Совместная работа пользователей Microsoft Office 2003 с пользователями предыдущих версий Office

Опубликовано: 1 мая 2003 г. | Обновлено: 3 июня 2003 г.
Переведено: 14 января 2007 г.

Аннотация

В данном документе представлен обзор форматов файлов, используемых в Microsoft Office 2003. Рассматриваются стратегии совместного использования форматов файлов различных версий программного обеспечения, перечисляются имеющиеся возможности совместного использования файлов, а также приводятся ссылки на дополнительные ресурсы.

На этой странице

Введение

С выпуском каждой новой версии Microsoft Office корпорация Microsoft пыталась удовлетворить все возрастающие требования пользователей к улучшенной функциональности программного обеспечения и простоте его использования. В некоторых случаях такие улучшения требовали внесения изменений в формат файлов, в котором должны сохраняться документы. Например, такие возможности Microsoft Office 97, как общие книги в Microsoft Excel, поддержка VBA-макросов (Visual Basic for Applications) в Microsoft Word, а также возможность сохранения документов Microsoft PowerPoint в формате HTML потребовали внесения изменений в формат файлов Office 95. Таким образом, пользователи, использующие приложения Office 95 совместно с более поздними версиями приложений, должны позаботиться о поддержке нескольких форматов файлов.

Помимо необходимости поддержки разных форматов файлов пользователям также потребуется обеспечить контроль над правильностью их использования, а также поддержку улучшенных возможностей приложений. Поддержка определенных возможностей может как зависеть от формата файла, так и не зависеть от него. Например, в случае, если корпоративные пользователи планируют использовать Office 2003 совместно с более ранними версиями Office, они должны учесть некоторые аспекты совместного использования файлов даже при условии, если файлы будут иметь одинаковый формат.

В данном документе представлен обзор форматов файлов, используемых в Microsoft Office 2003. Рассматриваются стратегии совместного использования форматов файлов различных версий программного обеспечения, перечисляются имеющиеся возможности совместного использования файлов, а также приводятся ссылки на дополнительные ресурсы. Ссылки, представленные в данном документе, относятся к следующим приложениям Office 2003, имеющим функциональные отличия от предыдущих версий: Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office Outlook 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003 и Microsoft Office Access 2003.

К началу страницы

Обзор форматов файлов Office 2003

Форматы файлов Word 2003, Excel 2003 и PowerPoint 2003 остались теми же, что были в Office 97. Поэтому пользователям, которые производят обновление Office 97, Office 2000 или Office XP, не нужно будет производить преобразование файлов для приложений этих версий Office.

Некоторое особое форматирование, имеющееся в Office 2003, Office XP и Office 2000, а также некоторые дополнительные возможности не будут отображаться при открытии файлов этих версий Office в приложениях Office 97. В большинстве случаев приложения Office 97 не изменяют особое форматирование в файлах, созданных в более поздних версиях Office, тем самым позволяя повторно открывать эти файлы в Office 2003, Office XP или Office 2000. Благодаря этому компании, использующие Office 97, Office 2000 или Office XP, могут осуществить переход на эффективное использование Office 2003, не заботясь о необходимости согласования форматов документов с пользователями предыдущих версий Office. Тем не менее, следует учесть то, что в состав Office 95 входят приложения, формат файлов которых по умолчанию не является совместимым с форматами файлов Office 97, Office 2000, Office XP и Office 2003.

В Access 2003 используется тот же формат файлов, который использовался в Access 2000. Этот формат обеспечивает поддержку кодировки Юникод, независимо от языковой версии Office. Благодаря этому организациям, осуществляющим обновление Access до версии Access 2003, не нужно выполнять преобразование баз данных Access 2000 или Access 2002. Пользователи Access 2003 могут использовать имеющиеся базы данных без каких-либо потерь в функциональности.

В Office 97 корпорация Microsoft предоставила пользователям возможность сохранять файлы в формате HTML, благодаря чему служащие могли публиковать свои документы на веб-узлах. Как и в Office XP в приложениях Office 2003 осуществлена поддержка формата HTML наряду с двоичным форматом. Это позволяет пользователям работать с HTML-документами точно так же, как они сегодня работают с обычными документами, использующими двоичный формат. При этом обеспечивается целостность всего сложного содержимого документов Office даже в том случае, если используемые веб-обозреватели сегодня не поддерживают имеющиеся в Office возможности. Более того, эти HTML-документы можно повторно открывать и редактировать в приложениях Office 2003. Такие новые возможности делают размещение документов на веб-узлах сети Интернет таким же простым, как печать документов на принтере.

