Управление записями почтовых сообщений на сервере Exchange 2007

В первой части этой статьи мы рассмотрели, что такое Messaging Records Management (MRM) (Управление записями почтовых сообщений), а затем перешли к обзору первых двух шагов из пяти, которые необходимы для его осуществления. Первый шаг требовал создания или идентификации необходимых управляемых папок, а именно: управляемых папок, созданных пользователем, и управляемых папок, созданных автоматически. После того как они были созданы, мы установили настройки управляемого контента, применяемые к этим управляемым папкам. Теперь мы рассмотрим три оставшихся шага, необходимых для завершения процесса. Вот они:

• Создать почтовые политики управляемой папки.
• Применить почтовые политики управляемой папки.
• Назначить ассистента управляемой папки.

Шаг 3: Почтовые политики управляемой папки

Третий шаг - создать почтовые политики управляемой папки. В первой части этой, состоящей из двух частей, статьи мы создали три управляемые папки пользователя, которые в то же время связывают пользователей с почтовой политикой управляемой папки. Это одна из ключевых вещей при рассмотрении почтовой политики управляемой папки: все управляемые папки, связанные с этой политикой, создаются в то же самое время, когда политика связывается с почтовым ящиком пользователя. Чтобы создать такую политику через консоль Exchange Management Console (EMC), сделайте следующее:

1. Запустите EMC.
2. Откройте узел Organization Configuration и нажмите Mailbox.
3. Либо щёлкните правой кнопкой мыши по объекту почтового ящика и выберите опцию New Managed Folder Mailbox Policy, либо выберите ту же опцию на Панели действий.
4. Появится мастер создания новой почтовой политики управляемой папки (New Managed Folder Mailbox Policy wizard), который состоит из окна, которое вы видите, и окна завершения процесса. Первое окно показано ниже на Рисунке 10.
5. Рисунок 10: Мастер создания новой почтовой политики управляемой папки
6. В первом окне впишите подходящее имя в первое поле для почтовой политики управляемой папки. Допустим, что все наши управляемые пользовательские папки должны появиться в почтовом ящике каждого пользователя, так что назовём эту политику Default Managed Custom Folders(Автоматически создаваемые управляемые пользовательские папки).
7. В области под названием Specify the managed folders that you want to link to this policy (Определите управляемые папки, которые хотите связать с этой политикой) нажмите кнопку «Добавить» (Add), затем появится окно Select Managed Folder (Выбрать управляемую папку). Здесь вы увидите все доступные управляемые папки, включая пользовательские и автоматически создаваемые управляемые папки. Я добавил пользовательские управляемые папки с именами Inbox, Old Inbox Items, Project X и Project Y. Заметьте, что при необходимости можно выбрать несколько папок с помощью клавиш «Shift » и «Ctrl». Очевидно, что нам нужно добавить папку «Входящие» (Inbox), чтобы обеспечить применение наших настроек управляемого контента к входящим файлам. Конечно, это не приведёт к созданию папки «Входящие», поскольку это автоматически создаваемая управляемая папка, которая уже существует. Это окно показано на Рисунке 11. Сделав дело, нажмите OK, что вернёт вас в предыдущее окно.
8. Рисунок 11: Добавление папок в политику
9. После нажатия кнопки New появляется окно завершения процедуры, которое показывает нам команду оболочки Exchange Management Shell (EMS), используемую для создания этой политики. Нажатие Finish завершает работу мастера.

Команда EMS для создания почтовой политики управляемой папки прямая:

New-ManagedFolderMailboxPolicy -Name 'Default Managed Custom Folders' -ManagedFolderLinks 'Old Inbox Items','Project X','Project Y'

Шаг 4: Применить почтовые политики управляемой папки

Предпоследний шаг – применение почтовой политики управляемой папки, которую мы только что создали, к нашим пользователям. Как я выразился ранее в Шаге 3, допустим, что мы хотим применить нашу политику ко всем пользователям. Вероятно, самый простой способ – сделать это через EMS, так как мы можем легко использовать эти политики сразу для многих почтовых ящиков. Вот соответствующая команда для применения ко всем пользователям политики автоматически создаваемых пользовательских папок:

Get-Mailbox | Set-Mailbox –ManagedFolderMailboxPolicy 'Default Managed Custom Folders'

Вы, может быть, помните из чтения PowerShell, что в строке выше мы передали результат одной команды (Get-Mailbox) в следующую команду, которая устанавливает политики. Get-Mailbox, конечно, «найдёт» все почтовые ящики. Вы могли бы поступить по-умному, если уточните ваш выбор, включив только определённые значения, установленные по особым атрибутам Active Directory. Например, вы можете найти всех пользователей, у которых атрибут Активной директории ‘Title’ присвоен ‘Manager’ через следующую команду:

Get-User | Where-Object {$_.RecipientType -eq "UserMailbox" -and $_.Title -eq "Manager"}

Вы заметите использование типа получателя UserMailbox, который предназначен для всех пользователей почтовых ящиков, поскольку на этот раз мы используем Get-User, а не Get-Mailbox. Чтобы выполнить всю команду, нам нужно установить почтовую политику управляемой папки по этим результатам, так что команда такая:

Get-User | Where-Object {$_.RecipientType -eq "UserMailbox" -and $_.Title -eq "Manager"}| Set-Mailbox -ManagedFolderMailboxPolicy "Default Managed Custom Folders

После выполнения команды вы можете обнаружить предупреждения и ошибки в зависимости от определённых обстоятельств. К примеру, вы можете увидеть предупреждение, которое показано на Рисунке 12, информирующее, что клиенты старше Outlook 2003 SP2 не поддерживаются.

