Управление записями почтовых сообщений на сервере Exchange 2007

Новая важная особенность сервера Exchange 2007 касается управления записями передачи почтовых сообщений (Messaging Records Management (MRM)). Главный принцип MRM – помогать организации с её требованиями правового соответствия. Это то, в чём не были сильны предыдущие версии сервера Exchange. На пользователя возлагается обязанность распределять сообщения по категориям, таким образом, сообщения хранятся в соответствующих местах. Устаревшие сообщения затем удаляются. Звучит довольно просто, не так ли? В действительности это так, хотя надо понимать некоторые процессы и ознакомиться с терминологией.

Процедура управления записями почтовых сообщений (MRM)

Как я упомянул, с MRM пользователи могут распределять сообщения по категориям и убеждаться, что эти сообщения сохранены. Где они сохраняются? Один из ключевых компонентов MRM – это управляемая папка. Фактически, существуют два типа управляемых папок, а именно: управляемые папки, созданные по умолчанию(managed default folders), и управляемые папки, созданные пользователем(managed custom folders). Управляемые папки, созданные по умолчанию, базируются на названиях папок, которые уже существуют в почтовых ящиках пользователей, например, «Входящие», или «Отправленные». В то время как управляемые пользовательские папки, создаются администраторами сервера обмена и, по существу, являются дополнительными папками в почтовых ящиках пользователей. Их можно увидеть через Outlook и OWA, они не могут быть удалены, перемещены или переименованы. К примеру, Рисунок 1 показывает, как управляемые папки выглядят внутри OWA- клиента. Заметьте, что опции «удалить» и «переименовать» недоступны при двойном щелчке по этим папкам.

Рисунок 1: Управляемые папки в OWA

В этой статье мы рассмотрим, как вам создать эти управляемые папки и как установить настройки сохранения. Сейчас для нас важно то, что именно пользователи распределяют сообщения по категориям, помещая их в подходящую управляемую папку либо вручную, либо с помощью правил. Если сообщения помещаются в управляемые папки с целью сохранения, то, следовательно, должна быть и процедура удаления ненужного содержимого. MRM даёт вам возможность контролировать ненужный контент, основываясь на давности или типе сообщения. Это мы также рассмотрим в этой статье.

На Рисунке 1 вы уже видели, как выглядят управляемые папки в OWA. Вы заметите, что все названия управляемых папок на Рисунке 1 – это пользовательские названия, созданные мной. Следовательно, они считаются управляемыми папками, созданными пользователем (managed custom folders). Взгляните на Рисунок 2 внизу, чтобы увидеть список папок, созданных по умолчанию (managed default folders), их можно настраивать. Заметьте, что Панель действий была удалена из консоли Exchange Management Console (EMC) для ясности. Для того чтобы видеть управляемые папки, созданные по умолчанию, через EMC, выполните следующие шаги:

1. Запустите EMC.
2. Раскройте узел Organization Configuration, затем щёлкните Mailbox.
3. На панели результата выберите кнопку Managed Default Folders.

Чтобы видеть эту информацию через оболочку Exchange Management Shell (EMS), выполните соответствующую команду Get-ManagedFolder. Это показано на Рисунке 3.

Рисунок 2: Управляемые папки, созданные по умолчанию

Рисунок 3: Результат команды Get-ManagedFolder

В оставшейся части этой статьи давайте рассмотрим первые два шага из пяти, которые необходимы для осуществления MRM. Во второй части этой статьи я рассмотрю оставшиеся три шага.

Шаг 1: Создать управляемые папки

Управляемые папки Managed default folders создаются автоматически, когда устанавливается Exchange 2007. Однако вы имеете возможность создать дополнительные управляемые папки этого типа, если захотите. Управляемые папки Managed custom folders создать довольно просто как через EMC, так и через EMS. Давайте для примера пройдём процедуру создания управляемых папок и выполним соответствующие настройки контента. Не забывайте, мы создаём папки лишь как пример, чтобы дать вам представление об этой процедуре. В реальности эти папки ни имеют большого значения.

• Проверьте, есть ли у пользователей в папках «Входящие» сообщения, которые храниться уже более 90 дней. Найдя, эти документы помещают в управляемую пользовательскую папку под названием Old Inbox Items (Старые входящие файлы), где они хранятся последующие 180 дней.
• Создайте управляемые пользовательские папки, где хранятся документы двух разных проектов, а именно «Проект X » и «Проект Y». Эти документы сохраняются в течение 365 дней.

