Опубликовано: 1 мая 2003 г. | Обновлено: 3 июня 2003 г.
Переведено: 14 января 2007 г.
Аннотация
В данном документе представлен обзор форматов файлов, используемых в Microsoft Office 2003. Рассматриваются стратегии совместного использования форматов файлов различных версий программного обеспечения, перечисляются имеющиеся возможности совместного использования файлов, а также приводятся ссылки на дополнительные ресурсы.
На этой странице
Введение
С выпуском каждой новой версии Microsoft Office корпорация Microsoft пыталась удовлетворить все возрастающие требования пользователей к улучшенной функциональности программного обеспечения и простоте его использования. В некоторых случаях такие улучшения требовали внесения изменений в формат файлов, в котором должны сохраняться документы. Например, такие возможности Microsoft Office 97, как общие книги в Microsoft Excel, поддержка VBA-макросов (Visual Basic for Applications) в Microsoft Word, а также возможность сохранения документов Microsoft PowerPoint в формате HTML потребовали внесения изменений в формат файлов Office 95. Таким образом, пользователи, использующие приложения Office 95 совместно с более поздними версиями приложений, должны позаботиться о поддержке нескольких форматов файлов.
Помимо необходимости поддержки разных форматов файлов пользователям также потребуется обеспечить контроль над правильностью их использования, а также поддержку улучшенных возможностей приложений. Поддержка определенных возможностей может как зависеть от формата файла, так и не зависеть от него. Например, в случае, если корпоративные пользователи планируют использовать Office 2003 совместно с более ранними версиями Office, они должны учесть некоторые аспекты совместного использования файлов даже при условии, если файлы будут иметь одинаковый формат.
В данном документе представлен обзор форматов файлов, используемых в Microsoft Office 2003. Рассматриваются стратегии совместного использования форматов файлов различных версий программного обеспечения, перечисляются имеющиеся возможности совместного использования файлов, а также приводятся ссылки на дополнительные ресурсы. Ссылки, представленные в данном документе, относятся к следующим приложениям Office 2003, имеющим функциональные отличия от предыдущих версий: Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office Outlook 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003 и Microsoft Office Access 2003.
Обзор форматов файлов Office 2003
Форматы файлов Word 2003, Excel 2003 и PowerPoint 2003 остались теми же, что были в Office 97. Поэтому пользователям, которые производят обновление Office 97, Office 2000 или Office XP, не нужно будет производить преобразование файлов для приложений этих версий Office.
Некоторое особое форматирование, имеющееся в Office 2003, Office XP и Office 2000, а также некоторые дополнительные возможности не будут отображаться при открытии файлов этих версий Office в приложениях Office 97. В большинстве случаев приложения Office 97 не изменяют особое форматирование в файлах, созданных в более поздних версиях Office, тем самым позволяя повторно открывать эти файлы в Office 2003, Office XP или Office 2000. Благодаря этому компании, использующие Office 97, Office 2000 или Office XP, могут осуществить переход на эффективное использование Office 2003, не заботясь о необходимости согласования форматов документов с пользователями предыдущих версий Office. Тем не менее, следует учесть то, что в состав Office 95 входят приложения, формат файлов которых по умолчанию не является совместимым с форматами файлов Office 97, Office 2000, Office XP и Office 2003.
В Access 2003 используется тот же формат файлов, который использовался в Access 2000. Этот формат обеспечивает поддержку кодировки Юникод, независимо от языковой версии Office. Благодаря этому организациям, осуществляющим обновление Access до версии Access 2003, не нужно выполнять преобразование баз данных Access 2000 или Access 2002. Пользователи Access 2003 могут использовать имеющиеся базы данных без каких-либо потерь в функциональности.
В Office 97 корпорация Microsoft предоставила пользователям возможность сохранять файлы в формате HTML, благодаря чему служащие могли публиковать свои документы на веб-узлах. Как и в Office XP в приложениях Office 2003 осуществлена поддержка формата HTML наряду с двоичным форматом. Это позволяет пользователям работать с HTML-документами точно так же, как они сегодня работают с обычными документами, использующими двоичный формат. При этом обеспечивается целостность всего сложного содержимого документов Office даже в том случае, если используемые веб-обозреватели сегодня не поддерживают имеющиеся в Office возможности. Более того, эти HTML-документы можно повторно открывать и редактировать в приложениях Office 2003. Такие новые возможности делают размещение документов на веб-узлах сети Интернет таким же простым, как печать документов на принтере.
Также в Office 2003 введена поддержка форматов файлов XML в приложениях Word 2003 и Excel 2003.
Подготовка к преобразованию файлов в формат Office 2003
При обновлении Office до версии Office 2003 у пользователей может возникнуть необходимость совместно работать с файлами, созданными в более ранних версиях Office. Администраторы рабочих станций путем тщательной подготовки могут обеспечить совместимость файлов, созданных с помощью приложений разных версий Office, таким образом, что в процессе перехода на использование новой версии Office это не окажет негативного влияния на общую производительность труда сотрудников.
Примечание. Для получения общих сведений о процессе перехода на использование новой версии Office, включая обновление файлов до версии Office 2003, поддержку преобразования макросов, а также информацию относительно совместного использования файлов пользователями Office 95, Office 97, Office 2000, Office XP и тех, кто использует Office 2003, обратитесь к разделу «Приложению А. Обновление предыдущих версий Microsoft Office».
Первое, что необходимо сделать при подготовке к переходу на использование Office 2003 - проанализировать приложения, которые используются на рабочих станциях в компании, и определить используемые форматы файлов.
Ниже приводятся рекомендации для случаев, когда используются форматы файлов разных версий Office:
Приложения Office 4.x и Office 95 используют одинаковый формат файлов. Например, пользователь, которой работает с Word 6.0, может открывать, просматривать и редактировать документы, сохраненные в Word 95, и наоборот.
Форматы файлов Office 97, Office 2000, Office XP и Office 2003 совместимы. Например, пользователь, работающий с Excel 97 или Excel 2002, может открывать, просматривать и редактировать книги, сохраненные в формате Excel 2003, и наоборот. Однако следует учесть, что открытие файлов, созданных в Office XP и Office 2000, в приложениях Office 97 приведет к тому, что дополнительные возможности и особое форматирование, доступное в этих версиях Office, отображаться не будут. При этом в большинстве случаев приложения Office 97 обеспечат сохранность основных данных, что позволит повторно открыть эти файлы в Office XP или Office 2000.
Access 2000 и более поздние версии Access используют новый формат файла, обеспечивающий поддержку кодировки Юникод, независимо от языковой версии Office. Кроме того, поддерживается открытие и преобразование файлов Access 97.
Примите к сведению, что в Office 97, Office 2000, Office XP и Office 2003 имеется встроенная поддержка открытия, чтения, редактирования и сохранения файлов, созданных в приложениях Office 4.x и Office 95.
Если в компании повсеместно используется Office 97, то все файлы (за исключением файлов Microsoft Access), созданные в Office 2000 и Office 2003, будут совместимы с используемой версией Office. Однако если в компании используется Office 4.x, Office 95 или офисные приложения стороннего разработчика, администраторам необходимо продумать стратегию использования различных версий файлов. Наличие такой стратегии гарантирует, что во время процесса перехода на использование новой версии Office 2003 будет существовать возможность совместной работы с файлами, созданными в разных версиях Office.
Определение возможностей, доступных при совместном использовании файлов
После того, как Вы определите необходимость разработки стратегии совместного использования форматов файлов Office 2003 с форматами файлов предыдущих версий Office, Вам необходимо определить возможности, которые будут доступны пользователям при совместной работе с файлами. Вам также необходимо рассмотреть варианты для тех пользователей, кому необходимо просто просматривать документы Office 2003. Наконец, Вам необходимо будет определить, какие именно возможности будут предоставляться пользователям, и каким именно образом.
Предоставление возможности открытия и записи для тех, кто использует ранние версии Office или бизнес-приложения сторонних разработчиков
Пользователи привыкли работать с общими файлами, не задумываясь о том, с помощью какой программы создавались эти файлы, или о том, какие действия необходимо предпринять для их просмотра. Чтобы обеспечить возможность совместного использования подобного рода информации, Вам необходимо выбрать одну из трех возможностей, представленных ниже (выбор необходимо производить в зависимости от имеющихся требований):
Сохранение файлов в двойном формате позволяет служащим сохранять файлы в формате совместимом как с Office 2003, так и с предыдущими версиями Office. Тем самым предоставляется возможность открывать и просматривать файлы как пользователям Office 2003, так и пользователям более ранних версий Office.