Также в Office 2003 введена поддержка форматов файлов XML в приложениях Word 2003 и Excel 2003.

К началу страницы

Подготовка к преобразованию файлов в формат Office 2003

При обновлении Office до версии Office 2003 у пользователей может возникнуть необходимость совместно работать с файлами, созданными в более ранних версиях Office. Администраторы рабочих станций путем тщательной подготовки могут обеспечить совместимость файлов, созданных с помощью приложений разных версий Office, таким образом, что в процессе перехода на использование новой версии Office это не окажет негативного влияния на общую производительность труда сотрудников.

Примечание. Для получения общих сведений о процессе перехода на использование новой версии Office, включая обновление файлов до версии Office 2003, поддержку преобразования макросов, а также информацию относительно совместного использования файлов пользователями Office 95, Office 97, Office 2000, Office XP и тех, кто использует Office 2003, обратитесь к разделу «Приложению А. Обновление предыдущих версий Microsoft Office».

Первое, что необходимо сделать при подготовке к переходу на использование Office 2003 - проанализировать приложения, которые используются на рабочих станциях в компании, и определить используемые форматы файлов.

Ниже приводятся рекомендации для случаев, когда используются форматы файлов разных версий Office:

• Приложения Office 4.x и Office 95 используют одинаковый формат файлов. Например, пользователь, которой работает с Word 6.0, может открывать, просматривать и редактировать документы, сохраненные в Word 95, и наоборот.

• Форматы файлов Office 97, Office 2000, Office XP и Office 2003 совместимы. Например, пользователь, работающий с Excel 97 или Excel 2002, может открывать, просматривать и редактировать книги, сохраненные в формате Excel 2003, и наоборот. Однако следует учесть, что открытие файлов, созданных в Office XP и Office 2000, в приложениях Office 97 приведет к тому, что дополнительные возможности и особое форматирование, доступное в этих версиях Office, отображаться не будут. При этом в большинстве случаев приложения Office 97 обеспечат сохранность основных данных, что позволит повторно открыть эти файлы в Office XP или Office 2000.

• Access 2000 и более поздние версии Access используют новый формат файла, обеспечивающий поддержку кодировки Юникод, независимо от языковой версии Office. Кроме того, поддерживается открытие и преобразование файлов Access 97.

• Примите к сведению, что в Office 97, Office 2000, Office XP и Office 2003 имеется встроенная поддержка открытия, чтения, редактирования и сохранения файлов, созданных в приложениях Office 4.x и Office 95.

Если в компании повсеместно используется Office 97, то все файлы (за исключением файлов Microsoft Access), созданные в Office 2000 и Office 2003, будут совместимы с используемой версией Office. Однако если в компании используется Office 4.x, Office 95 или офисные приложения стороннего разработчика, администраторам необходимо продумать стратегию использования различных версий файлов. Наличие такой стратегии гарантирует, что во время процесса перехода на использование новой версии Office 2003 будет существовать возможность совместной работы с файлами, созданными в разных версиях Office.

К началу страницы

Определение возможностей, доступных при совместном использовании файлов

После того, как Вы определите необходимость разработки стратегии совместного использования форматов файлов Office 2003 с форматами файлов предыдущих версий Office, Вам необходимо определить возможности, которые будут доступны пользователям при совместной работе с файлами. Вам также необходимо рассмотреть варианты для тех пользователей, кому необходимо просто просматривать документы Office 2003. Наконец, Вам необходимо будет определить, какие именно возможности будут предоставляться пользователям, и каким именно образом.

Предоставление возможности открытия и записи для тех, кто использует ранние версии Office или бизнес-приложения сторонних разработчиков

Пользователи привыкли работать с общими файлами, не задумываясь о том, с помощью какой программы создавались эти файлы, или о том, какие действия необходимо предпринять для их просмотра. Чтобы обеспечить возможность совместного использования подобного рода информации, Вам необходимо выбрать одну из трех возможностей, представленных ниже (выбор необходимо производить в зависимости от имеющихся требований):

• Сохранение файлов в двойном формате позволяет служащим сохранять файлы в формате совместимом как с Office 2003, так и с предыдущими версиями Office. Тем самым предоставляется возможность открывать и просматривать файлы как пользователям Office 2003, так и пользователям более ранних версий Office.

