Microsoft SharePoint 2010: Станция совместной работы

Microsoft SharePoint 2010 подходит для создания среды совместной работы. Но эффективная совместная работа не ограничивается созданием нескольких команд и предоставлением пользователям свободы действий.

Хотя создания сайтов команд часто и является первым шагом по продвижению среды совместной работы, SharePoint предоставляет ряд других возможностей, призванных помочь вашим пользователям стать более продуктивными. В определенной мере это ваша задача — позаботиться, чтобы они знали, как использовать эти возможности. Знание платформы и процессов — ключ к эффективной совместной работе.

Теги

Теги впервые появились в SharePoint 2010. Хотя легко считать, что кнопка «Мне нравится» (I Like It) и другие теги и социальные возможности являются одним из приемов, с помощью которых Microsoft торопится успеть на убегающий поезд социальных сетей, эти возможности оказываются очень полезными в контексте основанной на документах совместной работы.

Самая базовая функциональность социальных тегов в SharePoint 2010 это кнопка «Мне нравится». В отличие от кнопки «Like» в Facebook, которая обычно служит для одобрения комментария или картинки друга, кнопку «Мне нравится» в SharePoint 2010 можно использовать для создания списка избранного.

Кнопка «Мне нравится» облегчает пользователям поиск материала SharePoint, к которому они хотели бы вернуться. При навигации по сайту SharePoint пользователь может отмечать тегами контент щелчком кнопки «Мне нравится». Например, если пользователь находит документ в библиотеке SharePoint, к которому он хотел бы вернуться позже, он может отметить документ флажком в списке документов, после чего щелкнуть кнопку «Мне нравится» (рис. 1). Пользователи могут отмечать контент из собственного сайта (My Site), а также с других сайтов, таких как сайт команды или личные сайты коллег.

Рис. 1. Пользователи могут отмечать документы щелчком кнопки I Like It

Отмеченные тегами элементы можно увидеть в отдельном месте. Для доступа к этому контенту пользователь может перейти в свой сайт, щелкнуть ссылку профиля, перейти на вкладку Tags and Notes, а затем щелкнуть ссылку I Like It. При этом откроется список всех выбранных пользователем компонентов.

Рис. 2. Пользователи могут по щелчку ссылки I Like It увидеть список всех отмеченных документов

Такое создание списка избранных документов работает относительно неплохо, но у него есть свои недостатки. Одна из возможных проблем состоит в том, что пользователю может «понравиться» слишком много документов и список становится слишком длинным. Н этот случай придуманы теги и заметки. Теги и заметки облегчают поиск контента.

Процесс отметки документов тегами похож на привязку документов. Пользователь просто отмечает нужный документ, после чего щелкает Tags and Notes. В открывшемся диалоговом окне пользователь создает один или несколько тегов для документа (рис. 3).

Рис. 3. Пользователи могут назначать документам теги

Есть несколько интересных аспектов процесса назначения тегов. Когда пользователь начинает вводить тег, SharePoint автоматически отображает список похожих тегов, которые уже заданы для других документов. Этот список облегчает работу пользователя двояко. Во-первых, его можно использовать для облегчения ввода тега. Если нужный тег есть в списке, пользователю не нужно его вводить и достаточно выбрать тег из списка.

Во-вторых, это позволяет поддерживать порядок с тегами. В отсутствие такой функциональности пользователи скорее всего будут создавать много похожих тегов с одинаковым смыслом. Представьте, к примеру, что пользователь хочет создать тег «Техническая документация». Он может создать теги «Техническая документация», «Технические документы» или варианты с опечатками. Наличие уже используемых похожих тегов помогает пользователям соблюдать определенную систему при работе с тегами и не создавать разные, но означающие одно и то же теги.

Метод маркировки контента с помощь тегов облегчает поиск нужных документов.  Чтобы получить доступ к документам с определенным тегом, пользователю нужно пойти на сайт My Site, щелкнуть My Profile и выбрать вкладку Tags and Notes. Появится набор тегов (рис. 4). Заметьте, что на странице тег Technical Documentation (Техническая документация) выделен полужирным. Слева от тега Technical Documentation находится слово Reports. Reports также тег, хотя и отображается шрифтом меньшего размера. Чем чаще используется тег, тем большим кеглем от отображается.

