить в диалоге Параметры Word (красная стрелка).

2. Создайте и сохраните новый шаблон Word. В нашем примере мы назовем его Договоры.
3. В созданном шаблоне наберите и отформатируйте полный текст документа, включая все варианты типовых формулировок редактируемых частей. 
4. Сохраните типовые формулировки редактируемых частей договора в качестве стандартных блоков. В диалоге Создание нового стандартного блока в поле Сохранить в обязательно указывайте правильное имя целевого шаблона (в нашем примере – Договоры), а в поле Коллекция установите какое-либо значение, которое не соответствует ни одной галерее стандартной ленты. Например, для типовых формулировок описания выполняемых работ используем коллекцию Настраиваемый  4, а для порядка оплаты – Настраиваемый 5. Возможен и другой вариант: блоки обоих видов сохранить в одной Коллекции, но в разных Категориях.
5. Когда типовые формулировки сохранены в качестве блоков, удалите их из текста шаблона. Там должно остаться только то содержимое, которое не подлежит корректировке пользователями. На месте двух корректируемых фрагментов оставьте пустые абзацы.
6. Вставьте в пустой абзац, на месте которого должно находиться описание выполняемых работ, элемент управления Коллекция стандартных блоков.  Для этого необходимо установить курсор в место вставки и на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажать кнопку, которая на рис. 6 выделена красной рамкой.




Увеличить рисунок

Рис. 6. Вкладка ленты Разработчик. Красным обведена кнопка, которой в документ вставляется элемент управления содержимым Коллекция стандартных блоков.

7. Щелчком мыши выделите только что вставленный элемент управления и с помощью кнопки Свойства в группе Элементы управления вкладки Разработчик вызовите диалог Свойства элемента управления содержимым (рис. 7).





Рис. 7. Диалог Свойства элемента управления содержимым.

8. В открывшемся диалоге Свойства элемента управления содержимым:
• Дайте элементу название, понятное всем пользователям.
• Укажите коллекцию (и если надо – категорию), из которой программа должна брать варианты для данного элемента управления.
• Включите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить. Флажок Содержимое нельзя редактировать, напротив, сбросьте. При необходимости также сконфигурируйте стиль, которым должен оформляться результат вставки.
9. Если в шаблоне есть другие места, требующие заполнения на основе стандартных блоков, повторите для них шаги с 6 по 8. В нашем примере это следует сделать в пустом абзаце, на месте которого должно находиться описание порядка оплаты.
10. Когда текст и элементы управления шаблона полностью готовы, перейдите на вкладку ленты Разработчик и выберите команду Ограничить редактирование. Отобразится область задач, в которой можно задать параметры ограничений (рис. 8).





Рис. 8. Область задач Ограничить форматирование и редактирование.

11. В области задач Ограничить форматирование и редактирование (рис. 8) установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа и в раскрывающем списке, который распложен под этим флажком, выберите значение Только чтение.
12. Выделите в документе все зоны, которые после включения защиты должны остаться доступными для редактирования, т. е. все элементы управления содержимым, которые вы добавили в документ на шагах 6-9. Для этого сначала выделите первый элемент, затем нажмите клавишу <Ctrl> и, не отпуская ее, выделите один за другим остальные элементы.
13. Когда выделение элементов управления содержимым завершено, в области задач Ограничить форматирование и редактирование (рис. 8) установите флажок рядом со словом Все. Тем самым вы укажите программе, что части документа, которые в этот момент выделены, должны остаться доступными для любого пользователя.
14. Нажмите кнопку Да, включить защиту. Если необходимо, установите в появившемся дополнительном диалоге пароль, который помешает другим пользователям снять установленные вами ограничения.

В результате получился документ, в котором большая часть текста не доступна для изменения, а в необходимых местах (в нашем примере их было два) есть раскрывающиеся галереи для выбора типовой формулировки. Желтый цветовой фон подсказывает, какие места документа доступны для редактирования (рис. 9). Когда формулировка выбрана из галереи, ее можно поправить, скажем, дополнить типовой текст об оплате конкретными суммами.