• Конвертеры предоставляют пользователям Office 95, Office 2000, а также пользователям бизнес-приложений сторонних разработчиков возможность чтения/записи в файл, созданном в другом приложении.

• Сохранение файла в формате предыдущих версий позволяет пользователям Office 2003 сохранять файлы в форматах более ранних версий.

Возможность первая - сохранение файла в двойном формате и в формате RTF

Возможность сохранения файла в двойном формате была специально предусмотрена для компаний, которые постепенно переходят на использование Microsoft Office 2003. В Excel 2003 и PowerPoint 2003 имеется формат файла, сохранение в котором позволяет открывать файл как в Office 97, Office 2000, Office XP, Office 2003, так и в более ранних версиях, поскольку в таком файле записана информация для разных версий приложений. Например, если пользователь Microsoft Excel 2003 при сохранении файла выберет форматы Microsoft Excel 97-2003 и 5.0/95, то в одном файле книги будут записаны два потока данных: один - для Microsoft Excel версий 97-2003 и один - для 5.0/95. Когда пользователь откроет этот файл с помощью Excel 97 или более поздней версии, то он будет работать с потоком данных, предназначенным для Microsoft Excel версий 97-2003. Несмотря на то, что размер файла такого двойного формата будет больше обычного, его использование упрощает работу с различными версиями приложений. После того, как будет полностью осуществлен переход на использование Office 2003, такие файлы можно сохранить в стандартном формате Office 2003.

Хотя Word 2003 не предоставляет возможности сохранять файлы в двойном формате, он позволяет сохранять файлы в формате RTF (Rich Text Format). Использование этого формата позволяет сохранить привычное форматирование текста, что позволяет открывать эти документы как в Word 5.0/95, так и в Word 97-2003.

Ниже описываются преимущества и недостатки использования двойного формата файла в Excel 2003 и PowerPoint 2003, а также сохранения документов Word 2003 в формате RTF.

Сохранение документов Microsoft Word 2003 в форматах Microsoft Word 97-2003 и 6.0/95–RTF

• Преимущества. Открывать и редактировать документы, сохраненные в таком формате, можно во всех версиях Microsoft Word. При этом пользователям Microsoft Word 6.0 или Word 95 не придется для этого устанавливать дополнительное программное обеспечение.

• Недостатки. Размер документов, а также время сохранения увеличиваются. При сохранении документов, открытых в Word 6.0 или Word 95, особое форматирование Word 2003 может быть потеряно.

Сохранение книг Microsoft Excel 2003 в двойном формате (Microsoft Excel 97-2003 и 5.0/95)

• Преимущества. Пользователи всех версий Microsoft Excel могут открывать и редактировать книги, которые были сохранены в двойном формате. При этом пользователям Excel 5.0 и Excel 95 не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение. Потери данных не происходит, поскольку в файл книги записываются два потока данных: один - для версий Excel 97-2003 (включая Excel 98, Macintosh Edition), а второй - для версий Excel 5.0/95.

• Недостатки. Размер книг, а также время их сохранения увеличивается. При открытии файлов в Microsoft Excel 5.0/95 будет отображено уведомление о том, что книга открывается в режиме чтения (однако пользователям также будет предоставлена возможность открыть ее в режиме чтения/записи). При сохранении книги в Microsoft Excel 5.0/95 все особое форматирование и данные Excel 2003 могут быть потеряны. И наоборот, если в Microsoft Excel 2003 при сохранении файла выбрать двоичный формат файла Microsoft Excel 2003, то поток данных Microsoft Excel 95, содержащийся в этом файле, будет потерян. Однако если впоследствии файл будет сохранен в двойном формате, то этот поток будет восстановлен.

Сохранение презентаций PowerPoint 2002 в двойном формате (PowerPoint 97-2003 и PowerPoint 95)

• Преимущества. При сохранении файлов презентаций в двойном формате пользователи всех версий PowerPoint (PowerPoint 95, PowerPoint 97, PowerPoint 2000, PowerPoint 2002 и PowerPoint 2003) смогут их открыть. Пользователи PowerPoint 2003 могут редактировать и сохранять все презентации. Потери данных не происходит, поскольку в файл презентации записывается два потока данных: один - для PowerPoint версий 97-2003 (включая PowerPoint 98, Macintosh Edition) и один - для версии PowerPoint 95. Кроме того, пользователи PowerPoint 4.0 могут использовать конвертер PowerPoint 95, а пользователи PowerPoint 95 могут сразу открывать файлы, поскольку их поддержка имеется по умолчанию.

