Управление списками рассылок в Exchange Server 2010

Существует много новых функций, которых мы так долго ждали и которые, наконец-то, стали доступными в новой версии сервера Exchange. Эти новые функции дают пользователям и администраторам способы использования списков рассылок (distribution lists) более эффективно, чем в предыдущих версиях Exchange Server.

Статические и динамические списки рассылок

Сначала нужно решить, создавать статические или динамические списки рассылок. Члены статических списков рассылок добавляются и удаляются вручную администраторами групп. Члены динамических списков рассылок фильтруются автоматически, поскольку вам нужно выбрать атрибут пользователя Active Directory, на основе которого члены будут автоматически добавляться в контакты при рассылке сообщений электронной почты в эти группы. Это довольно простой способ свести к минимуму нагрузки администрирования и затраты на управление списками рассылок.

Статические списки рассылок (Static Distribution Lists)

Статические списки рассылок существовали в Exchange (и в форме того, что ранее было известно как MS Mail) с момента появления системы. Они используются для отправки информации группе пользователей, словно это один пользователь. Когда почта достигает сервера, она ищет членов группы и отправляет одно и то же сообщение всем членам группы. При желании вы можете разрешить каждому пользователю просмотр того (или запретить просмотр в зависимости от конфигурации), какие пользователи включены в группу.

Чтобы создать статический список рассылок под названием 'StaticDL', вы можете воспользоваться следующей командой:

New-DistributionGroup -Name "StaticDL" -OrganizationalUnit "domain.com/users" -SAMAccountName "StaticDL" -Type "Distribution"

Чтобы добавить пользователя 'JDoe' в статический список рассылок, можно воспользоваться следующей командой Exchange:

Add-DistributionGroupMember -Identity "StaticDL" -Member JDoe@domain.com

Чтобы управлять принадлежностью к статической группе рассылок, нужно настроить следующие параметры в Exchange:

Увеличить

Рисунок 1: Опции одобрения принадлежности к группе в статическом списке рассылок

Эта новая функция позволяет вам настраивать то, как пользователи и менеджеры групп рассылок могут организовать для себя принадлежность к группе на самостоятельной основе. Это довольно важно для новой панели управления Exchange Control Panel (ECP) самообслуживанием принадлежности к группе.

Основным недостатком использования статических списков рассылок является то, что включение и исключение пользователей из группы нужно выполнять вручную. Если в организации не определен процесс, обеспечивающий принадлежность к группе только тех пользователей, которые действительно должны быть в ней, а также в списке нет устаревших записей пользователей, эта функция является мощным инструментом для каждого в организации Exchange.

Динамические списки рассылок (Dynamic Distribution Lists)

В сравнении со статическими списками настройка динамических списков рассылок немного проще, как будет показано ниже. Динамические списки рассылок были впервые представлены в Exchange Server 2003 и использовались в Exchange для предоставления простого способа автоматического создания групп без необходимости добавлять пользователей в эти группы вручную.

Чтобы создать динамический список рассылки для всех пользователей электронной почты в OU под названием 'MailUsers', можно выполнить следующую команду Exchange:

New-DynamicDistributionGroup -IncludedRecipients MailboxUsers -Name "DynamicDL" -OrganizationalUnit MailUsers

Хотя группы рассылок можно также создавать в консоли Exchange Management Console, удобнее использовать оболочку Exchange Management Shell для этой задачи.

Владелец списка рассылки может быть настроен следующим образом:

Увеличить

Рисунок 2: Определение диспетчеров групп в списках рассылок

Будучи менеджером группы, вы можете полностью управлять самой группой.

Присоединение к динамическому списку рассылок означает, что нужно узнать, какой атрибут фильтруется для группы рассылки и затем изменить его. В общем, каждый пользователь может изменять свои атрибуты Active Directory самостоятельно, не имея прав администратора. Это может означать, что есть риск взлома. Что я имею в виду? В ситуации взлома пользователь может получить информацию, которую он не должен получить, просто находясь в неправильной динамической группе рассылки.

Панель управления Exchange Control Panel

Благодаря новой панели управления Exchange Control Panel (ECP) вы можете с легкостью самостоятельно управлять принадлежностью к группе. Эта новая функция самообслуживания ('Self-Service') может быть настроена непосредственно из приложения Outlook Web App. Она позволяет каждому пользователю добавлять пользователя в группу и удалять его/ее из группы.

В качестве предварительного требования вам нужно настроить принадлежность к каждой группе, как 'Open' или 'Owner Approval' (как показано на рисунке 1), чтобы убедиться, что пользователи могут присоединяться или выходить из определенных групп самостоятельно.

Если пользователь под названием 'JDoe' хочет добавить себя в группу или покинуть группу, он может сделать это следующим образом:

Увеличить

Рисунок 3: Как запускать панель управления ECP

Запуск панели управления ECP довольно прост и его можно выполнить непосредственно из приложения Outlook Web App, если нажать на «Опции» ('Options') в верхнем правом углу окна. Еще одним способом является использование этого URL адреса https://servername.domain.tld/ecp, который откроет то же самое окно.

Увеличить

Рисунок 4: Присоединение и выход из группы с помощью панели управления ECP

Здесь вы можете выбрать опцию «Группы» ('Groups'), чтобы войти в группу в качестве нового участника или выйти таким же образом. Всего одно нажатие и все готово!

Заключение

Как вы видели в этой статье, в Exchange Server 2010 у вас есть отличные возможности работы с группами рассылок, как со статическими так и с динамическими. Важнейшим моментом является выбор того, использовать статические списки или динамические списки рассылки, прежде чем включать пользователей. Преобразование статических списков в динамические и наоборот невозможно. Это означает, что вам нужно удалить группу и заново создать ее.

Группы рассылок являются мощным способом предоставления пользователям легко распространяемой информации среди пользователей всей организации. И если вы посмотрите на структуры большинства список рассылок в реальности, вы увидите, что они отлично вписываются в структуру организации или описывают проект и/или команды в компании.

Если ваша компания переходит на Exchange Server 2010, отличным решением будет планирование создания списков рассылки, которые идеально впишутся в структуру вашей организации.