Конвертеры предоставляют пользователям Office 95, Office 2000, а также пользователям бизнес-приложений сторонних разработчиков возможность чтения/записи в файл, созданном в другом приложении.
Сохранение файла в формате предыдущих версий позволяет пользователям Office 2003 сохранять файлы в форматах более ранних версий.
Возможность первая - сохранение файла в двойном формате и в формате RTF
Возможность сохранения файла в двойном формате была специально предусмотрена для компаний, которые постепенно переходят на использование Microsoft Office 2003. В Excel 2003 и PowerPoint 2003 имеется формат файла, сохранение в котором позволяет открывать файл как в Office 97, Office 2000, Office XP, Office 2003, так и в более ранних версиях, поскольку в таком файле записана информация для разных версий приложений. Например, если пользователь Microsoft Excel 2003 при сохранении файла выберет форматы Microsoft Excel 97-2003 и 5.0/95, то в одном файле книги будут записаны два потока данных: один - для Microsoft Excel версий 97-2003 и один - для 5.0/95. Когда пользователь откроет этот файл с помощью Excel 97 или более поздней версии, то он будет работать с потоком данных, предназначенным для Microsoft Excel версий 97-2003. Несмотря на то, что размер файла такого двойного формата будет больше обычного, его использование упрощает работу с различными версиями приложений. После того, как будет полностью осуществлен переход на использование Office 2003, такие файлы можно сохранить в стандартном формате Office 2003.
Хотя Word 2003 не предоставляет возможности сохранять файлы в двойном формате, он позволяет сохранять файлы в формате RTF (Rich Text Format). Использование этого формата позволяет сохранить привычное форматирование текста, что позволяет открывать эти документы как в Word 5.0/95, так и в Word 97-2003.
Ниже описываются преимущества и недостатки использования двойного формата файла в Excel 2003 и PowerPoint 2003, а также сохранения документов Word 2003 в формате RTF.
Сохранение документов Microsoft Word 2003 в форматах Microsoft Word 97-2003 и 6.0/95–RTF
Преимущества. Открывать и редактировать документы, сохраненные в таком формате, можно во всех версиях Microsoft Word. При этом пользователям Microsoft Word 6.0 или Word 95 не придется для этого устанавливать дополнительное программное обеспечение.
Недостатки. Размер документов, а также время сохранения увеличиваются. При сохранении документов, открытых в Word 6.0 или Word 95, особое форматирование Word 2003 может быть потеряно.
Сохранение книг Microsoft Excel 2003 в двойном формате (Microsoft Excel 97-2003 и 5.0/95)
Преимущества. Пользователи всех версий Microsoft Excel могут открывать и редактировать книги, которые были сохранены в двойном формате. При этом пользователям Excel 5.0 и Excel 95 не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение. Потери данных не происходит, поскольку в файл книги записываются два потока данных: один - для версий Excel 97-2003 (включая Excel 98, Macintosh Edition), а второй - для версий Excel 5.0/95.
Недостатки. Размер книг, а также время их сохранения увеличивается. При открытии файлов в Microsoft Excel 5.0/95 будет отображено уведомление о том, что книга открывается в режиме чтения (однако пользователям также будет предоставлена возможность открыть ее в режиме чтения/записи). При сохранении книги в Microsoft Excel 5.0/95 все особое форматирование и данные Excel 2003 могут быть потеряны. И наоборот, если в Microsoft Excel 2003 при сохранении файла выбрать двоичный формат файла Microsoft Excel 2003, то поток данных Microsoft Excel 95, содержащийся в этом файле, будет потерян. Однако если впоследствии файл будет сохранен в двойном формате, то этот поток будет восстановлен.
Сохранение презентаций PowerPoint 2002 в двойном формате (PowerPoint 97-2003 и PowerPoint 95)
Преимущества. При сохранении файлов презентаций в двойном формате пользователи всех версий PowerPoint (PowerPoint 95, PowerPoint 97, PowerPoint 2000, PowerPoint 2002 и PowerPoint 2003) смогут их открыть. Пользователи PowerPoint 2003 могут редактировать и сохранять все презентации. Потери данных не происходит, поскольку в файл презентации записывается два потока данных: один - для PowerPoint версий 97-2003 (включая PowerPoint 98, Macintosh Edition) и один - для версии PowerPoint 95. Кроме того, пользователи PowerPoint 4.0 могут использовать конвертер PowerPoint 95, а пользователи PowerPoint 95 могут сразу открывать файлы, поскольку их поддержка имеется по умолчанию.
Недостатки. Размер файлов презентаций, а также время их сохранения увеличивается. Пользователи PowerPoint 95 должны открывать файлы презентаций в режиме чтения. При сохранении файла презентации в PowerPoint 95 все особое форматирование и данные PowerPoint 2003 могут быть потеряны. И наоборот, если в PowerPoint 2003 при сохранении файла выбрать формат файла PowerPoint 97/2003, то информация PowerPoint 95, содержащаяся в этом файле, будет потеряна. Однако если впоследствии файл будет сохранен в двойном формате, то эта информация будет восстановлена.
Рекомендации
Корпорация Microsoft рекомендует пользователям сохранять файлы в двойном формате вместо применения конвертеров или сохранения файлов в форматах более ранних версий. В этом случае пользователям предыдущих версий Office не нужно будет устанавливать дополнительные компоненты, такие как конвертеры, поскольку поддержка таких файлов будет обеспечена по умолчанию. Все форматирование и возможности Office 2003 в этом случае сохраняются, поскольку файлы сохраняются в формате Office 2003. Кроме того, пользователи, работающие с файлами компании за ее пределами, могут не знать, в каких приложениях эти файлы создавались. Сохранение документов в двойном формате позволяет обеспечить максимальную совместимость с приложениями пользователей, находящихся за пределами компании.
Однако использование двойного формата увеличивает размер сохраняемых фалов, а также время сохранения в два раза. Компании, которые считают это серьезным недостатком, могут использовать конвертеры или сохранение файлов в форматах предыдущих версий Office. В случае, если необходимо лишь чтение документов, целесообразным видится использование формата HTML или применение специальных средств просмотра.
Возможность вторая - конвертеры
Чтобы пользователи Office 95 могли открывать и редактировать документы Office 2003, корпорация Microsoft разработала специальную утилиту, позволяющую преобразовывать файлы Office 2003 в формат файлов Office 95. Пользователи предыдущих версий Office могут просматривать, редактировать и сохранять эти файлы в форматах предыдущих версий приложений Office. Те, кто работают с Office 2003, могут использовать все новые возможности, имеющиеся в приложениях Office 2003. Ниже представлены все преимущества и недостатки использования конвертеров для Word, PowerPoint и других бизнес-приложений.
Открытие документов Word 2003 с помощью конвертера для Word 6.0 или Word 95
Преимущества. Пользователи всех версий Word могут открывать, редактировать и сохранять документы. Использование этого конвертера при создании общих файлов обеспечивает наилучший результат, поскольку при этом сохраняется все форматирование.
Недостатки. Пользователям Word 6.0 и Word 95 необходимо установить конвертер для Word 6.0 или Word 95, при этом они не смогут сохранять документы в формате Word 2003. Кроме того, защищенные паролем документы Word 2003 нельзя открыть даже в том случае, если пароль известен пользователю Word 6.0/95. Форматирование и особые возможности Word 2003 не поддерживаются Word 6.0/95 и будут потеряны.
Открытие документов PowerPoint 2003 с помощью конвертера для PowerPoint 95
Преимущества. Пользователи всех версий PowerPoint могут открывать, редактировать и сохранять документы.
Недостатки. Пользователям PowerPoint 95 необходимо установить конвертер для PowerPoint 2003, при этом они не могут сохранять документы в формате PowerPoint 2003. Все форматирование и особые возможности PowerPoint 2003, которые не поддерживаются в PowerPoint 95, будут потеряны при сохранении файла в PowerPoint 95.
Другие бизнес-приложения
Пользователи Office 2003, которым необходимо работать с файлами, созданными в других бизнес-приложениях, могут воспользоваться теми конвертерами, которые включены в состав Office 2003. Пользователям других бизнес-приложений необходимо установить подходящие конвертеры, чтобы иметь возможность открывать, просматривать и редактировать файлы Office 2003.
