SharePoint 2010: Эффективная доставка информации

Одно из существенных изменений в использовании технологий, происшедших в последние несколько лет, — то, насколько внимательно отслеживаются характеристики пользователей и их действия при посещении сайтов. Затем эти данные используются для показа интересующей пользователей информации, например, онлайновой рекламы. Из-за этого изменения пользователи, как правило, рассчитывают, что кто-то доставит интересующую их информацию и не ее не придется искать своими силами.

Важно мыслить этими категориями, когда вы определяете, как предоставлять информацию пользователям, посещающим ваши сайты SharePoint как внешние, так и внутренние. Вы должны знать, как лучше всего организовать доставку разных типов информации, отображаемой SharePoint, чтобы она представляла интерес для текущего пользователя.

Понимание нужд аудитории

Чтобы идентифицировать наилучший подход к доставке контента, крайне важно понимать свою аудиторию и ее потребности. Кроме того, если брать более крупный масштаб, нужно понимать, какие типы пользователей будет поддерживать ваш портал.

Какие языки нужно поддерживать? Нужно ли устанавливать языковые пакеты и настраивать Multilingual User Interface (многоязыковой пользовательский интерфейс, MUI)? Будет ли портал поддерживать мощный компонент для коллективной работы с контентом Office, например, документами Word и Excel? Стоит ли развертывать Office Web Apps, чтобы пользователь мог просматривать контент и вносить в него минимальные изменения прямо в браузере, не открывая клиентское приложение? Нужно ли пользователям предоставлять доступ к контенту и разрешать редактировать его другим сотрудникам организации? Постановка таких вопросов поможет вам найти самый эффективный способ доставки контента.

По большому счету, важно понимать, что каждый отдельный пользователь или группа пользователей будут иметь разные точки зрения и приоритеты. Хотя все будут интересоваться такими популярными темами как корпоративные новости или льготы для сотрудников, отдельных пользователей чаще будет интересовать контент, связанный с их проектами и их должностью в компании или группе.

Например, вместо того, чтобы заставлять пользователя перебирать тысячи отчетов, лучше напрямую доставить ему конкретный отчет, который его интересует, или показывать этот отчет вверху любых результатов поиска. Здесь ключевую роль играет понимание, как соотносится то, с чем часто имеет дело каждая группа или бизнес-подразделение, и контент, к которому могут обращаться случайным образом.

Еще один подход к рассмотрению этой проблемы — задаться вопросом, какой контент нужен для принятия бизнес-решений, а какой поддерживает бизнес-деятельность пользователей. Для этого требуется провести работу с каждой группой и выяснить, какой контент используется чаще всего и как лучше его структурировать. В структурирование входит и прямая доставка контента пользователям, благодаря которой не требуются длительный поиск или навигация по сайту.

Инструменты для определения доставки информации

Старая пословица «лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать» особенно верна, когда вы определяете разметку и структуру страницы SharePoint в плане поддержки доставки информации. Это особенно верно при работе с пользователями, которые не знакомы с SharePoint и типовыми структурой и разметкой (layout), поддерживаемыми этим продуктом. Макетирование сайта SharePoint, в том числе навигации, веб-частей и  фирменной символики, поможет конечному пользователю сформулировать свои соображения и получить визуальное представление о разметке.

Типовой подход к определению разметки и структуры — создание каркасной модели (wireframe) каждого сайта или страницы портала. Каркасная модель должна имитировать разметку страницы SharePoint, в том числе, навигацию, элементы управления для поиска и доступные зоны веб-частей. Поскольку это общепринятый подход, Microsoft предлагает фигуры (shape) Visio для этого процесса. Эти компоненты можно скачать с сайта Microsoft. Если у вас нет Microsoft Visio, можно создавать каркасные модели, определяющие доставку информации, в Microsoft PowerPoint. В PowerPoint имеется множество фигур и графических элементов, необходимых для создания эффектного дизайна страниц. Или можно воспользоваться многочисленными продуктами сторонних производителей, специально предназначенными для работы с каркасными моделями.

Каркасные модели — неотъемлемая часть процесса определения доставки информации в любой среде SharePoint. Для всех основных сайтов, поддерживаемых SharePoint, сначала следует создавать каркасные модели, в которых определяются области размещения контента и то, как показывается контент. При таком подходе можно взаимодействовать с бизнесом и менять структуру с меньшими усилиями, чем при попытке создать макеты сайтов (mock up) прямо в SharePoint. Независимо от того, какие инструменты вам доступны, не следует пренебрегать этим процессом.

