Exchange Server 2013: Архивируйте элегантно

Те из вас, кто отвечает за инфраструктуру Exchange Server, в каком-то смысле находятся в постоянном конфликте со своими пользователями. Большинство пользователей хотело бы иметь возможность хранить все свои сообщения электронной почты бесконечно долго. С другой стороны, Exchange Server обоснованно требует установки ограничений на размер каждого почтового ящика.

Чтобы там ни думали ваши пользователи, вы ограничиваете размер их почтовых ящиков не в качестве наказания (хотя, может быть, изредка бывает и такое). На самом деле имеются веские причины, для ограничения размеров почтовых ящиков. Одна из них — необходимость добиться, чтобы база данных почтовых ящиков не разрасталась сверх разумного предела. Размер базы данных напрямую влияет на эффективность резервирования, восстановления и других задач по обслуживанию базы данных.

Кроме того, следует принять во внимание стоимость хранения данных. В Exchange Server 2010 реализована архитектура базы данных, ориентированная на сокращение ввода-вывода из базы данных, чтобы было можно использовать массово выпускаемую аппаратуру хранения. Exchange Server 2013 еще больше снижает требования к вводу-выводу из базы данных, следовательно, применение такой аппаратуры тем более целесообразно. Тем не менее, все хранилища не бесплатны. При управлении Exchange Server часто отказываются от замены высокопроизводительных хранилищ на массово выпускаемые хранилища, опасаясь потерь в производительности и надежности.

Традиционное решение — ввести в действие квоты на размер почтовых ящиков, чтобы ограничить количество почты, которое пользователи могут сохранить в своих почтовых ящиках. Проблемой такого подхода является то, что часто имеются уважительные бизнес-причины, по которым некоторым пользователям требуется хранить больше почты, чем разрешает квота.

Та же самая типовая проблема проблема, когда требуется реализовать политики истечения срока хранения почты. Некоторым пользователям может потребоваться, чтобы их сообщения хранились дольше, чем в течение установленного периода хранения.

Перенос почты в архивы

Один из способов решить проблемы такого рода — использование архивных почтовых ящиков. Архивные почтовые ящики — дополнительные почтовые ящики, в которых пользователи могут хранить сообщения, нужные им в течение более долгого времени. С административной точки зрения применение архивных почтовых ящиков решает несколько проблем.

Начнем с того, что архивные почтовые ящики, как правило, относительно статичны. Ваши пользователи могут периодически переносить сообщения в архивные почтовые ящики (или сообщения будут переноситься автоматически в соответствии с политиками), но архивные почтовые ящики, конечно, не являются основным механизмом отправки и приема почты.

Поэтому архивные почтовые ящики обычно создают гораздо меньшую нагрузку, связанную с дисковым вводом-выводом, чем производственные почтовые ящики. Такие низкие издержки означают, что, как правило, можно без проблем хранить архивные почтовые ящики в недорогих, но емких хранилищах, не беспокоясь о потерях в производительности.

Как и в случае любого другого типа почтового ящика, архивные почтовые ящики располагаются в базе данных почтовых ящиков. Хотя можно хранить архивные почтовые ящики в той же базе данных, что и основные почтовые ящики пользователей, обычно их хранят в отдельной базе данных, чтобы архивные сообщения не занимали место в основном хранилище. Однако имейте в виду, что в  Exchange Server 2013 архивирование считается премиальной функцией. Поэтому потребуется, чтобы у ваших пользователей были Enterprise Client Access License (CAL).

Создание архивной базы данных

На самом деле, в Exchange Server нет такой вещи как архивная база данных. Архивные почтовые ящики располагаются в обычной базе данных почтовых ящиков. Если вы планируете хранить архивы отдельно от основных почтовых ящиков ваших пользователей, первое, что потребуется, — создать базу данных почтовых ящиков, выделенную для хранения архивныех почтовых ящиков.

Можно создать базу данных почтовых ящиков в Exchange Server 2013, открыв Exchange Administration Center. Затем щелкните вкладку Servers и щелкните ссылку Databases вверху окна. Тогда Exchange покажет список текущих баз данных.

Чтобы создать базу данных почтовых ящиков, щелкните значок с плюсом. Exchange выведет диалоговое окно создания базы данных (рис. 1). Вам не нужно беспокоиться об указании типа базы данных. В Exchange 2013 нельзя создать что-то иное, чем база данных почтовых ящиков.

Рис. 1. Создание базы данных почтовых ящиков в Exchange Administration Center

Начните создание базы данных с ввода ее имени. Следует выбрать информативное имя, отражающее назначение базы данных. Затем щелкните кнопку browse и укажите имя Exchange Server, в котором будет храниться база данных.

Можно создать базу данных на сервере, входящем в группу доступности баз данных (database availability group, DAG), чтобы можно было реплицировать ее на другие серверы Exchange вашей организации. Архивы часто хранят на серверах почтовых ящиков, которые не входят в  DAG, чтобы не заполнять дорогие хранилища архивными данными.