Рекомендации
Как уже было отмечено, корпорация Microsoft рекомендует в тех случаях, когда это возможно, сохранять файлы в двойном формате вместо использования конвертеров или сохранения файлов в форматах предыдущих версий. Тем не менее, использование конвертеров можно порекомендовать в тех случаях, когда необходимо обеспечить сохранность файла формата Office 2003 без увеличения его размера. При использовании конвертеров отсутствует проблема двукратного увеличения объема файла, возникающая при сохранении файлов в двойном формате. Также при использовании конвертеров удается лучше сохранить свойства изображений и OLE–объектов, вставленных в большие документы, чем при использовании других возможностей. Однако для того, чтобы пользоваться конвертерами в приложениях более ранних версий, чем Office 97, конвертеры необходимо сначала установить. В противном случае невозможно будет работать с документом до тех пор, пока не будет найден подходящий конвертер, позволяющий работать с файлом Office 2003. Наибольшим недостатком использования конвертеров является то, что удаленным пользователям может оказаться непросто найти и загрузить подходящий конвертер.
В случае, если ни двойной формат файлов, ни использование конвертеров в Вашей компании неприемлемо, лучшим решением будет сохранение файлов в форматах более ранних версий.
Возможность третья - сохранение файлов в форматах более ранних версий
Сохранение файлов в форматах более ранних версий позволяет автору документа сохранить его в формате, отличном от стандартного формата Office 2003. При этом пользователям, работающим с более ранними версиями Office, не нужно будет ничего менять, чтобы работать с файлами, созданными в Office 2003. После того, как организация полностью перейдет на использование Office 2003, можно будет сменить формат обратно на тот, что используется по умолчанию в Office 2003.
Несмотря на то, что сохранение файлов в форматах более ранних версий позволяет обеспечить взаимодействие с пользователями ранних версий Office, некоторые улучшенные возможности, доступные в приложениях Office 2003, могут быть потеряны, поскольку более ранние версии не поддерживают эти новые возможности. Так, например, если пользователь Excel 2003 создаст файл, в котором будет использоваться веб-запрос, а затем сохранит этот файл в формате Microsoft Excel 5.0/95, то веб-запрос в электронной таблице работать не будет, поскольку он не поддерживается в Excel 5.0/95.
Ниже приведены преимущества, недостатки, а также прочие аспекты, касающиеся сохранения файлов в форматах более ранних версий Word, Excel, PowerPoint и других бизнес-приложений.
Сохранение документов Word 2003 в формате Word 6.0/95
Преимущества. Пользователи всех версий Word могут открывать, редактировать и сохранять документы. Пользователи других приложений, в которых имеется поддержка файлов Word 6.0/95 (например, Adobe PageMaker или WordPerfect), также могут открывать, редактировать и сохранять документы.
Недостатки. Возможности, отсутствующие в Word 6.0 или Word 95 (например, такие как использование контура и тени для шрифтов, защита паролем) будут потеряны, когда файл будет сохранен в формате Word 6.0/95. При повторном открытии этого документа в Word 2003, имеющиеся в Word 2003 возможности восстановлены в документе не будут.
Сохранение книг Microsoft Excel 2003 в формате Microsoft Excel 5.0 или Excel 95
Преимущества. Пользователи всех версий Microsoft Excel могут открывать, редактировать и сохранять книги Excel. Размеры файла соизмеримы с размером файла Excel 2003.
Недостатки. При сохранении файлов в формате Microsoft Excel 5.0/95 отсутствует возможность использования всех преимуществ, которые имеются в более поздних версиях Excel (например, таких, как проверка данных). Кроме того, поскольку не все возможности Microsoft Excel 2003 поддерживаются в более ранних версиях Excel, то при сохранении в этом формате некоторые данные, а также форматирование могут быть потеряны.
Сохранение презентаций PowerPoint 2003 в формате PowerPoint 95
Преимущества. Пользователи всех версий PowerPoint (PowerPoint 95, PowerPoint 97, PowerPoint 2000, PowerPoint 2002 и PowerPoint 2003) могут открывать, редактировать и сохранять презентации. При преобразовании в точности сохраняется качество графических элементов.
Недостатки. Некоторые возможности, имеющиеся в PowerPoint 2003 (а также PowerPoint 2002/2003), будут потеряны, включая связанные с объектами гиперссылки.
Другие бизнес-приложения
Для пользователей Office 2003, которым необходимо использовать файлы, созданные в аналогичных приложениях сторонних разработчиков, Office 2003 предоставляет возможность сохранения файлов в форматах, используемых в этих приложениях. Примером приложений сторонних разработчиков могут служить WordPerfect и Lotus 1-2-3. Office 2003 также позволяет открывать, просматривать и редактировать файлы многих других приложений, включая AmiPro, QuattroPro и Harvard Graphics.
Рекомендации
Сохранять файлы в форматах более ранних версиях рекомендуется в тех случаях, когда не важна потеря некоторых возможностей, которые имеются в Office 2003. При этом также гарантируется полная совместимость файлов при сотрудничестве с другими организациями, в которых используется Office более ранних версий. В компаниях также необходимо ввести системные политики, гарантирующие сохранение документов пользователями Office 2003 в форматах более ранних версий в течение всего периода времени перехода на использование новой версии программного обеспечения. По завершении переходного процесса необходимо проконтролировать изменение формата сохранения документов на формат, принятый по умолчанию в Office 2003.
Для получения дополнительной информации обратитесь к Приложениям Б, В, Г, Д и Е, представленным ниже. В них описываются новые возможности Word 2003, Excel 2003 и PowerPoint 2003, которые могут быть потеряны при сохранении файлов в форматах более поздних версий.
Предоставление доступа в режиме чтения пользователям, не использующим Office
Файлы, созданные в Office 2003, можно также предоставлять для совместной работы пользователям, не имеющим Office. Однако такие пользователи смогут только открывать документы, просматривать их и отправлять на печать. Для обеспечения этих возможностей необходимо воспользоваться одним из двух представленных ниже способов:
Сохранение в формате HTML позволяет пользователям, работающим с Office 2003, сохранять документы в формате HTML и размещать их на веб-узлах, где их можно будет просмотреть с помощью любого веб-обозревателя.
Использование специальных средств просмотра позволяет пользователям открывать, просматривать и отправлять на печать файлы, созданные в других приложениях.
Возможность первая - сохранение файлов в формате HTML
Корпорация Microsoft улучшила передачу форматирования и прочих особенностей при сохранении файлов в формате HTML. Поддержка этого формата упрощает создание, распространение, управление, а также просмотр информации в сети Интернет или во внутренней сети компании. Кроме того, Office 2003 позволяет выполнять обратное преобразование, благодаря чему документы, сохраненные в формате HTML, можно открывать и редактировать в том приложении, в котором они создавались, притом без какой-либо потери функциональных возможностей.
Пользователи систем Macintosh, DOS и UNIX могут просматривать документы Office 2003 с помощью своих веб-обозревателей. Все сложное форматирование, имеющееся в Office 2003, сохраняется в документах, размещенных в сети Интернет или во внутренней сети компании, доступ к которым предоставляется служащим.
Возможность вторая - использование специальных средств просмотра
Пользователи 16- и 32-разрядных операционных систем Microsoft Windows, не использующие Microsoft Office, могут воспользоваться специальными средствами просмотра, позволяющими открывать, просматривать и отправлять на печать документы Office 2003. Изменять форматирование открытых документов невозможно, поскольку файлы открываются в режиме чтения и отображаются с тем форматированием, которое использовалось при сохранении документа. Ниже представлены преимущества и недостатки использования специальных средств просмотра.
Использование Word Viewer 2003 для просмотра документов Word
Преимущества. Пользователи всех версий Word, а также те, кто не используют Word, могут открывать, просматривать и отправлять на печать документы.
Недостатки. При использовании Word Viewer невозможно создавать или редактировать документы Word, кроме того, для просмотра документов Word 2003 на всех рабочих станциях, на которых используется Word 6.0/95, необходимо установить Word Viewer .
Использование Excel Viewer 2003 для просмотра книг Excel
Преимущества. Пользователи всех версий Excel, а также те, кто не используют Excel, могут открывать, просматривать и отправлять на печать книги Excel.
Недостатки. При использовании Excel Viewer невозможно создавать или редактировать книги Microsoft Excel, кроме того, для просмотра книг Microsoft Excel на всех рабочих станциях, на которых используется Excel 5.0/95, необходимо установить Excel Viewer.
Использование PowerPoint Viewer 2003 для просмотра презентаций PowerPoint
Преимущества. Пользователи всех версий PowerPoint, а также те, кто не используют PowerPoint, могут открывать, просматривать и отправлять на печать презентации PowerPoint. Благодаря сжатию информации файлы PowerPoint 2003 занимают на диске меньше места, чем файлы PowerPoint 2000 и других предыдущих версий PowerPoint.
