SharePoint 2010: Участвуем в процессе — создаем рабочие процессы для SharePoint

Многие приложения, используемые в компаниях, применяются для автоматизации сложных бизнес-процессов. Автоматизация таких процессов, как, например, автоматическая маршрутизация электронной почты нужному получателю, довольно простая задача. Значительно сложнее автоматизировать процессы с ручными операциями обмена данными.

Еще в Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) компания Microsoft пыталась решить эту задачу с помощью рабочих процессов SharePoint, которые по существу являются механизмами маршрутизации для проставления «виз». Допустим, кто-то из отдела маркетинга придумал новое рекламное объявление. Оно не сразу попадет в рекламное агентство для немедленного распространения. Существует целая процедура последовательных согласований внутри компании.

Объявлению придется пройти через редактора, юридический отдел компании и, возможно, через высшее руководство — только после этого оно может быть отправлено внешним организациям. Проблема такой процедуры в том, что люди не сидят сложа руки. Такие задачи обычно страдают от недостатка внимания. Любая человеческая ошибка может сорвать процесс согласования.

Рабочие процессы SharePoint предназначены для автоматизации таких процедур. Можно даже разработать рабочий процесс, который отправит напоминание или автоматически свяжется с менеджером, когда кто-то пренебрегает выполнением своей части в процессе согласования.

Рабочие процессы играют важную роль в MOSS 2007, но какими бы они не были замечательными, они не обладают достаточной гибкостью. По большей части при создании рабочих процессов администраторы вынуждены работать в рамках графического интерфейса SharePoint.

Компания Microsoft сделала процедуру создания рабочих процессов в SharePoint 2010 более гибкой. Хотя все еще сохраняется возможность использовать графический интерфейс SharePoint для связывания рабочего процесса со списком или библиотекой, тем не менее рабочие процессы должны создаваться вне SharePoint (если только вы не используете один из встроенных рабочих процессов).

Поэтому Microsoft предлагает несколько инструментов для создания рабочих процессов. Говоря в целом, средством для разработки рабочих процессов SharePoint будет SharePoint Designer 2010. Профессиональные разработчики могут создавать дальнейшие настройки с помощью Visual Studio 2010, изменяя код, созданный SharePoint Designer 2010, или же создавать настройки с нуля.

Вперед под флагом Visio!

Создание рабочего процесса

Чтобы создать рабочий процесс, откройте Visio 2010 и выберите вкладку File. Программа предложит выбрать тип создаваемой диаграммы — Выберите папку Flowchart, затем выберите шаблон рабочего процесса Microsoft SharePoint и нажмите кнопку «Create», как показано на рис. 1.

На первый взгляд идея использования Visio Premium 2010 для создания рабочих процессов SharePoint кажется как минимум странной. Visio широко используется для конструирования сетевых диаграмм, но большинство пользователей не рассматривает его в качестве инструмента разработки. Тем не менее, одной из главных функций Visio является создание блок-схем, так что такое использование вполне логично. Любой, кто изучал основы программирования, знает, что первые же занятия отводятся созданию блок-схем. Это связано с тем, что разработка блок-схемы часто является первым шагом в написании программы. Рабочие процессы SharePoint по сути своей не более, чем простые программы, но облегчит ли использование приложения, предназначенного для разработки блок-схем, создание рабочих процессов SharePoint?

Есть две важные вещи, которые нужно знать, прежде чем пытаться использовать Visio 2010 для создания рабочих процессов SharePoint. Во-первых, Visio 2010 не позволяет создавать рабочие процессы в их окончательной форме, а используется для создания повторно используемого шаблона, который должен далее импортироваться в SharePoint Designer, где завершается создание рабочего процесса. Во-вторых, все это работает только в редакции Visio 2010 Premium. Редакции Standard и Professional программы Visio 2010 не содержат функций для работы с SharePoint.