Первое, что нужно сделать - это создать новые управляемые пользовательские папки. Вот как это сделать:

1. Запустите EMC.
2. Раскройте узел Organization Configuration, затем щёлкните Mailbox.
3. Либо щёлкните правой кнопкой мыши объект почтового ящика и выберите опцию New Managed Custom Folder, либо выберите ту же самую опцию с Панели действий.
4. Появляется мастер создания новой управляемой пользовательской папки (New Managed Custom Folder wizard), имеющий окно, которое вы сейчас видите, плюс окно завершения процесса. Первое окно показано ниже на Рисунке 4.
5. Рисунок 4: Мастер Managed Custom Folder Wizard
6. В первом окне нужно ввести следующую информацию:

   Поле «Название» - это название управляемой папки, созданной пользователем, которую видно в EMC и EMS.

   Поле Display the following name (Показывать следующее название) – это имя папки, которое пользователи видят в Outlook или OWA. Это поле автоматически заполняется той же информацией, что вы ввели в поле «Название», но вы можете изменить это поле, если хотите. В моём случае оба поля имеют название Old Inbox Items. Имеется опция ограничения размера управляемой пользовательской папки. Я установил ограничение в 1024KB. Это значит, что каждому пользователю выделяется 1MB в управляемой пользовательской папке. Это слишком низкая цифра, чтобы быть значительной. Я ввёл эту величину для того, чтобы мне было легче имитировать то, что происходит, когда превышен лимит памяти.

   Есть поле, заполняемое по желанию, для описательной информации, которая показывается пользователям в Outlook или OWA. Рисунок 5 даёт пример того, как это видят пользователи в OWA и как прогрессирует ограничение выделенной памяти.

   Наконец, есть опция, которая не позволяет пользователям сворачивать описательную информацию в Outlook или OWA.

7. Когда введена вся важная информация, нажмите кнопку New. Затем появляется окно завершения процедуры, которое показывает вам команды EMS для создания управляемой пользовательской папки через PowerShell. Используется команда:

   New-ManagedFolder -Name 'Old Inbox Items' -FolderName 'Old Inbox Items' -StorageQuota '1MB' -Comment 'Inbox items older than 90 days are placed here for your review.' -MustDisplayComment $true (Новый-Управляемая папка-Имя «Старые входящие сообщения»-Название папки « Старые входящие сообщения»-Размер памяти «1MB»-Комментарий «Входящие сообщения, которым больше 90 дней, помещаются сюда для вашего обозрения»-Обязательно показывать комментарий).

Затем я повторил вышеуказанные шаги, чтобы создать управляемые пользовательские папки с именами Project X и Project Y.

Рисунок 5: Комментарий к управляемой пользовательской папке

Кстати, поскольку я упомянул факт, что вы можете устанавливать лимит памяти для этих папок, вероятно, вы желаете знать, что произойдёт, если вы превысите этот лимит. Рисунок 6 показывает, как выглядит комментарий назначения лимита памяти, когда вы превысили свой лимит. Рисунок 7 показывает вам предупреждение, которое вы получаете, пытаясь добавить дополнительные документы в папку, которая исчерпала лимит. Вот как эти сообщения выглядят в OWA.

Рисунок 6: Комментарий лимита памяти управляемой пользовательской папки

Рисунок 7: Предупреждение о превышении лимита памяти

Шаг 2: Создать настройки управляемого контента

Следующий кусочек картинки-пазла под названием MRM (Управление записями сообщений) - это настройки управляемого контента. Настройки управляемого контента фактически применимы как к управляемым папкам, созданным по умолчанию, так и к управляемым пользовательским папкам, таким, которые мы только что создали. В нашем случае мы хотим применить настройки к папке «Входящие» (Inbox), созданной автоматически, а также к нашим трём управляемым пользовательским папкам. Это значит, что мы сделаем три разные настройки управляемого контента (обе настройки контента для папок с именем «Проект», по сути, одинаковые). Настройки управляемого контента позволяют вам выполнять различные опции, такие как: перемещение документов в папку «Удалённые» (Deleted), или в, выбранную вами, управляемую пользовательскую папку, или, может быть, вы хотите постоянно удалять эти документы. Следовательно, так как настройки управляемого контента применяются к управляемым папкам, вы должны выбрать своей целью управляемые папки, созданные по умолчанию, либо создать, по меньшей мере, одну управляемую пользовательскую папку, прежде чем вы сможете создать настройки управляемого контента. Вот как можно создать наши настройки управляемого контента для папки «Входящие», автоматически созданной программой.