Контент, нацеленный на аудиторию

Как говорилось выше, важно понимать, какой контент важен для той или иной группы пользователей и какая логика предоставления информации будет наилучшей. Чаще всего это делают, создавая сайт SharePoint, на котором весь контент, интересный определенной группе пользователей, располагается в одном месте, к которому сотрудники группы могут обратиться при необходимости. Хотя это весьма хороший подход, иногда стоит подумать о том, как сделать так, чтобы контент находил пользователя, а не пользователь находил контент. Таргетинг аудитории SharePoint (выбор целевой аудитории) дает возможность предоставлять контект, основываясь на характеристиках текущего пользователя.

Помните, что таргетинг аудитории не должен быть заменой защиты. При таргетинге аудитории используется информация о членстве, которое ограничивает набор информации, изначально видимой пользователю. Аудитории SharePoint можно определять на основе следующей информации:

• Членство в Active Directory
• Списки распространения
• Группы безопасности
• Членство в группах SharePoint
• Место в организационной структуре
• Общедоступные свойства в профиле пользователя

Таргетинг аудитории на основе членства в Active Directory или группах SharePoint не требует никакой настройки, кроме создания групп SharePoint при необходимости. Мы рекомендуем по возможности использовать списки распространения Active Directory или группы безопасности, поскольку ими обычно управляют на более высоких уровнях организации и это сократит нагрузку по постоянному обновлению групп SharePoint. Важно понимать, в каком состоянии находятся списки распространения и группы безопасности в вашей организации и эффективно ли ими управляют. Основываясь на этих сведениях, вы определите, какие группы следует использовать — хранящиеся в Active Directory или группы SharePoint. Кроме того, можно вернуться к использованию групп SharePoint, если Active Directory не обеспечивает достаточную гибкость и возникают сложности с созданием новых групп.

Таргетинг на основе профилей пользователей

Кроме того, можно осуществлять таргетинг аудитории, основываясь на свойствах, определенных в профилях пользователей SharePoint 2010. В SharePoint имеется 58 свойств профиля пользователя, некоторые из которых напрямую сопоставлены свойствам, хранящимся в Active Directory. Эти свойства находятся в User Profile Service, доступном в центре администрирования (Central Administration). Чтобы увидеть их, перейдите в SharePoint 2010 Central Administration и выберите Manage service applications в разделе Application Management. В окне Service Applications выберите User Profile Service Application. Свойства профилей можно найти по ссылке Manage User Properties в разделе People.

На практике количество свойств, хранящихся в Active Directory, которые можно сопоставить свойствам профилей пользователей, зависит то того, как заполнены и упорядочены свойства в Active Directory. Чтобы определить аудиторию на основе свойств профилей пользователей, создают правила. Правила состоят из трех компонентов:

• Операнд: User или Property
• Оператор:
  • User Operand
  • Reports Under
  • Member Of
  • Property Operand
  • =, >, >=, <, <=, <>
  • Contains, Not Contains
• Значение: строка или ссылка на пользователя

Давайте рассмотрим несколько примеров, чтобы вы лучше поняли, как определить аудиторию, заинтересованную в доставке информации. В первом примере предположим, что вы хотите показать информацию для новых сотрудников, такую как формы и опросы, то есть ваша аудитория — только сотрудники, недавно пришедшие в компанию. Можно создать и применить к контенту следующее правило, ограничивающее доступ кругом сотрудников, приступивших к работе в текущем календарном году:

• Операнд: Property: Hire date (дата приема на работу)
• Оператор: "<"
• Значение: 01/01/2011

Еще один пример — создание правила, согласно которому контент направляется только сотрудникам, подчиненным начальнику отдела кадров:

• Операнд: User
• Оператор: Reports Under
• Значение: Sally Gold (имя и фамилия начальника отдела кадров)

То же самое правило можно определить немного по-другому:

• Операнд: Property: Department
• Оператор: "="
• Значение: Human Resources (отдел кадров)

И, наконец, очень часто требуется доставлять ту или иную информацию в зависимости от местонахождения (например, меню обеда или новости сайта):

• Операнд: Property: Location
• Оператор: "="
• Значение: Omaha

Для первоначального создания списков пользователей, соответствующих данному правилу, правила задания аудитории необходимо скомпилировать, но их потребуется часто компилировать и в дальнейшем — при изменении свойств, заданных в Active Directory, должны меняться и аудитории, заданные в SharePoint. Можно их компилировать ежедневно, еженедельно или ежемесячно; расписание компиляции во многом зависит от количества изменений, происходящих в организации.