Авторизация рабочего процесса

Чтобы создать рабочий процесс, откройте Visio 2010 и выберите вкладку File. Программа предложит выбрать тип создаваемой диаграммы — Выберите папку Flowchart, затем выберите шаблон рабочего процесса Microsoft SharePoint и нажмите кнопку «Create», как показано на рис. 1.

Рис. 1 Использование Visio 2010 для создания блок-схемы рабочего процесса SharePoint

С этого момента вы попадете в основной экран Visio. Теперь можно приступить к разработке рабочего процесса. Если вы никогда не использовали Visio, придется привыкать. В левой части экрана находится несколько наборов (или “stencils) графических значков (или “master shapes”). В число шаблонов рабочих процессов SharePoint Workflow входят следующие из них: Action, Conditions и Workflow Terminator. Перетащите изображения значков на диаграмму Visio и расположите их таким образом, чтобы образовался рабочий процесс.

Наглядный пример диаграммы Visio показан на рис. 2. Диаграмма содержит шаблон простого рабочего процесса SharePoint, который начинается оконечной фигурой Start (зеленый треугольник). Затем следует условие, проверяющее, содержит ли определенное поле ключевые слова. Сейчас имя поля или список ключевых слов для нас не важны. Мы сможем задать конкретные ключевые слова или имена полей позднее. Сейчас нужно только создать логику рабочего процесса.

Рис. 2 Созданный в Visio простой рабочий процесс SharePoint.

На рисунке видно, что ветвление по условию зависит от наличия ключевых слов. Visio требует создавать обе ветви каждого условия – «Да» и «Нет», которое есть в рабочем процессе. Данный процесс заканчивается объектом Terminate, если ключевые слова не обнаружены (ветвь «Нет»). Если ключевые слова есть, элемент удаляется, а рабочий процесс завершается.

Также видно, что каждый объект связан по крайней мере с одним другим объектом (связи показаны стрелками между объектами). Эти связи являются обязательными, но не устанавливаются автоматически.  Для соединения двух форм перетащите одну из них на страницу диаграммы и наведите ее на другую форму, с которой ее необходимо соединить. На внешних границах объекта должны отобразиться несколько символов стрелок. . Перетащите форму на стрелку, чтобы создать связь между формами.

После создания рабочего процесса нужно проверить все его шаги. Проверка рабочего процесса обеспечивает его успешное использование в SharePoint. Например, процесс проверки позволит обнаружить объекты, не имеющие связей в рамках рабочего процесса, или отсутствие завершения процесса.

Чтобы выполнить проверку рабочего процесса, перейдите на вкладку Process и щелкните кнопку Check Diagram. Надеюсь, Visio не найдет каких-либо проблем в вашей диаграмме. Если проблемы есть, они будут открыты в специальном окне, расположенном в нижней части рабочего пространства Visio. Большинство неполадок, как правило, довольно легко разрешаются: просто дважды щелкните список с сообщениями о неполадках и Visio выделит проблемный объект.

Последний шаг в этом процессе – экспорт диаграммы Visio. Перейдите на вкладку Process и щелкните расположенную на ленте кнопку Export. Теперь должно открыться диалоговое окно, в котором можно указать имя файла экспортируемой диаграммы. Введите имя и задайте путь для сохранения экспортируемого файла. Убедитесь, что вы экспортируете файл в формате Visio Workflow Interchange (*.VWI) и щелкните кнопку Save.

Знакомство с SharePoint Designer

Теперь, имея шаблон рабочего процесса, мы готовы ко второй части создания рабочего процесса. Импортируйте шаблон в SharePoint Designer и преобразуйте его в рабочий процесс SharePoint.

SharePoint Designer 2010 – средство пользовательской настройки сайтов, источников данных, рабочих процессов и т.д. Можно вносить изменения в интерфейсе пользователя SharePoint gui, однако, поскольку интерфейс пользователя SharePoint некоторым образом ограничен, SharePoint Designer переносит настройку сайтов SharePoint на новый уровень.