• Недостатки. Размер файлов презентаций, а также время их сохранения увеличивается. Пользователи PowerPoint 95 должны открывать файлы презентаций в режиме чтения. При сохранении файла презентации в PowerPoint 95 все особое форматирование и данные PowerPoint 2003 могут быть потеряны. И наоборот, если в PowerPoint 2003 при сохранении файла выбрать формат файла PowerPoint 97/2003, то информация PowerPoint 95, содержащаяся в этом файле, будет потеряна. Однако если впоследствии файл будет сохранен в двойном формате, то эта информация будет восстановлена.

Рекомендации

Корпорация Microsoft рекомендует пользователям сохранять файлы в двойном формате вместо применения конвертеров или сохранения файлов в форматах более ранних версий. В этом случае пользователям предыдущих версий Office не нужно будет устанавливать дополнительные компоненты, такие как конвертеры, поскольку поддержка таких файлов будет обеспечена по умолчанию. Все форматирование и возможности Office 2003 в этом случае сохраняются, поскольку файлы сохраняются в формате Office 2003. Кроме того, пользователи, работающие с файлами компании за ее пределами, могут не знать, в каких приложениях эти файлы создавались. Сохранение документов в двойном формате позволяет обеспечить максимальную совместимость с приложениями пользователей, находящихся за пределами компании.

Однако использование двойного формата увеличивает размер сохраняемых фалов, а также время сохранения в два раза. Компании, которые считают это серьезным недостатком, могут использовать конвертеры или сохранение файлов в форматах предыдущих версий Office. В случае, если необходимо лишь чтение документов, целесообразным видится использование формата HTML или применение специальных средств просмотра.

Возможность вторая - конвертеры

Чтобы пользователи Office 95 могли открывать и редактировать документы Office 2003, корпорация Microsoft разработала специальную утилиту, позволяющую преобразовывать файлы Office 2003 в формат файлов Office 95. Пользователи предыдущих версий Office могут просматривать, редактировать и сохранять эти файлы в форматах предыдущих версий приложений Office. Те, кто работают с Office 2003, могут использовать все новые возможности, имеющиеся в приложениях Office 2003. Ниже представлены все преимущества и недостатки использования конвертеров для Word, PowerPoint и других бизнес-приложений.

Открытие документов Word 2003 с помощью конвертера для Word 6.0 или Word 95

• Преимущества. Пользователи всех версий Word могут открывать, редактировать и сохранять документы. Использование этого конвертера при создании общих файлов обеспечивает наилучший результат, поскольку при этом сохраняется все форматирование.

• Недостатки. Пользователям Word 6.0 и Word 95 необходимо установить конвертер для Word 6.0 или Word 95, при этом они не смогут сохранять документы в формате Word 2003. Кроме того, защищенные паролем документы Word 2003 нельзя открыть даже в том случае, если пароль известен пользователю Word 6.0/95. Форматирование и особые возможности Word 2003 не поддерживаются Word 6.0/95 и будут потеряны.

Открытие документов PowerPoint 2003 с помощью конвертера для PowerPoint 95

• Преимущества. Пользователи всех версий PowerPoint могут открывать, редактировать и сохранять документы.

• Недостатки. Пользователям PowerPoint 95 необходимо установить конвертер для PowerPoint 2003, при этом они не могут сохранять документы в формате PowerPoint 2003. Все форматирование и особые возможности PowerPoint 2003, которые не поддерживаются в PowerPoint 95, будут потеряны при сохранении файла в PowerPoint 95.

Другие бизнес-приложения

Пользователи Office 2003, которым необходимо работать с файлами, созданными в других бизнес-приложениях, могут воспользоваться теми конвертерами, которые включены в состав Office 2003. Пользователям других бизнес-приложений необходимо установить подходящие конвертеры, чтобы иметь возможность открывать, просматривать и редактировать файлы Office 2003.