Следующий этап — указание путей к файлу базы данных и журналу транзакций. Хотя Exchange предлагает поместить и базу данных, и журнал транзакций на диск C:, следует хранить базу данных и журнал транзакций на разных дисках. Если диск с базой данных когда-нибудь даст сбой и придется восстанавливать ее с резервной копии, можно будет воспользоваться журналами транзакций для приведения базы данных в первоначальное состояние. После указания путей щелкните save для создания базы данных.

Создание архивных почтовых ящиков

Создание базы данных — это всего лишь первый этап. Следующий этап — активизация архивирования. Чтобы ее осуществить, щелкните вкладку Recipients. Затем щелкните Mailboxes вверху консоли. Далее выберите почтовый ящик, для которого вы хотите активизировать архивирование. После этого вы увидите в панели справа от списка почтовых ящиков список функций данного почтового ящика. Найти раздел Compliance (рис. 2) и щелкните Enable.

Рис. 2. Найдите в панели справа раздел Compliance и щелкните Enable, чтобы активизировать архивирование

Exchange покажет диалоговое окно создание архивного хранилища (рис. 3). Щелкните кнопку browse и выберите базу данных, в которой вы собираетесь хранить архивный почтовый ящик пользователя. Щелкните ok, чтобы создать архивный почтовый ящик.

Рис. 3. Укажите базу данных, в которой вы хотите создать архивный почтовый ящик

Несколько архивов

В большинстве случаев вы, конечно же, захотите создавать архивные почтовые ящики более чем для одного пользователя. Создание архивных почтовых ящиков по одному за раз, разумеется, неэффективно. Можно написать сценарий Windows PowerShell, создающий несколько почтовых ящиков. Если вы не в восторге от того, что придется использовать Windows PowerShell, имеется другой способ — создание нескольких архивных почтовых ящиков в Exchange Administration Center.

Процесс почти идентичен тому, что я описал ранее, за исключением того, что нужно выбрать несколько получателей вместо одного. При выборе нескольких получателей список функций, показываемый в панели справа, отличается от приведенного на рис. 2. Раздел Compliance по-прежнему существует, но, чтобы его увидеть, надо прокрутить список до самого конца и щелкнуть More Options.

Когда вы создаете архивный почтовый ящик для пользователя, этот почтовый ящик показывается в Outlook или Outlook Web App как личный архив (рис. 4). Пользователь может щелкнуть личный актив и просмотреть архивированные сообщения. Кроме того, пользователь может вручную перетаскивать сообщения из папки входящих сообщений в свой личный архив.

Рис. 4. Вот как выглядит архивный почтовый ящик при просмотре в Outlook Web App

Основная идея создания личных почтовых ящиков — избежать ограничений, устанавливаемых квотами на почтовые ящики. Тем не менее, архивные почтовые ящики хранятся в обычных базах данных почтовых ящиков. Exchange Server 2013 по умолчанию устанавливает ограничения на размер баз данных почтовых ящиков. Чтобы изменить эти ограничения, выберите базу данных, содержащую архивные почтовые ящики и щелкните значок Edit, а затем выберите Limits (рис. 5). Затем будет можно вручную настроить ограничения базы данных.

Рис. 5. Можно установить или снять ограничения базы данных

Автоматическое архивирование

Описанная выше методика позволяет предоставить пользователям архивные почтовые ящики, в которых они могут сохранять то, что считают нужным. Однако перенос важных сообщений из папки входящих сообщений в личный архив оставляется на усмотрение пользователей. В некоторых организациях было бы эффективнее автоматизировать процесс архивирования. Это можно сделать с помощью Messaging Records Management.

Работа Messaging Records Management основана на назначении тэгов политики хранения стандартным папкам, таким как папка «Входящие». Как правило, у почтового ящика имеется тэг политики, используемый по умолчанию, то есть при управлении хранением любых элементов, которым не назначили тэги вручную. Однако пользователь может назначать индивидуальные тэги отдельным элементам, которые он хотел бы сохранить.

Можно рассматривать тэги хранения как набор элементов политики, управляющих тем, как хранятся данные. Политика хранения представляет собой набор тэгов политики хранения. После того как вы примените политику хранения к почтовому ящику, Managed Folder Assistant будет периодически анализировать содержимое почтового ящика и обрабатывать сообщения в соответствии с примененной политикой хранения. Вы можете подробнее ознакомиться с развертыванием политик хранения на странице TechNet Library «Checklist: Deploying Retention Policies».

Бизнес-требования пользователей часто противоречат политикам ИТ-отдела, управляющим хранением сообщений. Архивные почтовые ящики — эффективное решение, которое предоставит вашим пользователям возможность длительного хранения сообщений и в то же время не снизит производительность основного хранилища инфраструктуры Exchange.