1. Запустите EMC.
2. Раскройте узел Organization Configuration, затем щёлкните Mailbox.
3. Выберите кнопку Managed Default Folders, и вы увидите список управляемых папок, созданных по умолчанию, как показано выше на Рисунке 2.
4. Выделите папку «Входящие», созданную автоматически программой, а затем либо щёлкните по ней правой кнопкой и выберите опцию New Managed Content Settings (Новые настройки управляемого контента), либо выберите ту же самую опцию на панели действий.
5. Появится мастер создания новых настроек управляемого контента (New Managed Content Settings) с окном приветствия. Это показано на Рисунке 8. Давайте взглянем на опции, которые нужно настроить:
   • В поле Name of the managed content settings (Название настроек управляемого контента) введите понятное имя, которое будет видно в EMC и EMS. Я введу следующее: « Входящие файлы, которым более 90 дней» (Old inbox items older than 90 days).
   • В выпадающем списке Message type (Тип сообщения) выберите тип файлов, который будет назначен. Варианты такие: All Mailbox Content, Calendar Items, Contacts, Documents, Faxes, Journal Items, Meeting Requests Responses and Cancellations, Missed Calls, Notes, Posts, RSS Items, Tasks and Voicemail (Весь контент почтового ящика, Календарные документы, Контакты, Документы, Факсы, Документы журнала, Ответы на просьбы о встрече, Отмены, Потерянные вызовы, Заметки, Почта, Документы RSS, Задания и Голосовая почта). Так как я хочу, чтобы было затронуто всё, что храниться более 90 дней, я выбрал All Mailbox Content (Весь контент почтового ящика).
   • Мы должны настроить сохранение сообщений, так что ставим галочку напротив Length of retention period (days) (Длительность периода хранения (дни)) и добавляем значение 90.
   • Поскольку вышеуказанная опция была выбрана, теперь стало возможным указать, когда начинается период хранения. Я заинтересован, чтобы период хранения начинался, когда сообщения доставлены, так что я оставляю выбор по умолчанию. Другая опция имеет название When item is moved to the folder (Когда документ перемещают в папку).
   • Сейчас также возможно определиться, какое действие предпринимать в конце периода хранения (поле Action to take at the end of the retention period). Я выбрал опцию Move to a Managed Custom Folder (Перемещать в управляемую пользовательскую папку), нажал кнопку просмотра (Browse) и затем выбрал ранее созданную папку Old Inbox Items (Старые входящие документы). Другие варианты здесь: Move to the Deleted Items folder(Переместить в папку «Удалённые документы»), Delete and Allow Recovery, (Удалить с возможностью восстановления), Permanently Delete (Постоянно удалять) и Mark as Past Retention Limit (Пометить как с истекшим лимитом хранения).
   • По завершении это окно выглядит, как на Рисунке 8.
   • Рисунок 8: Мастер Managed Content Settings
6. Нажатие кнопки Next приведёт вас в окно ведения журнала, где возможно отправлять копии по альтернативному адресу. Здесь есть возможность выбрать любой тип почтового реципиента, такие как: почтовый ящик, список распределения, или контакт. Я не выбрал эту опцию в этом примере.
7. Нажатие кнопки Next приведёт вас в окно сводки конфигурации, за которым следует окно завершения процесса. Оно снова покажет вам команду EMS для создания этой конфигурации через PowerShell.

Используются команды:

New-ManagedContentSettings -Name 'Inbox items older than 90 days' -FolderName 'Inbox' -RetentionAction 'MoveToFolder' -AddressForJournaling $null -AgeLimitForRetention '90.00:00:00' -JournalingEnabled $false -MessageFormatForJournaling 'UseTnef' -RetentionEnabled $true -LabelForJournaling '' -MessageClass '*' -MoveToDestinationFolder 'Old Inbox Items' -TriggerForRetention 'WhenDelivered'

Стоит помнить, что когда вы создали ваши настройки управляемого контента, они появляются под соответствующей папкой, с которой они связаны. Это показано на Рисунке 9. Ещё раз напомню, что Панель действий убрана для ясности.

Рисунок 9: Настройки контента, связанные с управляемыми папками, созданными по умолчанию

Затем я продолжил создавать дополнительные настройки управляемого контента для управляемых пользовательских папок Old Inbox Items, Project X и Project Y. Конфигурация настроек управляемого контента ‘Old inbox items older than 180 days’ («Старые входящие файлы, которым больше 180 дней») применяется для всего контента папки и постоянно удаляет все документы в папке Old Inbox Items, которым больше 180 дней. В то время как настройки управляемого контента с именами ‘Documents relating to Project X’ и ‘Documents Relating to Project Y’ («Документы, относящиеся к Проекту X» и «Документы, относящиеся к Проекту Y») применяются только к текстовым файлам и удаляют те файлы, которым более 365 дней. Как видите, всё подстраивается под ваши нужды.

Хочу завершить первую часть этой статьи, обращая ваше внимание на управляемую папку Entire Mailbox (Весь почтовый ящик), созданную по умолчанию, которую вы, вероятно, заметили на Рисунке 9. Её можно использовать, чтобы применить настройки управляемого контента ко всем папкам в почтовом ящике пользователя за исключением управляемых пользовательских и созданных по умолчанию папок, уже связанных с почтовой политикой управляемой папки. Я расскажу о почтовых политиках управляемой папки во второй части этой статьи.