Недостатки. При использовании PowerPoint Viewer невозможно создавать или редактировать презентации PowerPoint, кроме того, для просмотра презентаций на всех рабочих станциях, на которых используется PowerPoint 95, необходимо установить PowerPoint Viewer.
Использование Access Runtime для просмотра баз данных Access 2003
Преимущества. Пользователи всех версий Access, а также те, кто не используют Access, могут открывать, просматривать, отправлять на печать и изменять данные. Как и в случае с Word, Excel и PowerPoint Viewer, Access Runtime распространяется бесплатно.
Недостатки. Access Runtime можно использовать только на рабочих станциях под управлением 32-разрядных операционных систем. Пользователи Access Runtime не могут вносить изменения в структуру базы данных, а также создавать запросы, формы, таблицы и прочие объекты.
Аспекты, которые необходимо учитывать
Вам следует определить, необходимо ли пользователям только просматривать документы или им также необходимо иметь возможность их редактировать. Специальные средства просмотра являются хорошим решением в том случае, если пользователям не нужно редактировать документы. В случае, если пользователям необходимо редактировать документы, следует позаботиться либо о предварительной установке соответствующих конвертеров, либо необходимо сохранять документы в форматах предыдущих версий.
Обеспечение возможности совместного использования файлов
Сохранение файлов в двойном формате
Ниже описываются возможные действия администраторов рабочих станций, направленные на предоставление возможностей совместного использования файлов в организации.
Формат по умолчанию. В Office 97 впервые была введена возможность указания формата для Word, Excel и PowerPoint, в котором по умолчанию будут сохраняться документы, книги и презентации. Хотя пользователи могут самостоятельно выбрать формат, в котором будут по умолчанию сохраняться документы, администраторы могут это сделать быстрее для целой группы пользователей, воспользовавшись системной политикой или мастером профилей Microsoft Office (Office Profile Wizard).
Системные политики. Использование системных политик Windows XP, Windows 2000, Windows 9x или Windows NT 4.0/Windows 2000 позволяет указывать формат, используемый по умолчанию, всякий раз, когда пользователь входит в сеть. С помощью системных политик администраторы рабочих станций могут назначать используемые форматы как для одного пользователя, так и для группы пользователей. После того, как переход на использование Office 2003 будет полностью завершен, с помощью системных политик Вы сможете выбрать собственный формат Office 2003 в качестве формата по умолчанию. Изменения вступят в силу при следующем входе пользователя в сеть. В данном случае для настройки рабочей станции не требуется физического присутствия администратора. Именно по этой причине системные политики являются эффективным временным решением для обеспечения совместного использования файлов.
Мастер профилей Microsoft Office. Альтернативой системным политикам может выступать мастер профилей Microsoft Office (Office Profile Wizard), который можно использовать при назначении формата, используемого по умолчанию, для определенного числа пользователей Office 2003. Работа мастера заключается в копировании выборочных настроек Office с одной рабочей станции и сохранение их в виде файла для переноса на другие рабочие станции. При таком способе отсутствует необходимость физического присутствия администратора для выполнения настройки. Этот способ можно использовать при наличии любой сетевой инфраструктуры, что позволяет экономить время и силы. Однако, по сравнению с использованием системных политик, этот способ обладает недостатком, который заключается в том, что в этом случае изменение параметров производится однократно. В том случае, если пользователь впоследствии самостоятельно изменит формат, используемый по умолчанию, автоматически привести его к стандарту, используемому в Вашей организации, Вам уже не удастся.
В компаниях, в которых используются разные версии программного обеспечения, стоит придерживаться правила, согласно которому в качестве формата по умолчанию должен быть принят формат наиболее ранней версии используемого приложения. Принятие единого формата обеспечит беспроблемное взаимодействие всех сотрудников компании.
Конвертеры
Пакет Microsoft Office Converter Pack. Этот пакет позволяет администраторам создавать наборы конвертеров, которые можно легко установить практически без участия конечного пользователя. Установить созданный набор конвертеров можно либо по сети, либо прислав пользователю URL-ссылку по электронной почте (чтобы начать установку пользователю достаточно будет щелкнуть по этой ссылке, после чего вся настройка произойдет автоматически). После установки конвертеры можно использовать для открытия соответствующих файлов Office 2003. Компании также могут использовать программное обеспечение для управления сетевой инфраструктурой (включая Microsoft Systems Management Server), позволяющее организовать централизованное развертывание конвертеров. После того, как будет полностью завершен переход на использование Office 2003, можно выполнить пакетный файл во время загрузки Office 2003, удаляющий все ненужные конвертеры, либо можно вообще их не удалять.
Расположение файла конвертера в сети. Приложения Office 97 при открытии документов позволяют определить, был ли файл создан в более новой версии программного обеспечения. Конвертеры могут находиться как на общем сетевом ресурсе, так и на веб-узле, и в случае необходимости автоматически будут загружены на рабочую станцию пользователя. Путь к дополнительным конвертерам, которые необходимы приложению, указывается в реестре. Администраторы могут использовать шаблоны для внесения соответствующих изменений в системные политики при указании или изменении расположения конвертера.
Сохранение файлов в формате предыдущих версий
Альтернативой сохранению файлов в двойном формате может служить сохранение файлов в формате предыдущих версий. Этот способ реализуется аналогично, путем использования системных политик или с помощью мастера профилей Microsoft Office (Office Profile Wizard).
Сохранение файлов в формате HTML
Сохранение файлов в формате HTML является альтернативой сохранению файлов в двойном формате и в формате предыдущих версий. Этот способ реализуется аналогично, путем использования системных политик или с помощью мастера профилей Microsoft Office.
Специальные средства просмотра
Некоторые средства просмотра, например такие, как PowerPoint 2003 viewer, входят в состав пакета Microsoft Office Converter Pack. Другие средства могут находиться на сетевом ресурсе, а для их установки может использоваться механизм push или pull, либо пользователи могут подключаться к веб-узлу Microsoft и загружать их самостоятельно.
Дополнительные ресурсы
Ниже представлены ресурсы, которые могут оказаться полезными при переходе на использование Office 2003.
Microsoft Office 2003 Resource Kit. Office 2003 Resource Kit представляет собой техническое руководство по Office 2003 для системных администраторов. В нем детально описаны аспекты совместного использования файлов Office 2003 с аналогичными продуктами сторонних разработчиков, предоставляется дополнительная информация о конвертерах, списках форматов файлов, поддерживаемых приложениями Office 2003, а также дается общая информация о преобразовании макросов.
Microsoft Office 2003 Developer Edition. Office 2003 Developer Edition предназначен для профессиональных разработчиков и содержит все необходимое для быстрого создания, управления и распространения решений на базе Office. Поддержка преобразований макросов не только упрощает переход от специализированных приложений к Office 2003, но и в целом способствует более быстрому переходу на использование Office 2003. Для получения дополнительной информации об этом продукте, а также самой последней информации с форума разработчиков Office Developer, посетите веб-узел http://www.microsoft.com/officedev/ (EN).
Microsoft Solution Providers. Компании, имеющие статус Microsoft Solution Provider, предоставляют услуги по преобразованию больших, сложных по своей структуре файлов Office, в которых могут присутствовать макросы, специализированные графические объекты, графики и таблицы. Для получения списка сертифицированных компаний, имеющих статус Microsoft Solution Provider, посетите веб-узел https://partner.microsoft.com/global/40014052 (EN).
Службы Microsoft Technical Services. Все продукты корпорации Microsoft поддерживаются группой технических специалистов, получившей награду за свою работу. Вся информация об известных проблемах и пути их решения представлены на веб-узле справки и поддержки корпорации Microsoft. Предусмотрена также специальная поддержка или получение помощи непосредственно от разработчика. Кроме того, предоставляется персональная поддержка, включающая в себя различные пакеты услуг, позволяющие удовлетворить все запросы потребителей. Для получения дополнительной информации об имеющихся пакетах услуг, а также для получения актуальной информации о найденных проблемах посетите Центр справки и поддержки корпорации Microsoft http://support.microsoft.com/.
Заключение
Новые возможности Office 2003, новые операционные системы, а также информационные ресурсы предоставляют ИТ-администраторам возможность выбора наиболее подходящей стратегии перехода на использование новой версии программного обеспечения. Такие возможности, как сохранение файлов в двойном формате, использование конвертеров, сохранение файлов в форматах предыдущих версий, сохранение файлов в формате HTML, а также использование специализированных средств просмотра документов позволяют администраторам выбрать наилучшее решение для совместного использования файлов, созданных в разных версиях приложений при переходе на использование новой версии программного обеспечения. Администраторы могут использовать выбранные решения, централизованно управляя ходом их выполнения, и беспрепятственно организовывать работу с общими файлами, независимо от того, какая версия Office используется в данный момент.