Рекомендации

Как уже было отмечено, корпорация Microsoft рекомендует в тех случаях, когда это возможно, сохранять файлы в двойном формате вместо использования конвертеров или сохранения файлов в форматах предыдущих версий. Тем не менее, использование конвертеров можно порекомендовать в тех случаях, когда необходимо обеспечить сохранность файла формата Office 2003 без увеличения его размера. При использовании конвертеров отсутствует проблема двукратного увеличения объема файла, возникающая при сохранении файлов в двойном формате. Также при использовании конвертеров удается лучше сохранить свойства изображений и OLE–объектов, вставленных в большие документы, чем при использовании других возможностей. Однако для того, чтобы пользоваться конвертерами в приложениях более ранних версий, чем Office 97, конвертеры необходимо сначала установить. В противном случае невозможно будет работать с документом до тех пор, пока не будет найден подходящий конвертер, позволяющий работать с файлом Office 2003. Наибольшим недостатком использования конвертеров является то, что удаленным пользователям может оказаться непросто найти и загрузить подходящий конвертер.

В случае, если ни двойной формат файлов, ни использование конвертеров в Вашей компании неприемлемо, лучшим решением будет сохранение файлов в форматах более ранних версий.

Возможность третья - сохранение файлов в форматах более ранних версий

Сохранение файлов в форматах более ранних версий позволяет автору документа сохранить его в формате, отличном от стандартного формата Office 2003. При этом пользователям, работающим с более ранними версиями Office, не нужно будет ничего менять, чтобы работать с файлами, созданными в Office 2003. После того, как организация полностью перейдет на использование Office 2003, можно будет сменить формат обратно на тот, что используется по умолчанию в Office 2003.

Несмотря на то, что сохранение файлов в форматах более ранних версий позволяет обеспечить взаимодействие с пользователями ранних версий Office, некоторые улучшенные возможности, доступные в приложениях Office 2003, могут быть потеряны, поскольку более ранние версии не поддерживают эти новые возможности. Так, например, если пользователь Excel 2003 создаст файл, в котором будет использоваться веб-запрос, а затем сохранит этот файл в формате Microsoft Excel 5.0/95, то веб-запрос в электронной таблице работать не будет, поскольку он не поддерживается в Excel 5.0/95.

Ниже приведены преимущества, недостатки, а также прочие аспекты, касающиеся сохранения файлов в форматах более ранних версий Word, Excel, PowerPoint и других бизнес-приложений.

Сохранение документов Word 2003 в формате Word 6.0/95

• Преимущества. Пользователи всех версий Word могут открывать, редактировать и сохранять документы. Пользователи других приложений, в которых имеется поддержка файлов Word 6.0/95 (например, Adobe PageMaker или WordPerfect), также могут открывать, редактировать и сохранять документы.

• Недостатки. Возможности, отсутствующие в Word 6.0 или Word 95 (например, такие как использование контура и тени для шрифтов, защита паролем) будут потеряны, когда файл будет сохранен в формате Word 6.0/95. При повторном открытии этого документа в Word 2003, имеющиеся в Word 2003 возможности восстановлены в документе не будут.

Сохранение книг Microsoft Excel 2003 в формате Microsoft Excel 5.0 или Excel 95

• Преимущества. Пользователи всех версий Microsoft Excel могут открывать, редактировать и сохранять книги Excel. Размеры файла соизмеримы с размером файла Excel 2003.

• Недостатки. При сохранении файлов в формате Microsoft Excel 5.0/95 отсутствует возможность использования всех преимуществ, которые имеются в более поздних версиях Excel (например, таких, как проверка данных). Кроме того, поскольку не все возможности Microsoft Excel 2003 поддерживаются в более ранних версиях Excel, то при сохранении в этом формате некоторые данные, а также форматирование могут быть потеряны.

Сохранение презентаций PowerPoint 2003 в формате PowerPoint 95

• Преимущества. Пользователи всех версий PowerPoint (PowerPoint 95, PowerPoint 97, PowerPoint 2000, PowerPoint 2002 и PowerPoint 2003) могут открывать, редактировать и сохранять презентации. При преобразовании в точности сохраняется качество графических элементов.

• Недостатки. Некоторые возможности, имеющиеся в PowerPoint 2003 (а также PowerPoint 2002/2003), будут потеряны, включая связанные с объектами гиперссылки.

Другие бизнес-приложения

Для пользователей Office 2003, которым необходимо использовать файлы, созданные в аналогичных приложениях сторонних разработчиков, Office 2003 предоставляет возможность сохранения файлов в форматах, используемых в этих приложениях. Примером приложений сторонних разработчиков могут служить WordPerfect и Lotus 1-2-3. Office 2003 также позволяет открывать, просматривать и редактировать файлы многих других приложений, включая AmiPro, QuattroPro и Harvard Graphics.