Рисунок 12: Предупреждение Set-Mailbox

Что происходит в ситуации, когда Exchange 2007 сосуществует с Exchange 2003? В такой ситуации велика вероятность, что не все почтовые ящики пользователей будут перемещены на Exchange 2007 ко времени, когда администратор создаёт MRM-политики. Если эти политики применяются ко всем пользователям, EMS покажет ошибку, как на Рисунке 13. Как видите, невозможно установить эту политику на почтовый ящик Exchange 2003.

Рисунок 13: Ошибка Set-Mailbox

Чтобы применить почтовые политики управляемой папки через EMC, следуйте этим шагам:

1. Запустите EMC.
2. Откройте узел Recipient Configuration (Конфигурация получателя) и нажмите Mailbox.
3. На панели результата найдите соответствующий почтовый ящик пользователя, щелкните по нему правой кнопкой и выберите Properties (Свойства) из контекстного меню.
4. Открыв свойства пользователя, нажмите кнопку Mailbox Settings.
5. Выберите Messaging Records Management и нажмите кнопку Properties.
6. В окне результата Messaging Records Management выберите Managed folder mailbox policy, и затем нажмите кнопку Browse (Просмотр).
7. В окне результата Select Managed Folder Mailbox Policy выберите соответствующую политику. В нашем случае мы выбираем здесь политику Default Managed Custom Folders. Нажмите OK.
8. Снова мы в окне Messaging Records Management. Вы должны видеть окно, как на Рисунке 14 ниже.
9. Рисунок 14: Политика, возможная через EMC
10. Нажмите OK и вернётесь обратно в главное окно EMC.

Шаг 5: Назначить ассистента управляемой папки.

Для того чтобы создать управляемые пользовательские папки в каждом клиенте пользователя Outlook или OWA, недостаточно создания только почтовой политики управляемой папки. Чтобы это сделать, вы должны назначить ассистента управляемой папки для работы на почтовом сервере. В дополнение к созданию управляемых папок ассистент управляемой папки также применяет те настройки управляемого контента, которые мы создали в шаге втором первой части этой статьи.

Вот как установить ассистент управляемой папки, используя EMC:

1. Запустите EMC.
2. Откройте узел Server Configuration, затем щёлкните Mailbox.
3. На панели результата локализуйте соответствующий почтовый сервер и щёлкните по нему правой кнопкой. В контекстном меню выберите Properties.
4. В итоговом окне свойств сервера нажмите закладку Messaging Records Management. Эта закладка очень простая, как вы можете видеть на Рисунке 15 ниже.
5. Рисунок 15: Закладка управления записями сообщений почтового сервера
6. Здесь остаётся только нажать Customize и сконфигурировать то, когда вы хотите запустить ассистент управляемой папки, используя знакомое окно расписания, которое вы видите так часто, конфигурируя Exchange.

Если вы не хотите ждать, когда наступит запланированное время, или если в будущем вам нужно запускать ассистент управляемой папки по требованию, вы можете выполнить запуск вручную посредством следующей команды:

Start-ManagedFolderAssistant

Без определения каких-либо дополнительных параметров вышеуказанная команда обработает все почтовые ящики на локальном сервере. Вот дополнительные параметры, которые вы можете включить в эту команду:

1. -DomainController. Используйте этот параметр, чтобы определить, какой контроллер домена вы хотели бы использовать для этой операции.
2. -Identity. С этим параметром вы можете определить, на каком сервере вы хотели бы обработать почтовые ящики.
3. -Mailbox. Если вы хотите обработать индивидуальный почтовый ящик, используйте этот параметр. Вы можете установить этот параметр, используя почтовый адрес пользователя, либо имя пользователя в формате domain\user, либо почтовый ящик GUID.

Например, чтобы обработать почтовый ящик пользователя User1, который является членом домена NGH, вы можете использовать следующую команду:

Start-ManagedFolderAssistant –Mailbox NGH\User1

Выбирая подходящее расписание для ассистента управляемой папки, имейте в виду, что Microsoft не рекомендует, чтобы оно совпадало со временем технического обслуживания вашей онлайновой или резервной базы данных.

Наконец, я хотел бы завершить эту статью, вкратце рассказав, что происходит, когда вы удаляете все управляемые пользовательские папки и почтовые политики управляемой папки. Вы бы подумали, что это удалит такие папка из почтовых ящиков пользователей. Что происходит на самом деле, так это преобразование корневой папки управляемых папок, а также всех папок нижележащего уровня в обычные папки, которые затем могут быть удалены пользователем. Обратите внимание, как изменились значки папок на Рисунке 16 по сравнению со значками на Рисунке 1 в первой части этой статьи.

Рисунок 16: Управляемые папки теперь можно удалять

Резюме

Этим заканчивается наш обзор MRM в Exchange 2007. Как вы увидели, MRM позволяет администраторам и пользователям сохранять информацию, нужную для бизнеса или в целях соответствия, и является желанным дополнением к функциональности Exchange. Его нетрудно установить и настроить, но, вероятно, самой трудной частью его реализации будет планирование, включённое в установку необходимых политик.