Рис. 9. В защищенном документе места, которые доступны для изменения, подсвечены желтым цветом.

Централизуем использование стандартных блоков

Предположим, у нас много менеджеров по продажам. Все они должны в деловых письмах клиентам оперировать стандартными формулировками. Очевидное решение – один раз создать и утвердить набор формулировок, сохранить их в виде стандартных блоков, затем распространить по рабочим местам и приучить сотрудников быстро выбирать из галереи. Попробуем реализовать эту технологию.

Прежде всего решим, в каком файле лучше собирать централизованно распространяемые блоки.

В некоторых организациях сотрудникам предписан унифицированный шаблон Normal ("общий шаблон"). Напомним, что это один из ключевых элементов конфигурации Microsoft Word. В нем хранятся установки для создания новых документов, которые не основаны на каком-то специальном шаблоне. Если для пользователей задан единообразный шаблон Normal, то логично включить в него и унифицированные блоки. Однако многие пользователи хотят изменять свой общий шаблон, отказывать им в этом неправильно. В ходе такой правки стандартные блоки, как, впрочем, и другие компоненты Normal, могут быть утрачены или перезаписаны.

По этим же причинам не стоит принуждать пользователей к использованию унифицированного файла Building Blocks. Этот файл по умолчанию предлагается для размещения новых пользовательских блоков. Его лучше зарезервировать для индивидуальной работы каждого.

Поэтому наш совет: для централизованно распространяемых стандартных блоков создайте отдельный шаблон. Назвать его можно, к примеру, Firma. Процедура создания и заполнения такого шаблона выглядит примерно так:

1. Стандартным способом создайте новый произвольный шаблон. Его собственные настройки особой роли не играют, это лишь контейнер для хранения блоков. Если в организации строго относятся к стилевому оформлению, лучше убедиться, что набор стилей в этом шаблоне такой же, как и на рабочих местах пользователей. Не меняя в шаблоне ничего, сохраните его под выбранным именем, в нашем случае – Firma.
2. Любым удобным способом создайте на основе шаблона Firma новый документ. В этом служебном документе наберите и отформатируйте необходимые фрагменты.
3. Когда фрагменты подготовлены, сохраните их как экспресс-блоки, каждый раз убеждаясь, что в поле Сохранить в диалога сохранения блока правильно выбрано место размещения (в нашем случае – Firma).
4. Когда все стандартные блоки сформированы, сохраните изменения в шаблоне. Удалите служебный документ, посредством которого мы производили подготовительную работу, а сам шаблон распространите среди пользователей.

В данном случае "распространить" – означает сделать так, чтобы получившийся файл попал в хранилище стандартных блоков – папку %appdata%\Microsoft\Document Building Blocks. У нас, по меньшей мере, три способа.

• Способ 1. Такое копирование можно доверить самому пользователю, если таковой реально заинтересован в использовании блоков для облегчения его работы. К сожалению, опыт показывает, что среднестатистический офисный работник в состоянии самостоятельно скопировать что-либо в подпапки %appdata% только при наличии пошаговой инструкции. При этом чаще всего он  спотыкается о тот факт, что стандартные настройки операционной системы делают эту часть профиля невидимой в Проводнике Windows.
• Способ 2. Шаблон с унифицированными стандартными блоками можно "пристегнуть" к установщику Office 2010. Коротко напомним, что программа установки Microsoft Office 2010, наряду с основным режимом, имеет режим конфигурирования. В этом режиме можно сформировать специальный файл параметров с расширением *.MSP. В числе прочего, в такой файл можно включить практически любые собственные файлы. При этом указываются пути, по которым установщик должен разместить эти файлы. На рис. 10 показано, как, находясь в режиме конфигурирования, мы добавили в собственный вариант установки файл Firma.dotx. О том, как попасть в такой режим, как сформировать файл *.MSP и как использовать его для модификации установки, подробно рассказывается в Office 2010 Resource Kit, который доступен и в английской, и в неполной русской версии. Немало полезного на эту тему можно также почерпнуть в этой и этой публикациях OsZone.net. Хотя там описывается конфигурирование установки предыдущей версии Office, данные статьи можно использовать и при развертывании версии 2010.
• Способ 3. Копирование шаблона по компьютерам пользователей можно осуществить централизовано и после установки – средствами доменного администрирования. Пожалуй, это наилучший выбор. Конкретное рассмотрение решения этой задачи выходит за рамки этой статьи, подчеркнем лишь, что тонкости данного процесса неоднократно обсуждались на OsZone.net.