Дополнительную информацию Вы можете получить на веб-узле http://www.microsoft.com/office/ .
Приложение А. Обновление предыдущих версий Microsoft Office
В данном разделе описано то, каким образом можно организовать совместную работу пользователей Office 95, Office 97, Office 2000, Office XP с пользователями Office 2003. Форматы файлов Office 2000, Office XP и Office 2003 полностью совместимы между собой, поэтому использование дополнительных конвертеров не требуется. Тем не менее, Office 2000, Office XP, а также ранние версии Office не обеспечивают полную поддержку всех возможностей, имеющихся в приложениях Office 2003.
Общие вопросы
Возможно ли выполнять преобразование файлов по мере необходимости или необходимо выполнить преобразование всех файлов сразу? Часто компании переоценивают количество файлов, которые необходимо преобразовать. Подготовка для преобразования только стандартных шаблонов документов, а также файлов и приложений, которые реально используются в данный момент, позволяет уменьшить количество необходимых преобразований. Большинство документов создаются и используются всего один раз, а затем просто хранятся для возможного использования в будущем. Архивирование файлов, а также преобразование файлов по мере необходимости, позволяет ускорить процесс перехода на использование новых версий программного обеспечения.
Насколько хорошо выполняется преобразование файлов в формат Office 2003? Большинство файлов, созданных в предыдущих версиях Microsoft Office, могут открываться в Office 2003 без каких-либо дополнительных преобразований. Однако для файлов, в которых использовались такие дополнительные возможности, как разрыв страницы, индексы, собственные шаблоны и макросы, могут потребоваться дополнительные преобразования, позволяющие использовать их в Office 2003. Для того, чтобы точно определить необходимость дополнительных преобразований, можно открыть и распечатать документ в Office 2003, а затем в более ранней версии Office, после чего сравнить полученные результаты. Благодаря этому будут видны отсутствующие или требующие изменений элементы, после чего можно будет выполнить необходимые действия для их нормального отображения.
Насколько хорошо выполняется преобразование макросов в формат Office 2003? Файлы, содержащие обычный текст без особого форматирования, можно открывать в Office 2003 без дополнительного преобразования. Преобразование некоторых файлов, содержащих макросы, может выполняться более сложно. Ниже описываются некоторые аспекты преобразования файлов, содержащих макросы, для использования в Office 2003.
Word. Многие макросы, написанные на языке WordBasic, которые используются в Word 6.0 и в Word 95, в большинстве случаев нормально работают в Word 2003. При открытии в Word 2003 шаблона Word 6.0/95, содержащего макрос, написанный на WordBasic, код макроса будет автоматически преобразован из формата WordBasic в формат VBA (Visual Basic for Applications).
Excel. В силу ряда изменений в архитектуре, сделанных еще в Excel 97, в Excel 2003 могут неправильно работать некоторые макросы VBA, созданные в Excel 5.0. Excel 2003 полностью поддерживает VBA макросы Excel 95, тем не менее, изменения, сделанные в архитектуре Excel, могут также вызвать некоторые проблемы при использовании этих макросов.
Для получения дополнительной информации о поддержке преобразования макросов обратитесь к разделу этого документа «Дополнительные ресурсы», в котором дается информация о специальной версии Office Developers Edition, позволяющей выполнять такое преобразование.
Совместное использование файлов в Office 2003 и Office 97
Форматы файлов Office 2003 совместимы с Office 97, Office 2000 и Office XP. Чтобы работать с документами во всех этих версиях Office, необходимо сохранить файл в формате, используемом по умолчанию в Office 2003.
Ниже в таблице представлены возможности по работе с файлами, созданными в разных версиях Office (Office 97, Office 2000, Office XP и Office 2003).
|
Используемое приложение |
Возможности |
|
Microsoft Word 2003 |
Чтение и запись файлов, созданных в Word 97 – 2002. |
|
Microsoft Excel 2003 |
Чтение и запись файлов, созданных в Excel 97 – 2002. |
|
Microsoft PowerPoint 2003 |
Чтение и запись файлов, созданных в PowerPoint 97 – 2002. |
|
Microsoft Outlook 2003 |
Импорт всех файлов, которые использовались в Outlook 97 – Outlook 2002. |
|
Microsoft Access 2003 |
Использование файлов Access 2000 или Access 2002 не требует никаких дополнительных действий. Для файлов Access 97 предусмотрена возможность экспорта данных, преобразование в новый формат, сохранение в формате Access 97, внесение изменений таким образом, что новую версию можно будет открывать для чтения, но в нее нельзя будет вносить изменения, при этом старая версия будет доступна для чтения и внесения изменений. |
|
Word 97, 2000 или 2002 |
Чтение и запись файлов Word 2003. |
|
Excel 97, 2000 или 2002 |
Чтение и запись файлов Excel 2003. |
|
PowerPoint 97, 2000 или 2002 |
Чтение и запись файлов PowerPoint 2003. |
|
Outlook 97, 2000 или 2002 |
Импорт файлов Outlook 2003, за исключением тех, которые используют новый формат Юникод. |
|
Access 97 |
По умолчанию отсутствует поддержка баз данных Access 2000 или более поздних версий. |
|
Access 2000 и 2002 |
Импорт данных и таблиц, используемых в Access 2003. |
Совместное использование файлов в Office 2003 и Office 95
В Office 95 используется формат файлов, который отличается от форматов, применяемых в Office 97, Office 2000, Office XP и Office 2003.
|
Используемое приложение |
Возможности |
|
Word 2003 |
Чтение и запись файлов Word 95 с использованием имеющихся в Word 2003 конвертеров. |
|
Excel 2003 |
Чтение и запись файлов Excel 95 с использованием имеющихся в Excel 2003 конвертеров. |
|
PowerPoint 2003 |
Чтение и запись файлов PowerPoint 95, с использованием имеющихся в PowerPoint 2003 конвертеров. |
|
Access 2003 |
Экспорт данных, преобразование в новый формат, а также внесение изменений таким образом, что новую версию можно будет открывать для чтения, но в нее нельзя будет вносить изменения, при этом старая версия будет доступна для чтения и внесения изменений. |
|
Word 95 |
Чтение и запись файлов Word 2003 с использованием поставляемого конвертера. Пожалуйста, обратитесь к справочной системе для получения информации о том, какие функциональные возможности могут быть потеряны при сохранении документов в формате Word 2003 с использованием конвертеров. |
|
Excel 95 |
Чтение файлов Excel 2003 с помощью поставляемого конвертера. Не существует конвертера, позволяющего производить запись в файл Excel 2003. Для того, чтобы можно было вносить изменения в файл с помощью Excel 95, этот файл должен быть сохранен в формате Excel 95. |
|
PowerPoint 95 |
Чтение и запись файлов PowerPoint 2003 с помощью поставляемого конвертера. |
|
Access 95 |
Встроенная поддержка баз данных Access 2003 отсутствует. |
Приложение Б. Возможности Office 2003, не поддерживаемые в Office XP и Office 2000
Формат файлов Office 2003 совместим с Office XP и Office 2000. Приложения Office 97 могут открывать все файлы Office 2003 без использования дополнительных конвертеров. Тем не менее, не все возможности, имеющиеся в Office 2003, поддерживаются в Office XP и Office 2000. Ниже в таблице представлены те основные возможности Office 2003, полная поддержка которых отсутствует в Office 2000.
Возможности Word 2003, не поддерживаемые в Word 2002 и Word 2000
|
Возможность Word 2003 |
Результат использования в Word 2002 и Word 2000 |
|
Использование XML-тегов, собственной схемы |
Можно открывать документы с расширением DOC (с расширением XML - нельзя). Документы можно открывать, но при сохранении удаляются все XML-теги и схемы. Остальное содержимое будет сохранено. |
|
Смарт-документы |
Документы можно открывать для просмотра, но при сохранении будут удалены все XML-теги, схемы, а также решения на основе смарт-документов. Остальное содержимое будет сохранено. |
|
Совместно используемые документы* |
Ссылка на общую рабочую область Microsoft Windows SharePoint Server будет утеряна. Остальное содержимое будет сохранено. |
|
Ограничение редактирования** |
Возможность не поддерживается, из-за чего любой пользователь может редактировать документ. |
|
Блокировка стилей*** |
Возможность не поддерживается, из-за чего наложенные ограничения на использование стилей применяться не будут. |
* Совместное использование документов в общей рабочей области возможно при использовании Windows SharePoint Services, Word 2003, Excel 2003, а также PowerPoint 2003. Эта возможность позволяет работать пользователям над одним файлом, постоянно поддерживаемом в актуальном состоянии. Это осуществляется путем указанием в файле метки на местоположение копии файла, расположенной на сервере SharePoint. Синхронизация обеспечивает единство версий файлов у пользователей и на сервере. В ранних версиях приложений Office использование метки не допускается, из-за чего в них невозможно поддерживать актуальное состояние файлов путем синхронизации.