Рекомендации

Сохранять файлы в форматах более ранних версиях рекомендуется в тех случаях, когда не важна потеря некоторых возможностей, которые имеются в Office 2003. При этом также гарантируется полная совместимость файлов при сотрудничестве с другими организациями, в которых используется Office более ранних версий. В компаниях также необходимо ввести системные политики, гарантирующие сохранение документов пользователями Office 2003 в форматах более ранних версий в течение всего периода времени перехода на использование новой версии программного обеспечения. По завершении переходного процесса необходимо проконтролировать изменение формата сохранения документов на формат, принятый по умолчанию в Office 2003.

Для получения дополнительной информации обратитесь к Приложениям Б, В, Г, Д и Е, представленным ниже. В них описываются новые возможности Word 2003, Excel 2003 и PowerPoint 2003, которые могут быть потеряны при сохранении файлов в форматах более поздних версий.

Предоставление доступа в режиме чтения пользователям, не использующим Office

Файлы, созданные в Office 2003, можно также предоставлять для совместной работы пользователям, не имеющим Office. Однако такие пользователи смогут только открывать документы, просматривать их и отправлять на печать. Для обеспечения этих возможностей необходимо воспользоваться одним из двух представленных ниже способов:

• Сохранение в формате HTML позволяет пользователям, работающим с Office 2003, сохранять документы в формате HTML и размещать их на веб-узлах, где их можно будет просмотреть с помощью любого веб-обозревателя.

• Использование специальных средств просмотра позволяет пользователям открывать, просматривать и отправлять на печать файлы, созданные в других приложениях.

Возможность первая - сохранение файлов в формате HTML

Корпорация Microsoft улучшила передачу форматирования и прочих особенностей при сохранении файлов в формате HTML. Поддержка этого формата упрощает создание, распространение, управление, а также просмотр информации в сети Интернет или во внутренней сети компании. Кроме того, Office 2003 позволяет выполнять обратное преобразование, благодаря чему документы, сохраненные в формате HTML, можно открывать и редактировать в том приложении, в котором они создавались, притом без какой-либо потери функциональных возможностей.

Пользователи систем Macintosh, DOS и UNIX могут просматривать документы Office 2003 с помощью своих веб-обозревателей. Все сложное форматирование, имеющееся в Office 2003, сохраняется в документах, размещенных в сети Интернет или во внутренней сети компании, доступ к которым предоставляется служащим.

Возможность вторая - использование специальных средств просмотра

Пользователи 16- и 32-разрядных операционных систем Microsoft Windows, не использующие Microsoft Office, могут воспользоваться специальными средствами просмотра, позволяющими открывать, просматривать и отправлять на печать документы Office 2003. Изменять форматирование открытых документов невозможно, поскольку файлы открываются в режиме чтения и отображаются с тем форматированием, которое использовалось при сохранении документа. Ниже представлены преимущества и недостатки использования специальных средств просмотра.

Использование Word Viewer 2003 для просмотра документов Word

• Преимущества. Пользователи всех версий Word, а также те, кто не используют Word, могут открывать, просматривать и отправлять на печать документы.

• Недостатки. При использовании Word Viewer невозможно создавать или редактировать документы Word, кроме того, для просмотра документов Word 2003 на всех рабочих станциях, на которых используется Word 6.0/95, необходимо установить Word Viewer .

Использование Excel Viewer 2003 для просмотра книг Excel

• Преимущества. Пользователи всех версий Excel, а также те, кто не используют Excel, могут открывать, просматривать и отправлять на печать книги Excel.

• Недостатки. При использовании Excel Viewer невозможно создавать или редактировать книги Microsoft Excel, кроме того, для просмотра книг Microsoft Excel на всех рабочих станциях, на которых используется Excel 5.0/95, необходимо установить Excel Viewer.

Использование PowerPoint Viewer 2003 для просмотра презентаций PowerPoint

• Преимущества. Пользователи всех версий PowerPoint, а также те, кто не используют PowerPoint, могут открывать, просматривать и отправлять на печать презентации PowerPoint. Благодаря сжатию информации файлы PowerPoint 2003 занимают на диске меньше места, чем файлы PowerPoint 2000 и других предыдущих версий PowerPoint.

• Недостатки. При использовании PowerPoint Viewer невозможно создавать или редактировать презентации PowerPoint, кроме того, для просмотра презентаций на всех рабочих станциях, на которых используется PowerPoint 95, необходимо установить PowerPoint Viewer.