Увеличить рисунок

Рис. 10. В режиме конфигурирования к установщику Microsoft Office можно добавить собственные файлы, указав места их расположения.

Придирчивый читатель наверняка изучил рис. 10 и обратил внимание на путь, который предписан распространяемому шаблону – он отмечен красной стрелкой. Даже не зная правил подстановки переменных, которые используются конфигуратором установки Microsoft Office, легко догадаться: файл намечается копировать не в %appdata% текущего пользователя, а в папку установки самого продукта. После замены переменной [INSTALLLOCATION] на конкретный путь, по которому установщик разместит Microsoft Office, мы, скорее всего, получим c:\Program Files\Microsoft Office\Office14\Document Parts\1049\14.

Действительно, чтобы добавить шаблон со стандартными блоками всем пользователям компьютера, достаточно один раз поместить его в указанную папку. Остальное программа сделает сама. При каждом запуске редактора содержимое папки %appdata%\Microsoft\Document Building Blocks сверяется с папкой Microsoft Office\Office14\Document Parts. Если программа обнаружит между ними несоответствия, недостающие файлы автоматически копируются в профиль. Эту особенность можно использовать как во втором, так и в третьем способе распространения блоков.

Кроме трех перечисленных вариантов развертывания стандартных блоков по рабочим местам пользователей, есть еще одно решение – поместить шаблон в сетевой папке и предписать программе использование этой папки в качестве группового источника стандартных блоков. Чтобы сделать это, нужно в ветви реестра KEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\General создать текстовый параметр  SharedDocumentParts и указать в нем путь к сетевой папке с общими стандартными блоками (рис. 11). Есть такой параметр и в шаблоне групповой политики для развертывания Microsoft Office 2010. Правда, по нашим ощущениям, размещение стандартных блоков в сети ощутимо "тормозит" работу галерей. Распространение блоков по компьютерам пользователей представляется все-таки более правильным подходом, хотя и более хлопотным.

Рис. 7. В реестр можно внести параметр, который укажет программе папку с групповыми файлами стандартных блоков.

Наконец, зададимся вопросом, возможно ли защитить общефирменный шаблон от случайных изменений пользователем? Например, так как мы сделали это с текстом документа в предыдущем разделе данной статьи. Увы, эксперименты показывают: защита от редактирования, которую в Microsoft Word можно установить на любой файл или шаблон с вкладки Разработчик, не распространяется на стандартные блоки. После включения защиты блоки можно безболезненно изменять и удалять. Пока я нашел только один способ воспрепятствовать избыточному творчеству пользователей – присвоить шаблону с блоками атрибут Только для чтения. Конечно, такое решение неполноценно: в момент, когда пользователь пытается изменить или удалить какой-либо блок, он не получает никаких предостережений. Лишь позже, при закрытии программы, дав утвердительный ответ на вопрос о необходимости сохранения изменений в стандартных блоках, пользователь поймет, что сохранение в прежний файл невозможно. 

Заключение

Разумеется, мы рассмотрели далеко не все сценарии и тонкости использования стандартных блоков Microsoft Word. Однако и сказанного достаточно, чтобы убедиться в наглядности и гибкости этого инструмента. Надеемся, эта публикация увеличит интерес к данной функции у пользователей самого популярного в нашей стране текстового редактора.

Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».