** В Word 2003 имеется возможность защиты определенных частей документа от изменений и предоставление определенным пользователям прав на внесение изменений. Такая возможность отсутствует в предыдущих версиях Word, из-за чего защищенный документ может редактировать любой пользователь.
*** В Word 2003 имеется возможность определения перечня стилей, которые могут использоваться в документе. Использование этой возможности позволяет предотвратить изменение стилей, используемых в документе.
Возможности Excel 2003, не поддерживаемые в Excel 2002 и 2000
|
Возможности Excel 2003 |
Результат использования в Excel 2002 и Excel 2000 |
|
Списки |
Списки можно просматривать, но при внесении изменений будет разрушена вся структура списка, что также может отразиться на других электронных таблицах, либо узле Windows SharePoint Services, связанном с этими списками. |
|
Списки Excel 2003, размещенные на сервере SharePoint |
По умолчанию фильтр недоступен, но пользователь может использовать фильтр для необходимого диапазона данных и выполнять необходимые действия (те же, что и для любого другого диапазона данных в Excel). |
|
Новые функции вычисления промежуточных итогов |
Данные функции отсутствуют в предыдущих версиях, из-за чего в ячейках Excel будет отображаться: «#ИМЯ?» (#NAME?) |
|
Улучшенные статистические функции, а также генераторы случайных чисел |
Сохранение или пересчет значений приведет к тому, что при расчете результатов будут использоваться более старые функции. При этом значения будут отличаться. |
Приложение В. Возможности Office 2003, не поддерживаемые в Office 97
Кроме всех описанных выше ограничений, возникающих при обмене информацией между Office 2003 и Office XP/2000, также имеется особое форматирование Office 2003 и ряд других функций, которые также не будут работать в Office 97. Ниже в таблице представлены возможности, полная поддержка которых отсутствует в Office 97.
Возможности Word 2003, не поддерживаемые в Word 97
|
Возможности Word 2003 |
Результат использования в Word 97 |
|
Вложенные таблицы |
Будут преобразованы в текст, расположенный в основной ячейке и разделенный знаками табуляции. |
|
Перемещаемые таблицы |
Будут помещены в рамку. |
|
Автоподбор ширины таблицы |
При сохранении документа ширина столбца остается прежней. |
|
Интервалы меду ячейками таблицы и поля ячеек |
Значения теряются, кроме значения левого и правого полей ячейки, которые определяют рабочую область ячейки. |
|
Текст вокруг графических объектов, расположенных в ячейках таблицы |
Графические объекты, расположенные в ячейках таблицы, в которых используется режим обтекания текстом, будут расположены над таблицей, в которой они находились. |
|
Разрывы страниц в ячейках таблицы |
Теряются. |
|
Свойства изображения |
Такие настройки, как вертикальное выравнивание, горизонтальное выравнивание, запрет перекрытия и абсолютное положение относительно вертикали, которые не поддерживаются Word 97, будут потеряны. |
|
Разрыв между словами текста, для которого используется режим обтекания |
Будет преобразован в разрыв строки. |
|
Границы и тени |
Трехмерные границы станут одинарными. |
|
Подчеркивание |
Декоративное подчеркивание будет преобразовано к обычному одинарному, а цвет подчеркивания станет цветом текста. |
|
Точки и в проценты от размера страницы, используемые в качестве единиц измерения |
Останутся неизменными при сохранении документа. |
|
24-разрядный цвет |
Будет обеспечено максимальное соответствие цвета (для шрифтов, границ и теней). |
|
Объекты WordArt, как встроенные объекты |
Остаются встроенными, с возможностью редактирования и изменения размера, однако большинство возможностей будет утрачено. |
|
Встроенные горизонтальные линии |
Остаются встроенными, с возможностью редактирования и изменения размера, однако большинство возможностей будет утрачено. |
|
Набор рамок |
Свойства рамок будут потеряны. Отдельные документы будут сохранены. |
|
FE-форматы шрифтов (сетка документа, знаки ударения, цветные линии подчеркивания) |
Будет обеспечено максимальное соответствие (например, цвет линий подчеркивания будет изменен на цвет шрифта, вложенные знаки будут сохранены), однако сетка будет потеряна. |
|
Форматы BIDI (абзац справа налево) |
Как и в случае с документами Word 97 формата BIDI, использование написания справа налево не поддерживается, а текст, набранный справа налево, будет преобразован и отображен слева направо. |
В Word 2003 можно отключить возможности, которые не поддерживаются в предыдущих версиях. Для этого необходимо в меню Сервис (Tools) выбрать пункт Параметры (Options), перейти на вкладку Сохранение (Save) и установить флажок отключить средства, реализованные после (Disable features introduced after), после чего в раскрывающемся списке выбрать Word 97. Использование этих возможностей отключается автоматически, когда пользователь вручную сохраняет документ в формате предыдущей версии, или если старый формат документов используется в качестве формата по умолчанию. Возможности, которые можно отключить:
Вложенные таблицы (из меню Таблица (Table)).
Рамки (из меню Формат (Format)).
Новые декоративные типы границ (из диалогового окна Граница и заливка (Borders and Shading)).
Новые типы подчеркивания символов (из диалогового окна Формат шрифта (Format Font)).
Цвет подчеркивания (из диалогового окна Формат шрифта (Format Font)).
Разрыв текста (из диалогового окна Вставить разрыв (Insert Break)).
Преобразование горизонтально написанного текста в вертикальный («Tatenakayoko» из меню Формат (Format), при использовании интерфейса пользователя FE).
Две строки в одной («Warichu» из меню Формат (Format), при использовании интерфейса пользователя FE).
Кроме этого также не могут выполняться следующие действия:
Рисование вложенных таблиц.
Перетаскивание объекта или картинки, к которой применяется режим обтекания, в ячейку таблицы.
Возможности Excel 2003, не поддерживаемые в Excel 97
|
Возможности Excel 2003 |
Результат использования в Excel 97 |
|
Внешние диапазоны данных |
Автообновление, форматирование столбцов, использование фильтров и сортировка не работают. |
|
Упорядоченный формат отчетов сводной таблицы |
При редактировании отчеты примут неупорядоченный формат, при этом будет сохранено форматирование текста и ячеек. |
|
OLAP отчеты сводных таблиц и диаграмм |
Можно открыть только в режиме чтения. |
|
Отчеты сводных диаграмм |
Представляются в виде обычных диаграмм. Многоуровневые подписи категорий изменяются, а значения, отложенные по осям, преобразуются в текстовый вид. |
Возможности PowerPoint 2003, не поддерживаемые в PowerPoint 97
|
Возможности PowerPoint 2003 |
Результат использования в PowerPoint 97 |
|
Анимированные GIF-изображения |
Изображения выводятся в виде статических картинок (анимация отсутствует). |
|
Автоматически нумерованные списки |
Отображаются в виде маркированных, а не нумерованных списков. |
|
Графические или рисованные маркеры |
Отображаются в виде обычных шрифтовых маркеров. |
|
Таблицы |
Отображаются в виде единой группы фигур. |
|
Голосовое сопровождение |
Анимация не синхронизирована с голосовым сопровождением, из-за чего между слайдами возникает большая задержка воспроизведения звука. |
Приложение Г. Возможности Word 2003, не поддерживаемые в Word 6.0/95
Не все возможности Word 2003 поддерживаются Word 6.0 и Word 95, из-за чего сохранение документов в формате Word 6.0/95 может привести к потере некоторых данных или форматирования. В данном разделе описываются многие возможности Word 2003, полная поддержка которых отсутствует в Word 6.0/95. Примите к сведению, что описываемые в этом разделе возможности дополняют те, что были описаны в Приложении Б и В.
Примечание. При сохранении документов в формате Word 6.0/95, единственные возможности, которые фактически будут утеряны - это VBA-макросы и формы, а также управление версиями. Если пользователь Word 6.0 или Word 95 впоследствии внесет изменения в файл и сохранит его, указанные возможности будут утеряны, поскольку в предыдущих версиях эти возможности не поддерживаются и не сохраняются.