SharePoint Designer распространяется бесплатно. Вы можете загрузить его по следующим адресам:

• Для 32-разрядных систем: microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=d88a1505-849b-4587-b854-a7054ee28d66&displaylang=en
• Для 64-разрядных систем: microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=566D3F55-77A5-4298-BB9C-F55F096B125D&displaylang=en

Использование SharePoint Designer

После того, как вы загрузили и установили SharePoint Designer 2010, откройте его и подключите его к сайту SharePoint, который нужно изменить. Для этого запустите SharePoint Designer 2010, а затем щелкните кнопку Open Site.

Программа предложит указать имя открываемого сайта. Введите URL сайта SharePoint и щелкните кнопку Open. Или на сайте выберите Site Actions и внесите исправления из SharePoint Designer. После этого откроется главное окно SharePoint Designer (рис. 3).

Рис. 3 Главное окно SharePoint Designer.

Обратите внимание, что список Site Objects в левой части экрана, содержит объект Workflows (т.е «рабочие процессы»). Если щелкнуть этот объект, вы увидите список встроенных рабочих процессов.

Нам нужно импортировать шаблон рабочего процесса, созданный в Visio 2010. Для этого щелкните кнопку Import на ленте Workflows. Программа предложит выбрать импортируемую диаграмму Visio. Щелкните кнопку Browse, а затем выберите созданную ранее диаграмму и щелкните кнопку Open, а затем – кнопку Next.

Должно открыться окно с запросом имени импортируемого рабочего процесса. Там же вы сможете выбрать импорт процесса в виде списка рабочих процессов или повторно используемого рабочего процесса (рис. 4). Разница в том, что список рабочих процессов связан с конкретным списком или библиотекой, а повторно используемый рабочий процесс связан с типом содержимого и может быть применен к любому списку или библиотеке.

Рис. 4 Выбор варианта импорта рабочего процесса: в виде списка или повторно используемого рабочего процесса.

Щелкните кнопку Finish, чтобы начать процесс импорта рабочего процесса. По завершении процесса импорта откроется окно редактора рабочих процессов Workflow Editor (рис. 5).

Рис. 5 Редактор позволяет вносить изменения в рабочий процесс.

Заключительные операции подготовительного этапа

Прежде чем использовать только что созданный рабочий процесс, придется выполнить небольшую настройку SharePoint Server. В частности, необходимо убедиться, что включены функции Visio Web Access и Visio Graphics Service.

Для этого откройте сайт SharePoint и выберите команду Site Settings в меню Site Actions. После загрузки страницы Site Settings, щелкните ссылку Manage Site Collection Features. Убедитесь в том, что включена функция SharePoint Server Enterprise Site Collection. Если это не так, щелкните соответствующую кнопку Activate.

Рис. 6 Выберите свой рабочий процесс из списка шаблонов рабочих процессов.

Затем откройте основную консоль администрирования SharePoint 2010 (SharePoint 2010 Central Administration) и щелкните ссылку Manage Services on Server в разделе System Settings. Убедитесь, что служба Visio Graphics Service активна. Если это не так, щелкните соответствующую кнопку Start.

Последний шаг процедуры – связывание созданного рабочего процесса со списком или библиотекой (мы исходим из того, что вы создали повторно используемый рабочий процесс). Для этого просто откройте веб-браузер, перейдите к своей библиотеке документов SharePoint и щелкните вкладку Library. Появится соответствующая библиотеке документов лента. Щелкните кнопку Workflow Settings, а затем – ссылку Add a Workflow. Теперь есть возможность добавить рабочий процесс в библиотеку документов (рис. 6).

Новый рабочий процесс сохранен и готов к использованию самостоятельно или совместно с вашими коллегами.

Материалы по теме

• Рабочие процессы в SharePoint Server 2010
• Рабочие процессы в SharePoint Designer 2010
• Знакомство с SharePoint Designer 2010
• Workflow Deployment Process (SharePoint 2010)