Использование Access Runtime для просмотра баз данных Access 2003

• Преимущества. Пользователи всех версий Access, а также те, кто не используют Access, могут открывать, просматривать, отправлять на печать и изменять данные. Как и в случае с Word, Excel и PowerPoint Viewer, Access Runtime распространяется бесплатно.

• Недостатки. Access Runtime можно использовать только на рабочих станциях под управлением 32-разрядных операционных систем. Пользователи Access Runtime не могут вносить изменения в структуру базы данных, а также создавать запросы, формы, таблицы и прочие объекты.

Аспекты, которые необходимо учитывать

Вам следует определить, необходимо ли пользователям только просматривать документы или им также необходимо иметь возможность их редактировать. Специальные средства просмотра являются хорошим решением в том случае, если пользователям не нужно редактировать документы. В случае, если пользователям необходимо редактировать документы, следует позаботиться либо о предварительной установке соответствующих конвертеров, либо необходимо сохранять документы в форматах предыдущих версий.

К началу страницы

Обеспечение возможности совместного использования файлов

Сохранение файлов в двойном формате

Ниже описываются возможные действия администраторов рабочих станций, направленные на предоставление возможностей совместного использования файлов в организации.

• Формат по умолчанию. В Office 97 впервые была введена возможность указания формата для Word, Excel и PowerPoint, в котором по умолчанию будут сохраняться документы, книги и презентации. Хотя пользователи могут самостоятельно выбрать формат, в котором будут по умолчанию сохраняться документы, администраторы могут это сделать быстрее для целой группы пользователей, воспользовавшись системной политикой или мастером профилей Microsoft Office (Office Profile Wizard).

  Системные политики. Использование системных политик Windows XP, Windows 2000, Windows 9x или Windows NT 4.0/Windows 2000 позволяет указывать формат, используемый по умолчанию, всякий раз, когда пользователь входит в сеть. С помощью системных политик администраторы рабочих станций могут назначать используемые форматы как для одного пользователя, так и для группы пользователей. После того, как переход на использование Office 2003 будет полностью завершен, с помощью системных политик Вы сможете выбрать собственный формат Office 2003 в качестве формата по умолчанию. Изменения вступят в силу при следующем входе пользователя в сеть. В данном случае для настройки рабочей станции не требуется физического присутствия администратора. Именно по этой причине системные политики являются эффективным временным решением для обеспечения совместного использования файлов.

• Мастер профилей Microsoft Office. Альтернативой системным политикам может выступать мастер профилей Microsoft Office (Office Profile Wizard), который можно использовать при назначении формата, используемого по умолчанию, для определенного числа пользователей Office 2003. Работа мастера заключается в копировании выборочных настроек Office с одной рабочей станции и сохранение их в виде файла для переноса на другие рабочие станции. При таком способе отсутствует необходимость физического присутствия администратора для выполнения настройки. Этот способ можно использовать при наличии любой сетевой инфраструктуры, что позволяет экономить время и силы. Однако, по сравнению с использованием системных политик, этот способ обладает недостатком, который заключается в том, что в этом случае изменение параметров производится однократно. В том случае, если пользователь впоследствии самостоятельно изменит формат, используемый по умолчанию, автоматически привести его к стандарту, используемому в Вашей организации, Вам уже не удастся.

В компаниях, в которых используются разные версии программного обеспечения, стоит придерживаться правила, согласно которому в качестве формата по умолчанию должен быть принят формат наиболее ранней версии используемого приложения. Принятие единого формата обеспечит беспроблемное взаимодействие всех сотрудников компании.

Конвертеры

• Пакет Microsoft Office Converter Pack. Этот пакет позволяет администраторам создавать наборы конвертеров, которые можно легко установить практически без участия конечного пользователя. Установить созданный набор конвертеров можно либо по сети, либо прислав пользователю URL-ссылку по электронной почте (чтобы начать установку пользователю достаточно будет щелкнуть по этой ссылке, после чего вся настройка произойдет автоматически). После установки конвертеры можно использовать для открытия соответствующих файлов Office 2003. Компании также могут использовать программное обеспечение для управления сетевой инфраструктурой (включая Microsoft Systems Management Server), позволяющее организовать централизованное развертывание конвертеров. После того, как будет полностью завершен переход на использование Office 2003, можно выполнить пакетный файл во время загрузки Office 2003, удаляющий все ненужные конвертеры, либо можно вообще их не удалять.

