Обзор надстройки Potolook для Microsoft Outlook

Potolook это надстройка (плагин) для популярного почтового клиента Microsoft Outlook, входящего в состав Microsoft Office. Potolook добавляет множество дополнительных возможностей в Outlook, делая его еще более удобным.

Шаблоны

Как известно, в стандартном Outlook нет полноценных шаблонов для писем. В качестве шаблона можно использовать только ранее сохраненное письмо в формах, либо использовать, так называемые, подложки (Stationary). С помощью такого статического подхода трудно автоматизировать создание писем. Намного эффективнее в шаблонах и подложках использовать макросы, что и предлагает Potolook.

Шаблоны Potolook хранятся в отдельных файлах и содержат всё необходимое для создания новых писем в формате простого текста и HTML. Есть возможность каждой почтовой папке сопоставить не только свой шаблон, но и множество шаблонов, в этом случае шаблон будет выбираться непосредственно при создании письма. Кроме того, настройки папок могут быть заимствованы из папок высшего уровня, либо вообще из любой другой произвольной папки. Это позволяет не переписывать шаблоны по много раз, а создав нужный шаблон для какого-либо действия сопоставлять его с множеством папок.

Для каждого действия (Новое сообщение, Ответ, Ответ всем и т.п.) в шаблоне предусмотрена собственная секция. Кроме того, есть общие секции для всех событий, а также общая секция инициализации не только для всех событий, но и для всех шаблонов. Используя параметры можно запросить у пользователя любые данные на момент выполнения шаблона. Например, можно спросить о формате будущего письма (простой текст/HTML) и обработав этот параметр создать письмо соответствующего формата. При создании ответов очень удобен параметр "Вид квотинга", с помощью которого можно отвечать на письма как в стиле стандартного Outlook, так и в стиле FIDO.

Outlook это не только почтовик, но и мощный органайзер, поддерживающий работу с задачами, календарем, заметками и другими объектами. Шаблоны Potolook можно применять и для этих объектов - так же просто создать шаблон для нового контакта, заметки или задачи.

Поистине безграничные возможности шаблонам Potolook дает использование скриптового языка JScript. С помощью JScript можно обращаться как к объектной модели Outlook, так и к любым объектам, поддерживающим автоматизацию - все приложения Microsoft Office, любые базы данных, WHS и бесконечное множество других. Potolook имеет собственную объектную модель, а также множество встроенных скриптовых функций, позволяющих легко работать с обширными возможностями Outlook. Для облегчения взаимодействия с пользователем предусмотрены, так называемые, HTML-формы: форма выбора значений из множества, ввод произвольного текста и многие другие. Вы можете сами создавать любые формы и вызывать их из шаблонов. Таким образом, можно создавать произвольный интерфейс для автоматизации работы с почтой.

Большинство возможностей шаблонов Potolook продемонстрированы в шаблонах *powerful, которые устанавливаются вместе с надстройкой.

Подсветка

В новой версии плагина появилась уникальная возможность подсветки писем. Нередко при чтении писем сложно определить где, чьи реплики и читабельность писем резко уменьшается. С помощью подсветки, реплики разного уровня выделяются другим цветом. Более того, есть возможность создавать свои собственные темы подсветок - выделять произвольные части писем и назначать им стили оформления. Есть возможность выделения текста не только цветом, но и изменять написание (жирный, курсив, чеканка, шрифт, размер и т.д.), а также вовсе скрывать его.

В стандартную поставку плагина входят несколько тем подсветок.

 

Быстрый просмотр вложений

Как известно, для просмотра вложений в Outlook их требуется сначала сохранить в отдельной папке и просматривать с помощью отдельного просмотрщика. Плагин Potolook позволяет просматривать вложения непосредственно в почтовике. Кроме графических вложений поддерживается просмотр любых текстовых форматов - достаточно внести расширения файлов нужных типов в настройку. Аналогичную настройку можно произвести и для офисных файлов (Word, Excel), а также для любых других форматов если на компьютере установлено соответствующее программное обеспечение, которое может его открыть используя OLE Automation.

Для просмотра изображений используется просмотрщик встроенный в Windows XP, благодаря этому поддерживается большое количество форматов.

Модули

Функциональность плагина Potolook легко наращивается за счет дополнительных модулей, количество которых постоянно растет:

• Сжатие/сохранение вложений (в том числе автоматическое). С помощью модуля можно за один клик сжать все вложения в письме, в папке, либо в действии правила сортировки. Предусмотрен выбор архиватора (ZIP, RAR), минимальная степень сжатия и минимальный размер вложения для выполнения обработки.
• Массовая рассылка. С помощью этого модуля можно легко разослать личные письма по шаблону. Достаточно создать произвольное письмо любого формата, в нужном месте с помощью макросов указать имя и адрес получателя. Затем следует добавить любое количество адресатов, и после использования модуля будут созданы персональные письма для каждого получателя, остается только отправить почту. Таким образом, все получатели рассылки получат персональные письма и у них создастся впечатление, что письмо написано только им.
• Почтовые конференции. Модуль предоставляет множество дополнительных возможностей для работы с почтовыми конференциями (листами): отсылку наиболее распространенных команд серверу, обработка содержимого письма, автоматическое удаление рекламы, приведение в порядок тем (удаление повторяющихся и неинформативных символов). Некоторые возможности пригодятся не только пользователям почтовых конференций.
• Ответ по шаблону. Модуль добавляет дополнительное действие для сортировщика писем, с помощью которого можно автоматически выполнить любой шаблон. Эта функция очень полезна для автоматизации работы с почтой.
• Перемещение дубликатов. Модуль позволяет переместить дубликаты писем в другие папки и при необходимости удалить их.
• и другие.

Помимо этого разрабатывается модуль CRM - системы для управления взаимоотношениями с клиентами на основе Outlook. Модуль будет полезен небольшим компаниям для систематизации базы клиентов и удобного отслеживания корреспонденции.

Основной идеей плагина Potolook является создание единой площадки для разработки дополнительных модулей. Плагин имеет открытую архитектуру и поставляется с исходным кодом ядра и модулей. Используя Potolook теперь легко можно расширять возможности почтовой программы Microsoft Outlook. Если Вы используете в своей работе макросы на VBScript, то можно с легкостью вызывать функции плагина Potolook и его модулей.

Заключение

Microsoft Outlook является мощным почтовым клиентом и органайзером, а его возможности работы в связке с почтовым сервером Microsoft Exchange делают его незаменимым для корпоративных пользователей. Вместе с этим Outlook не имеет некоторых удобных возможностей, которые давно реализованы в других почтовиках. Благодаря поддержке плагинов для Outlook нет нерешаемых задач и практически все недостатки можно исправить. Potolook - универсальный плагин, который, гармонично встраиваясь в Outlook, позволяет значительно расширить набор его функций и будет полезен многим пользователям.