Рис. 4. Теги на странице Tags and Notes

SharePoint позволяет пользователям переупорядочивать «облако» тегов, сортируя их по алфавиту или по размеру. Независимо от сортировки тегов, обратиться к отмеченным тегами документам можно, просто щелкнув нужный тег.

Социальные аспекты разметки тегами

Теги также помогают другим пользователям. Представьте, что другой пользователь вводит фразу Technical Documentation в разделе Interests параметров канала новостей (Newsfeed). При этом он увидит, что Technical Documentation являеся ключевым словом (рис. 5). Это означает, что кто-то уже классифицировал какой-то контент тегом Technical Documentation. Теперь если этот пользователь отметит тегом Technical Documentation этот документ, последний появится в канале новостей первого пользователя.

Рис. 5. Определение ключевых слов при указании интересов в параметрах новостных каналов

Вы, наверное, заметили на рис. 2, что когда пользователь отмечает тегом документ, в диалоговом окне отмечен флажок Private. Этот флажок позволяет присваивать документам собственные теги для собственных целей, и эти теги не видны остальным пользователям.

Это удобно в ситуациях, когда в организации строгие политики использования тегов. Пользователям может потребоваться дополнить «официальные» теги собственными, которые другим пользователям не видны. Если пользователь решит использовать частные теги, он может открыть My Site, щелкнуть My Profile, перейти на вкладку Tags and Notes, а затем щелкнуть ссылку Private.

Использование заметок

Одна из форм социальных тегов — заметка. Это замечания к файлам и другому контенту. Общие заметки можно направлять коллегам.

В примере на рис. 6 показан сайт My Site коллеги. Заметьте, что на вкладке Overview содержится доска заметок (Note Board). Чтобы отправить примечание этому коллеге, пользователь вводит сообщение на доске заметок. Сообщение поступит в новостной канал коллеги.

Рис. 6. Пользователь может делать замечания на доске замечаний других пользователей

Пользователи также могут добавлять заметки к файлам в библиотеке документов. Для этого пользователь отмечает файл флажком и щелкает значок Tags and Notes. При появлении диалогового окна пользователь должен перейти на вкладку Note Board, ввести заметку и щелкнуть Post.

Наполнение канала новостей

Каналы новостей SharePoint 2010 больше похожи на доски в Facebook. В новостных каналах содержится информация о деятельности коллег, а также другие сведения, на которые подписался пользователь.

Новостные каналы часто вводят пользователей в заблуждение в том смысле, что остаются по умолчанию пустыми, независимо от масштаба активности. В отличие от доски в Facebook, новости в канале не всегда публикуются немедленно. Задержка может составлять час или больше. Однако пользователи могут менять частоту обновления новостного канала, чтобы новости появлялись быстрее.

Каналы новостей обновляются по таймеру, а чтобы изменить частоту обновления, нужно открыть консоль SharePoint Central Administration и перейти к Monitoring/(Timer Jobs) Review Job Definitions/User Profile Service Application - Activity Feed Job. Щелкните задание таймера и задайте график (рис. 7). Чтобы запустить задание немедленно, щелкните Run Now. По завершении не забудьте щелкнуть ОК.

Увеличить

Рис. 7. Можно задавать частоту обновления новостных каналов

Коллективные обсуждения

Еще одна функциональность поддержки совместной работы — коллективные обсуждения. Team Discussion, компонент коллективных обсуждений, является частью коллективного сайта. Для доступа к коллективному обсуждению нужно щелкнуть ссылку Team Discussion на приветственной странице коллективного сайта.

Как и новостные каналы, доска коллективных обсуждений по умолчанию пуста. Пользователю нужно перейти на страницу Team Discussion и щелкнуть ссылку Add New Discussion. Ему будет предложено ввести тему обсуждения и ввести сообщение. С помощью ленты над строкой темы можно также присоединить файл в обсуждение, а также проверить орфографию (рис. 8).

Рис. 8. Создание нового коллективного обсуждения

Другие пользователи, посещающие страницу коллективного обсуждения, могут создавать другие обсуждения, а также читать и отвечать на сообщения уже существующих осуждений (рис. 9).

Рис. 9. Пользователи могут читать или отвечать на сообщения уже существующих осуждений

В SharePoint 2010 много средств поддержки совместной работы. Для качественной организации совместной работы очень важно, чтобы все сообщество пользователей было знакомо с функциональностью поддержки коллективной работы. Понимание и активное использование этих функций позволит сделать совместную работу эффективнее, полнофункциональнее и многограннее.