Таргентинг контента для аудитории

Мы рекомендуем сначала проанализировать свою среду и определить, где вы собираетесь использовать таргетинг аудитории при доставке контента, и только потом приступать к созданию аудиторий. Не всегда требуется заходить в Central Administration и создавать целевую аудиторию для контента. Имейте в виду, что можно также использовать членство в Active Directory прямо в контенте. В нем можно указать список распространения для отдела или местонахождения офиса. Уделите некоторое время исследованию групп Active Directory и того, что вам уже доступно, перед тем как погрузиться в создание своих групп. Ниже перечислены методы управления целевой аудиторией, используемые в SharePoint.

Элементы списков, показываемые в Content Query Web Part Content Query Web Part (веб-часть запроса контента, CQWP) предоставляет возможность извлекать контент из многих различных списков и помещать его в один контейнер. В панели инструментов CQWP для группы Query можно применить фильтрацию в зависимости от аудитории к спискам, которые получает эта веб-часть. Эта функция не зависит от задания целевой аудитории для самой веб-части, которое настраивается в разделе Advanced панели инструментов.

Веб-части Любую веб-часть SharePoint можно адресовать определенной аудитории. Для этого можно выбрать соответствующую аудиторию, список распространения или группу SharePoint и ввести эту информацию в поле Target Audiences раздела Advanced панели инструментов веб-части.

Страницы веб-частей При активизации функции публикации SharePoint создается библиотека с именем Pages. Эта библиотека содержит все страницы, образующие сайт. Аналогично веб-частям эти страницы можно адресовать аудиториям, спискам распространения или группам SharePoint. Но вместо того, чтобы вводить информацию в панели инструментов веб-части, вам потребуется редактировать свойства элемента списка, соответствующего странице, и там добавлять требуемую аудиторию.

Навигационные ссылки Навигационные ссылки, как глобальные, так и быстрого запуска, можно адресовать определенной аудитории. В SharePoint 2010 ссылки добавляют в навигационные области, щелкнув Site Actions | Site Settings и выбрав раздел Look and Feel. Некоторые ссылки нельзя адресовать заданной аудитории, поскольку они являются частью встроенного сайта. Такой подход обеспечивает простой метод навигации в зависимости от целевой аудитории. Использование этой функции может оказаться очень полезным при определении общей иерархии сайта.

Рейтинги Рейтинги — новый социальный компонент SharePoint 2010. Вы, наверно, видели их на популярных сайтах розничной торговли, таких как Amazon.com: популярность элементов определяется откликами пользователей и показывается звездочками (от одной до пяти). В SharePoint 2010 взят на вооружение такой же подход: любому элементу списка или библиотеки документов можно присвоить рейтинг от одной до пяти звездочек. Когда курсор находится над звездочками, просто щелкните соответствующий рейтинг, и указанный вами рейтинг сохранится.

Хотя рейтинги не адресованы определенным группам или аудиториям, эта функция отлично позволяет получить представление о том, что пользователи считают хорошим или плохим контентом. Кроме того, рейтинги используются при поиске — контент с более высоким рейтингом показывается в результатах поиска выше контента с более низким рейтингом. По умолчанию рейтинги для списка или библиотеки недоступны. Чтобы активизировать эту функцию, перейдите на вкладку параметров библиотеки для списка или библиотеки документов, выберите Library Settings, затем выберите Rating Settings в разделе General Settings. Это нужно сделать для каждого списка или библиотеки, для которого необходимо поддерживать рейтинги.

Используя эти функции SharePoint, аудитории и тактики таргетинга контента, вы сможете добиться, чтобы те, кто больше всех нуждается в определенном контенте, без труда получали то, что им нужно. Упростив поиск нужного сотрудникам контента, вы облегчите им жизнь и повысите их продуктивность.