Возможности Word 2003 по работе с таблицами, не поддерживаемые в Word 6.0/95
|
Возможности Word 2003 |
Результат, получаемый при сохранении в формате Word 6.0/95 |
|
Вертикально объединенные табличные ячейки. |
Объединенные табличные ячейки становятся не объединенными ячейками. |
|
Выровненный по вертикали текст в ячейках таблицы. |
Форматирование будет изменено и текст станет выровнен по верхней части ячейки. |
|
Вертикальный текст в ячейках таблицы. |
Будет преобразован в горизонтальный текст. |
Форматирование Word 2003, не поддерживаемое в Word 6.0/95
|
Форматирование Word 2003 |
Результат, получаемый при сохранении в формате Word 6.0/95 |
|
Маркированный и нумерованный списки |
Маркированный и нумерованный списки будут преобразованы в обычный текст, но их структура будет сохранена. В Word 6.0 или 95 необходимо использовать команду Список (Bullets and Numbering) из меню Формат (Format) для форматирования списков. |
|
Многоуровневые списки |
Многоуровневые списки будут преобразованы в обычный текст, но их структура будет сохранена. В Word 6.0 или 95 необходимо использовать команду Список (Bullets and Numbering) из меню Формат (Format) для форматирования списков. |
|
Поля страницы |
Поля страницы не будут преобразованы. |
|
Отбрасывание тени символами |
Будет утеряно. |
|
Отображение контура символа |
Будет утеряно. |
|
Границы абзаца |
Границы абзаца и заливка, имеющиеся в Word 2003, будут утеряны. |
|
Анимированный текст |
Анимация будет утеряна. |
|
Приподнятые и утопленные символы |
Эффект приподнятости и утопленности символов будет потерян, а цвет символов будет изменен на белый. Для изменения цвета откройте меню Формат (Format), затем Шрифт (Font), после чего в поле Цвет текста (Color) выберите Авто (Auto) или Черный (Black). |
|
Рисунки в форматах EMF, PNG и JPEG |
Рисунки будут преобразованы в формат WMF, который не поддерживает сжатие изображения. Это вызовет увеличение размера файла документа, в котором содержатся рисунки. |
|
Перемещаемые рисунки с обтеканием текста вокруг рисунка |
Перемещаемые рисунки преобразуются в формат WMF и помещаются в рамку. |
|
Перемещаемые OLE-объекты |
Перемещаемые OLE-объекты помещаются в рамки. |
|
Выделение текста |
Выделение текста сохраняется в Word 95, но теряется в Word 6.0. |
Возможности Word 2003, связанные с совместной работой и использованию сети Интернет, не поддерживаемые в Word 6.0/95
|
Возможности Word 2003 |
Результат, получаемый при сохранении в формате Word 6.0/95 |
|
Защита документов паролем |
Вся защита документов будет снята. В Word 6.0 и Word 95 Вы можете повторно установить защиту документа, выбрав в меню Файл (File) команду Сохранить как (Save As), затем Параметры (Options), после чего на вкладке Сохранить (Save) выбрать те параметры, которые Вам необходимы. |
|
Поле гиперссылки (HYPERLINK) |
Текстовое значение, которое было в поле гиперссылки (HYPERLINK), сохраняется, при этом само поле пропадает. |
|
Поле AUTOTEXTLIST |
Текст, который был в поле AUTOTEXTLIST, сохраняется, при этом само поле пропадает. |
|
Исправление свойств, а также исправления, вносимые в номера абзацев и отображаемых полей. |
Исправление свойств, а также исправления, вносимые в номера абзацев и отображаемых полей теряются. При этом исправления остаются и отображаются как исправления, внесенные в ходе рецензии. |
|
Защита от записи исправлений, примечаний и форм в документе |
Вся защита будет потеряна. В Word 6.0 и 95 Вы можете переустановить защиту от записи исправлений, комментариев и форм, выбрав команду Защитить документ (Protect Document) из меню Сервис (Tools) и отметив необходимые параметры. |
|
Новые свойства документов, впервые введенные в Word 95 |
Новые свойства документов сохраняются в Word 95, однако теряются в Word 6.0. Чтобы сохранить такую информацию о документе, как его название, тему, имя автора, имя руководителя, название учреждения, а также другую информацию, необходимо воспользоваться командой Свойства (Properties) из меню Файл (File). |
Другие возможности Word 2003, не поддерживаемые в Word 6.0/95
|
Возможности Word 2003 |
Результат, получаемый при сохранении в формате Word 6.0/95 |
|
VBA-макросы |
Все VBA-макросы, созданные в Word 2003, будут утеряны. |
|
Элементы управления ActiveX, используемые в формах |
Элементы управления ActiveX можно использовать, но их нельзя изменять. |
|
Символы в формате Юникод |
Использование символов в формате Юникод может привести к потере данных. Символы в формате Юникод (для кодирования которых отводится по два байта на каждый символ) будут преобразованы в соответствующие ANSI-символы, а при невозможности преобразования вместо них будут отображаться знаки вопроса (?). Наиболее вероятно, что такие проблемы возникнут со всеми символами, кроме латинских. |
|
Поле DOCPROPERTY |
Поле DOCPROPERTY будет сохранено в Word 95. В Word 6.0 на месте этого поля будет отображено сообщение: "Ошибка! Закладка не определена." ("Error! Bookmark not defined."). |
|
Внедренные шрифты |
Использование внедренных шрифтов в Word 95 или Word 6.0 будет невозможно. Они будут заменены на наиболее похожие шрифты из имеющихся. |
|
Объекты рисования WordArt или объекты, созданные с использованием панели Рисование (Drawing) |
Такие основные элементы, как линии и прямоугольники, остаются. Объекты WordArt, а также сгруппированные объекты теряются. |
Приложение Д. Сохранение книг в формате Microsoft Excel 5.0 или Excel 95
В Microsoft Excel 2003 имеется возможность сохранения книг в форматах предыдущих версий. Однако не все возможности, имеющиеся в Excel 2003, поддерживаются приложениями предыдущих версий. Из-за того, что форматы файлов предыдущих версий Excel отличаются, сохранение в них книг Excel 2003 может привести к потере данных или к изменению форматирования. В этом разделе описываются возможности, полная поддержка которых отсутствует в Excel 5.0 и Excel 95. Примите к сведению, что описываемые в этом разделе возможности дополняют те, что были описаны в Приложениях Б и В.