• Расположение файла конвертера в сети. Приложения Office 97 при открытии документов позволяют определить, был ли файл создан в более новой версии программного обеспечения. Конвертеры могут находиться как на общем сетевом ресурсе, так и на веб-узле, и в случае необходимости автоматически будут загружены на рабочую станцию пользователя. Путь к дополнительным конвертерам, которые необходимы приложению, указывается в реестре. Администраторы могут использовать шаблоны для внесения соответствующих изменений в системные политики при указании или изменении расположения конвертера.

Сохранение файлов в формате предыдущих версий

Альтернативой сохранению файлов в двойном формате может служить сохранение файлов в формате предыдущих версий. Этот способ реализуется аналогично, путем использования системных политик или с помощью мастера профилей Microsoft Office (Office Profile Wizard).

Сохранение файлов в формате HTML

Сохранение файлов в формате HTML является альтернативой сохранению файлов в двойном формате и в формате предыдущих версий. Этот способ реализуется аналогично, путем использования системных политик или с помощью мастера профилей Microsoft Office.

Специальные средства просмотра

Некоторые средства просмотра, например такие, как PowerPoint 2003 viewer, входят в состав пакета Microsoft Office Converter Pack. Другие средства могут находиться на сетевом ресурсе, а для их установки может использоваться механизм push или pull, либо пользователи могут подключаться к веб-узлу Microsoft и загружать их самостоятельно.

К началу страницы

Дополнительные ресурсы

Ниже представлены ресурсы, которые могут оказаться полезными при переходе на использование Office 2003.

• Microsoft Office 2003 Resource Kit. Office 2003 Resource Kit представляет собой техническое руководство по Office 2003 для системных администраторов. В нем детально описаны аспекты совместного использования файлов Office 2003 с аналогичными продуктами сторонних разработчиков, предоставляется дополнительная информация о конвертерах, списках форматов файлов, поддерживаемых приложениями Office 2003, а также дается общая информация о преобразовании макросов.

• Microsoft Office 2003 Developer Edition. Office 2003 Developer Edition предназначен для профессиональных разработчиков и содержит все необходимое для быстрого создания, управления и распространения решений на базе Office. Поддержка преобразований макросов не только упрощает переход от специализированных приложений к Office 2003, но и в целом способствует более быстрому переходу на использование Office 2003. Для получения дополнительной информации об этом продукте, а также самой последней информации с форума разработчиков Office Developer, посетите веб-узел http://www.microsoft.com/officedev/ (EN).

• Microsoft Solution Providers. Компании, имеющие статус Microsoft Solution Provider, предоставляют услуги по преобразованию больших, сложных по своей структуре файлов Office, в которых могут присутствовать макросы, специализированные графические объекты, графики и таблицы. Для получения списка сертифицированных компаний, имеющих статус Microsoft Solution Provider, посетите веб-узел https://partner.microsoft.com/global/40014052 (EN).

• Службы Microsoft Technical Services. Все продукты корпорации Microsoft поддерживаются группой технических специалистов, получившей награду за свою работу. Вся информация об известных проблемах и пути их решения представлены на веб-узле справки и поддержки корпорации Microsoft. Предусмотрена также специальная поддержка или получение помощи непосредственно от разработчика. Кроме того, предоставляется персональная поддержка, включающая в себя различные пакеты услуг, позволяющие удовлетворить все запросы потребителей. Для получения дополнительной информации об имеющихся пакетах услуг, а также для получения актуальной информации о найденных проблемах посетите Центр справки и поддержки корпорации Microsoft http://support.microsoft.com/.

К началу страницы

Заключение

Новые возможности Office 2003, новые операционные системы, а также информационные ресурсы предоставляют ИТ-администраторам возможность выбора наиболее подходящей стратегии перехода на использование новой версии программного обеспечения. Такие возможности, как сохранение файлов в двойном формате, использование конвертеров, сохранение файлов в форматах предыдущих версий, сохранение файлов в формате HTML, а также использование специализированных средств просмотра документов позволяют администраторам выбрать наилучшее решение для совместного использования файлов, созданных в разных версиях приложений при переходе на использование новой версии программного обеспечения. Администраторы могут использовать выбранные решения, централизованно управляя ходом их выполнения, и беспрепятственно организовывать работу с общими файлами, независимо от того, какая версия Office используется в данный момент.

Дополнительную информацию Вы можете получить на веб-узле http://www.microsoft.com/office/ .

К началу страницы