Общие возможности
|
Возможности Excel 2003 |
Результат, получаемый при сохранении в формате Excel 5.0/95 |
|
32 000 символов в каждой ячейке |
Все символы после 255-го будут удалены. |
|
65 536 строк на каждом листе |
Все данные после 16 384-й строки будут потеряны. |
Форматирование
|
Форматирование Excel 2003 |
Результат, получаемый при сохранении в формате Excel 5.0/95 |
|
Повернутый текст |
Повернутый текст будет преобразован в горизонтальный. |
|
Условное форматирование |
Условное форматирование будет потеряно, в ячейках текст будет преобразован к обычному виду. |
|
Проверка данных |
При преобразовании будет потеряна. |
|
Отступ текста в ячейке |
Отступ будет потерян, при этом данные будут выровнены по левому краю ячейки. |
|
Объединение ячеек (Merge cells), доступное на вкладке Выравнивание (Alignment) диалогового окна Ячейки (Cells) в меню Формат (Format) |
Объединенные ячейки разъединяются. |
|
Новые типы линий и границ |
Новые типы линий и границ будут заменены наиболее похожими из имеющихся. |
|
Частичный разрыв страницы |
Частичный разрыв страницы преобразуется в полный разрыв страницы. |
|
Автоподбор ширины (Shrink to fit), доступный на вкладке Выравнивание (Alignment) диалогового окна Ячейки (Cells) в меню Формат (Format) |
Текст и данные будут преобразованы к тому виду, который они имели до использования этой возможности. |
Возможности, связанные с использованием формул и функций
|
Возможности Excel 2003 |
Результат, получаемый при сохранении в формате Excel 5.0/95 |
|
Установленные метки |
Теряются при преобразовании. |
|
Ссылки в формулах, написанные на английском языке |
Все ссылки, написанные на английском языке, преобразуются в примечания к ссылкам в стиле A1. Тем не менее, названия именованных ячеек, а также диапазоны значений сохраняются. |
Возможности, связанные с использованием диаграмм
|
Возможности Excel 2003 |
Результат, получаемый при сохранении в формате Excel 5.0/95 |
|
Трехмерные фигуры (цилиндр, пирамида и конус), используемые на диаграммах |
Трехмерные фигуры будут преобразованы в объемные гистограммы. |
|
Наклонный текст, используемый для подписания осей графиков и для подписания данных |
Будет преобразован в горизонтальный. |
|
Пузырьковая диаграмма |
Пузырьковые диаграммы будут преобразованы в точечные диаграммы. |
|
Таблицы данных на диаграммах |
Теряются при преобразовании. |
|
Градиентные заливки |
Градиентные заливки преобразуются таким образом, что подбирается наиболее близкий цвет и узор. |
|
Объекты Office Art |
Объекты Office Art будут заменены на наиболее близкие формы и средства. |
|
Вторичная круговая диаграмма и вторичная гистограмма |
Эти диаграммы будут преобразованы в круговую диаграмму вида 1. |
|
Временные оси ряда данных |
Особая информация о масштабе будет потеряна, и оси будут преобразованы к обычному виду. |
Возможности сводных таблиц
|
Возможности Excel 2003 |
Результат, получаемый при сохранении в формате Excel 5.0/95 |
|
Вычисляемые поля, вычисляемые элементы, а также форматирование, основанное на структуре |
Все эти возможности сводных таблиц сохраняются до тех пор, пока пользователь не внесет изменения или не сделает обновление данных в режиме сводной таблицы, после чего они теряются. |
|
Возможности, расположенные в окне свойств сводных таблиц |
Все новые возможности теряются. Среди них: размещение поля страницы в столбцах или в строках; альтернативные строки для недоступных или неверно отображаемых ячеек; поля, при заполнении которых используются данные с сервера; поля с автоматической сортировкой и автоотображением; возможность многократного выбора полей страницы; постоянная группировка и сортировка; отображение полей с данными в виде цифр. |
|
Защита форматирования |
Форматирование сохраняется, но как только пользователь внесет изменения в сводную таблицу или обновит ее, внутренние связи нарушатся. |
Возможности коллективной работы и использования сети Интернет
|
Возможности Excel 2003 |
Результат, получаемый при сохранении в формате Excel 5.0/95 |
|
Примечания |
Примечания преобразуются в примечания к ячейкам |
|
Гиперссылка (из меню Вставка (Insert)) |
Значение поля HYPERLINK будет потеряно. |
|
Общие книги |
Совместное использование будет невозможно, а журнал изменений будет потерян. |
|
Исправления и аудит |
Будут потеряны при преобразовании, журнал изменений также будет утерян. |
Возможности доступа к данным
|
Возможности Excel 2003 |
Результат, получаемый при сохранении в формате Excel 5.0/95 |
|
Запросы с параметрами |
Запросы с параметрами не могут быть выполнены или изменены. |
|
Шаблоны отчетов |
Теряются при преобразовании. |
|
Общие запросы (соединения, без имени источника данных (DSN)) |
Файлы, в которых содержатся сведения о подключении без указания имени источника данных (Data Source Name, DSN), не поддерживаются Excel 95 (с ODBC 2.0). В Excel 5.0 (с ODBC 1.0) пользователю будет выдан запрос для получения необходимых данных о подключении. |
Возможности программирования
|
Возможности Excel 2003 |
Результат, получаемый при сохранении в формате Excel 5.0/95 |
|
Новые объекты, методы и свойства, имеющиеся в Excel 2003 |
Не все элементы программирования поддерживаются. |
|
Элементы управления ActiveX (ранее объекты управления OLE или OCX) |
Элементы управления ActiveX появляются в книге, однако их использование невозможно. |
|
Диалоговые элементы управления пользовательских форм |
Теряются при преобразовании. |
Приложение Е. Сохранение презентаций в формате PowerPoint 95
Преобразование файлов Microsoft PowerPoint в формат PowerPoint 95 будет выполнено с максимально возможной точностью. В некоторых случаях это приведет к потере возможности форматирования или к увеличению размера файла. Ниже в таблице описаны возможности PowerPoint 2003, полная поддержка которых отсутствует в PowerPoint 95, что может привести к их потере при сохранении в формате предыдущей версии PowerPoint.
Основные возможности
|
Возможности PowerPoint 2003 |
Результат, получаемый при сохранении в формате PowerPoint 95 |
|
Анимированные элементы диаграмм |
Анимированные элементы диаграмм будут отображаться как статические объекты диаграмм. Пользователям PowerPoint 95 для редактирования диаграмм необходимо будет воспользоваться Microsoft Graph. |
|
Произвольный показ |
Слайды отображаются в презентации, но они не являются группой. |
|
Эффект «Лифт» |
Эффект «лифт» будет преобразован в эффект появления снизу. |
|
Собственные форматы фильмов и звуков |
Фильмы и звуки будут преобразованы в объекты Microsoft Media Player и Sound Recorder. |
|
Параметры воспроизведения компакт-дисков и фильмов |
Параметры воспроизведения игнорируются. |
Возможности по работе с графикой
В основном все возможности по работе с графикой в PowerPoint 2003 заменяются наиболее близкими из тех, что имеются в PowerPoint 95.
|
Возможности PowerPoint 2003 |
Результат, получаемый при сохранении в формате PowerPoint 95 |
|
Трехмерные эффекты |
Трехмерные эффекты заменяются картинками. |
|
Автофигуры |
Если нет подходящей фигуры, автофигуры будут заменены на произвольные фигуры. |
|
Составные фигуры |
Составные фигуры будут преобразованы в отдельные сгруппированные фигуры и линии. |
|
Соединительные линии |
Соединительные линии преобразуются в рисованные кривые линии и теряют свои свойства автоматического соединения. |
|
Кривые |
Кривые аппроксимируются отрезками соединительных линий. |
|
Градиентная заливка |
Эффект полупрозрачности градиентной заливки теряется. |
|
Точки соединения, а также концы линий |
При формировании автофигур точки соединения возникают в местах соединения под углом 45 градусов, а концы линий становятся круглыми. Для фигур произвольной формы возникает скругленное соединение, а концы линий становятся круглыми. |
|
Присоединенные и вложенные объекты |
Настройки яркости, контрастности и цвета пропадут. |
|
Яркость, контрастность и изменение цвета рисунка |
При отображении этих свойств будут использоваться текущие настройки PowerPoint 97. |
|
Использование рисунков при заливке |
Рисунки, используемые при заливке, будут преобразованы в объекты-рисунки. |
|
Использование рисунков при заливке фигур |
Фигуры будут преобразованы в объекты-рисунки, после чего будет применена сплошная заливка основным цветом, который использовался последним. |
|
Стиль тени |
Стиль тени определяется эффектами. |
|
Объем тени |
Объемные тени преобразуются в фигуры и группируются с фигурой, представляющей собой тень. |
|
Фигуры или сектора со вставленным текстом, которые появились в PowerPoint 97 |
Эти объекты будут преобразованы в произвольные фигуры PowerPoint 95 или в сектора и текстовые поля. |
|
Границы текстовых полей |
Значения границ текстовых полей усредняются, обеспечивая положение текста посередине текстового поля. |
|
Текстовые эффекты |
Различные текстовые эффекты будут преобразованы в рисунки. |
|
Толстые составные линии |
Толстые составные линии преобразуются в объекты-рисунки. |
Возможности коллективной работы и использования сети Интернет
|
Возможности PowerPoint 2003 |
Результат, получаемый при сохранении в формате PowerPoint 95 |
|
Примечания |
Примечания преобразуются в формат RTF, при этом также отображаются скрытые примечания. |
|
Гиперссылки, связывающие звуковое сопровождение с настройками действия. |
Настройки звукового сопровождения будут потеряны. |
|
Гиперссылки, привязанные к объектам |
Гиперссылки будут утеряны. |
|
Настройки действий, привязанных к объекту. |
Настройки действий будут утеряны. |
Другие возможности
|
Возможности PowerPoint 2003 |
Результат, получаемый при сохранении в формате PowerPoint 95 |
|
Диаграммы |
Пользователи не смогут редактировать диаграммы без наличия Microsoft Graph. |
|
Коллекция картинок |
Вся графика из коллекции картинок будет преобразована в объекты-картинки. Двойной щелчок по этим объектам в PowerPoint 95 не приведет к открытию коллекции картинок. |
|
Макросы PowerPoint |
Макросы PowerPoint будут потеряны, поскольку они не поддерживаются в PowerPoint 95. |
|
Символы в формате Юникод (для которых отводится по два байта на каждый символ) |
Символы в формате Юникод будут преобразованы в соответствующие символы формата ANSI, а при невозможности преобразования вместо них будут отображаться знаки вопроса (?). Наиболее вероятно, что такие проблемы возникнут со всеми символами, кроме латинских. |